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リモートワークに必要なソフトの種類と導入事情:r000017002979 | PARAFT [パラフト]

2017.08.02

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リモートワークに必要なソフトの種類と導入事情

パソコンとWi-Fiを確保すればリモートワークは即スタートできるでしょうか？実は、それだけだとできる仕事の幅が限られてしまうかも。本格的にリモートワークをしたいなら、基本的なソフトの準備は欠かせません。ここでは、リモートワークをするなら用意しておきたいソフトと導入方法についてまとめます。
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2017.08.02 文章／ Ruaha 裕子

リモートワークにソフトが必要になる理由と種類を知ろう

出典：FREE LINE DESIGN

リモートワークを始めたくてパソコンを買った、Wi-Fi回線も契約したし、さあ始めよう！と思っていたのに「いえいえ、○○のソフトも必要です」といわれたら。「話が違うじゃないか」と怒りたくなる人もいるかもしれません。

なぜリモートワークを始めるためにソフトが必要になるのかというと、リモートワーク特有の「インターネットを利用する」「物理的に離れた場所にいる人と一緒に仕事を進める」という事情があるから。具体的には次のような目的があります。

【安全なネット環境を確保する】
リモートワーカーとして信頼を得ていくためにも、セキュリティー対策は必須です。具体的にはハッキングや情報漏えい、パソコンの乗っ取り、なりすまし等のサイバー犯罪に備えて、安全な作業環境を確保しましょう。可能であれば有料ソフトが望ましいですが、オンラインで探せる無料ソフトや、一定期間無料で利用できるものでも対応可能です。

【仕事の効率化を図る】
リモートワークでは一緒に働くワーカー同士の連絡、連携もネットワーク上で進めなくてはなりません。そのため、スケジュールやプロジェクトを共有するためのソフトやサービスが必要になります。多機能の有料ソフトから、無料利用できるものまで様々ですが、企業によって使うソフトは異なりますので、受注前に確認しておきましょう。

【ファイルを共有する】
物理的なモノの受け渡しが難しいリモートワークでは、仕事上で必要なデータや書類等のファイルをクラウドドライブで共有したり、でき上がった成果物をネットワークドライブへアップロードする納品が一般的。これらの処理を行うためのソフトもよく利用されます。

【コミュニケーションを図る】
リモートワークでの会議で必ず必要となるのが、インターネット回線を利用した通話ができるコミュニケーションソフトです。定番のSkypeやLINEは代表的なコミュニケーションソフトですね。この他に会議専用のソフトや、業務効率化ソフトに通話機能がついている場合もあります。

こうしたソフトの導入の実際は、リモートワーカーの雇用形態でも違いがあります。

それに、必ずしも「お金のかかるソフト」を用意する必要はありません。リモートワークの中でも特に初心者向けの簡単な作業であれば、無料オンラインサービスを活用して進める仕事も多いですし、一昔前と比べるとワーカー個人で揃えなくてはならない特定のソフトは少なくなってきているのが実情です。

自由度も影響？雇用型リモートワークと自営型リモートワークそれぞれの初期投資

出典：FREE LINE DESIGN

リモートワークにはいくつかのソフトが必要になることは分かったけれど、気になるのは導入にかかる費用負担ですよね。似たような機能を持つソフトなら、無料のものも多くありますが、果たして自分の好みで自由に選んでいいものでしょうか？

このへんの事情は、同じリモートワークでも、雇用型リモートワークなのか、自営型リモートワークなのかによって違いが出てきます。

まずは、雇用型リモートワークで自宅勤務するケースについてみていきましょう。

この場合は、社屋にいないというだけで会社員であることには違いがありません。ですから、仕事に必要な機材はじめ各種ツールは会社提供が基本です。実務的にも他の社員と同じソフトを使ってもらわないと、業務に支障が出ますから、自分の好みでソフトを選べる自由度はあまりないと言えます。

また、仕事用に提供された機材を個人的な用途で使うのは原則NGです。会社所有の備品が家に置いてあることと同義なので、家族が使う、家庭でのエンターテイメント利用に使う等、自分好みにカスタマイズするのは望ましくありません。

