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基本はDearでOK、宛名の書き方【英語ビジネスメール】:r000017003068 | PARAFT [パラフト]

出典:Pexels

英語メールの宛名の記事

基本はDearでOK、宛名の書き方【英語ビジネスメール】:r000017003068 | PARAFT [パラフト]

2017.07.18

英語メールの宛名の記事2017.07.18

「〇〇様へ」はどう書く?

基本はDearでOK、宛名の書き方【英語ビジネスメール】

keyword: 英語メールの宛名 英語メール ビジネスメール 書き方 基本

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いざ英語でビジネスメールを書こうとして、最初に迷うのが宛名(Name)。「○○様へ、って英語のメールではどう書けばいいの? そもそも英語のビジネスメールに、宛名は必要なの?」と素朴な疑問がわいてきて、ピタリと手が止まってしまうことも…。英文で書くメールも日本語の場合と同じく、送り先の宛名を書くことから始まります。ただ、誰にでも「○○様」で問題ない日本語と違い、英文では、初めて連絡する相手か、それとも親しい相手なのかで、宛名の書き方が変わってきます。ここでは、英文ビジネスメールの宛名の書き方を押さえておきましょう。
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2017.07.18 文章 / PARAFT編集部

英語ビジネスメール、宛名の基本はDear~

▼ 日本語ビジネスメールの宛名の書き方
社外の相手にビジネスメールを書くとき、日本語では、「株式会社●● △△部部長 ○○様」と、送り先の所属・肩書と名前から始めるのがフォーマルな書き方でしょう。やり取りを重ねていくうちに、宛名は「○○様」だけになったりしますよね。

▼ 英語ビジネスメールの宛名の書き方
英語で書くビジネスメールの宛名も、根本的な考え方は同じ。「初めはフォーマルに」が基本です。ただし、日本語のように組織名や部署名などは書かず、いきなり名前から入るのが英文メールでの一般的な書き方となります。この点は、英語と日本語で少し感覚が違うかもしれませんね。

では、具体的に英文メールの宛名の書き方を見ていきましょう。

▼ フォーマルなメールは「Dear」で丁寧に
クライアントなど社外の人に宛てる英文ビジネスメールには、「Dear 敬称 ラストネーム」が使われます。Dearと敬称(Mr. / Ms.)を使うことで、相手に敬意を払った丁寧な表現になります。

・Dear Mr.Brown,

最後にカンマ(,)を付けるのを忘れないでくださいね。また、下の例文のようにカンマをコロン(:)に変えると、よりフォーマルに格上げすることもできます。

・Dear Mr. Brown:

英語のビジネス文書などではコロン(:)を使うことが多いのですが、メールで使用されていると、少し堅苦しいなと感じる人もいるようです。一般的な英文メールでは、柔らかい印象のカンマ(,)が好まれています。

▼ 「Dear 敬称 ラストネーム」は形式ばっている?
英語のビジネスメールについて書かれた本の中には、「Dear 敬称 ラストネーム」は「日本的で形式ばっている」といった指摘もあります。そんな一文を目にして、迷う方もいるかもしれません。

しかし、社外の相手へのビジネスメールにおいて、不用意にフランクになりすぎるのは避けたいもの。相手が英語ネイティブであっても、急になれなれしい態度で送られてきたメールは不愉快に思う人もいます。初めのうちは「Dear」から書き出し、敬称を付けるのが無難です。

▼ 親しくなってきたらファーストネームで
親しい相手に送るときは、宛名はファーストネームで表記します。

・Dear John,
・Hi John, / Hello John,
・John,


下に行くほどフレンドリーな関係です。

▼ ファーストネームを使った書き方に切り替えていく
先ほども述べた通り、「Dear 敬称 ラストネーム」が英文ビジネスメールの宛名の基本なのですが、いつまでも「Dear Mr. Brown,」だと、「この人は自分と親しい関係を築こうとしていないのかな…」と、相手に距離を感じさせてしまうかもしれません。

「礼儀正しく、英語も正しく!」は大切ですが、ビジネスをうまく進めるには、互いの距離を縮めて関係を築くことも必要ですよね。英文メールの宛名を、上のようなファーストネームを使った書き方へ切り替えていくことで、少しずつ親しい印象を文面ににじませていきましょう。

▼ ファーストネームに切り替える目安とは?
とはいえ、かなり親しい友達同士でも「佐藤さん」「田中さん」と呼び合っていることが珍しくない日本の感覚だと、「いつから宛名をファーストネームに切り替えればいいの?」と戸惑う方もいるかもしれません。

目安としては、
・何度か会った、またはやり取りをしていて、互いにファーストネームで呼ぶ
・相手からのメールで、自分の宛名にファーストネームが使われた
・初めてあいさつしたときに「ジョンと呼んでください」と言われた
・社内の同僚
などのタイミングで、こちらから送るメールの宛名を「Dear ファーストネーム」に切り替えるのがおすすめです。

さらに親しくなっていけば、「Hi」「Hello」からファーストネームで呼び変える書き方にして、スムーズに距離を縮めていきましょう。

▼ 社内に決まった宛名の書き方があるかも
もうひとつ、注意しておきたいのが「社内ルール」。

外資系の企業では、社内連絡を英語のメールでやり取りする機会は多いと思いますが、「社内メールでは"Dear"は使わない」といった暗黙の了解がある場合があります。親しい同僚同士だけでなく、上司・上層部へのメールも「Hi,」で始まり、Mr. もMs. も使わないといった具合です。

それぞれの企業文化によりますので、社内で飛び交う英文メールの宛名がどんなふうになっているか、チェックしてみてください。

やってしまいがちな英語での間違い宛名に注意!

英語ビジネスメールの宛名の書き方をまとめます。

▼ 宛名の書き方(フォーマル度の高い順)
・Dear Mr. Brown, / Dear Mr. Brown:
・Dear John,
・Hi John, / Hello John,
・John,


英語でビジネスメールを書くときには、相手との関係性やメールの内容、社内の文化などに合わせて宛名の書き方を選んでいきましょう。

▼ うっかりしがちな間違い宛名パターン
最後に、よくある宛名の間違いパターンも見ておきましょう。英文メールに慣れないうちは、うっかりやってしまいそうなミスですので、注意が必要ですね。

×Mr. John,
 ファーストネームに敬称はつけません。敬称(Mr./Ms.)はラストネームまたはフルネームにつけるものと覚えておきましょう。

×Dear John Brown,
 「Dear フルネーム」は間違いではないものの、ネイティブは好んで使いません。相手が男性か女性かが分からず、敬称をMr.とMs.のどちらにするか決められないときなどは、こうした書き方もすることがありますが、一般的には避けたい表現です。

▼ 英語メールのビジネスマナーを押さえよう
英語メールのビジネスマナーを押さえることで、失礼のない好印象なメールが送れます。

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編集部チーム

PARAFT編集部

最近は、英文でビジネスメールを書く場面が増えています。転職や取引先の拡大をきっかけに、「急に英語でメールを書かなければならなくなった!」「英文のビジネスメールなんて、どう書いたらいいのか、さっぱり…」という方も多いのではないでしょうか。でも、「相手に伝わるメールを書く」のは英語も日本語も同じ。英文メールの基本を押さえて、まずは構えずにチャレンジしてみましょう。
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