とはいえ、これらを忠実に実行しようとすると、会社はリモートワーク導入に当たって多大な設備投資を求められることになりますし、従業員側も自宅スペースをかなり削られることになったり、厳しい備品管理が負担になったりと、現実的に難しい側面があります。そのため実際にリモートワークを導入している会社では、リース契約や会社側が個人所有の機材を借り受ける形をとるなどして、お互いの負担を軽減する方法を模索し、合意を図るケースが多く見られます。

また、雇用契約の内容によっても、リモートワークのための準備には差が出てきます。

最も顕著なのが裁量労働制でのリモートワーク。裁量労働制は勤務時間を始め労働条件に関する自由度が高い代わり、成果についてはシビアな側面があります。そのため機材やソフト購入に一定範囲の資金援助があっても、それを超えた範囲は自己負担になるケースも見られます。しかし高い成果を上げる社員の待遇は良くなっていきますから、その点でバランスをとる会社もあるようです。

自営型リモートワークは準備不足で仕事の幅が狭まることも

出典：FREE LINE DESIGN

自営型リモートワークでは、ソフト購入にかかる費用は自費負担が基本です。ごくまれに、クライアント側から機材提供などの補助が受けられるケースもありますが、機材の費用は自分もちが原則です。登録型で仕事をするクラウドソーシングの場合も自営型リモートワークの一つに分類されます。

自営業での仕事は、クライアントとの信頼関係構築が非常に重要です。会社の名前だけで信頼してもらえる会社員と違って、仕事の安全性は自分で保障しなくては安心して仕事を任せてもらえません。そこで仕事関連の文書やファイルのやり取り、クライアントとの連絡は雇用型よりも重要になってきます。そのため、ファイル送受信、コミュニケーション、セキュリティーにかかるソフトは必ず必要になると言えそうです。

その他のソフトについては、業種によって条件が異なります。例えばリモートワークで画像系の仕事を受ける場合には、Adobe社のソフト群などは導入必須と言えます。特に紙媒体の印刷業界では、IllustratorやPhotoshopで作ったファイルが印刷データ入稿の標準になっています。そのため、これらのデータを扱えないとファイルのやり取りや、入稿には対応できないことに。

自営型リモートワークでは、仕事に必要になるソフトや機材は導入済みで、一定レベルの成果を上げられる程度に使い慣れている方が、クライアントからの依頼を受けやすくなる、ということは間違いなく言えると思います。

そもそも、クライアントが自社で出来なくもない作業や仕事を自営型リモートワーカーに外注する理由の一つが「コストカット」です。自社で新しくソフトや機器を導入して、活用のための教育期間をとり、実際に作業をしてもらうよりは、既にソフトも機材も持っているリモートワーカーに外注して仕事をやってもらった方が、早くて安上がりに成果を得られると期待しているのです。

一方でICT系技術者や、文書作成や翻訳などの文字系リモートワークでは、仕事を始めてから必要に合わせてソフトを購入していっても間に合います。翻訳、ICT系などの仕事では、必要となるソフトの導入支援・貸出が充実している例や、文書作成作業などは高度なソフト不要でMicrosof office等の基本的なオフィス系ソフトだけで十分対応可能な例、オンライン上で作業する方式が増えて来ている傾向もあります。

WRITER

ライター

Ruaha 裕子

リモートワークでのソフトや機材導入のサポートの有無は、クライアント側の理解や、クライアントとの関わり方によっても違いが生まれる部分。クライアント側が「どこまでを自社（自分）負担すべきか？」を事業者としてどう解釈しているかによって対応が変わるように感じます。一方で、ワーカー側の機材やソフトの充実度、習熟度の高さは、仕事の単価を左右する要素にもなりえます。コストカットを考えているクライアントにとっては、安くて高品質がありがたいわけですから、その分のしわ寄せがワーカー側に回ってしまうリスクもありそうです。リモートワークが増えていく中での、業界全体が抱える「これからの課題」とも言えるかもしれません。
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