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「ご担当者様」を宛名にしたいときは【英語ビジネスメール】:r000017003071 | PARAFT [パラフト]

出典:Pexels

英語メールの宛名の記事

「ご担当者様」を宛名にしたいときは【英語ビジネスメール】:r000017003071 | PARAFT [パラフト]

2017.07.19

英語メールの宛名の記事2017.07.19

相手の名前が分からない!

「ご担当者様」を宛名にしたいときは【英語ビジネスメール】

keyword: 英語メールの宛名 英語メール ビジネスメール 部署 名前

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英語でビジネスメールを送るとき、宛名の書き方で困るのが、相手の名前や性別、担当部署がはっきりしないケースです。個人名が分かっていれば、「Dear Mr. Smith,」のように、基本の宛名の書き方で始められますが、ビジネスメールでは、担当者が分からないこともしばしば。ここでは、「ご担当者様」で送りたいときの英語ビジネスメールの宛名の書き方をご紹介します。
伝わる書ける!英語ビジネスメール/目次に戻る

2017.07.19 文章 / PARAFT編集部

名前が分からなければ部署名・役職名を宛名に

英文メールでは、なるべく個人名を使うのが望ましいとされます。友達同士のメールだけでなく、ビジネスの場においても「個人と個人」の関係性が重要視されるからです。英語でビジネスメールを書く場合、宛名には、できるだけ相手の名前を入れられるようにしたいところです。

>>送り先の相手がはっきりしている場合の宛名の書き方

けれども、「初めて問い合わせするので、担当者の名前なんて分からないよ~」という状況もまた、ビジネスではごく普通に遭遇するシーン。日本語で書くメールだったら、便利な言葉「ご担当者様」がありますので、「●●株式会社 ご担当者様」とさえ宛名に書いておけば、基本的には問題ないのですが、英語のビジネスメールで「ご担当者様」に送りたい場合はどうしたらいいのでしょうか。

▼ 部署名や役職名で送る

「個別の担当者の名前は分からないけど、担当の部署名や役職名は分かる」のであれば、それをそのまま宛名にすることができます。最後にカンマ(,)を付けるのを忘れないよう注意しましょう。

担当部署や役職名に送る宛名の例)
・Dear HR contact, / Dear Human Resources Department, (人事部御中)
・Dear Accounting Staff, (経理ご担当者様)
・Dear Sales Manager, (営業部長様)
・Dear Customer Support Center, (カスタマーセンター御中)
・Dear Production Manager, (生産部長様)
・Dear PR officer, (広報ご担当者様)

>> すぐに見つかる役職・部署の英語表記一覧

部署名や役職名を一般的な英語に言い換えるとき、その表記はいろいろあって悩みます。部課長クラスの一定の権限を持つ人に宛てたいのか、それとも実務レベルのスタッフに直接目を通してもらいたいのかなど、自分の思っている「ご担当者様」のニュアンスとマッチする単語選びに、意外と迷ってしまうかもしれません。

▼ 部署名や役職名はwebサイトで調べればいい

そんなときは、送り先の企業のwebサイトをチェックするのが近道。自分の用件に合う担当部署はどこに当たるのか、部署名や役職名はどう表記されているかをきちんと確認しましょう。場合によっては、担当者の個人名も記載されています。たとえ同じ営業部門でも、会社ごとに名称は微妙に変わります。その会社で使われている部署の名前を宛名に入れ込むことで、メールを受け取った相手は「こちらに関心をもって調べているんだな」という印象になりますよね。

相手を特定しない便利な宛名

担当者の個人名も部署名なども分からないときは、下のような表現が使えます。いずれも広く「関係者各位」「ご担当者様」といった意味合いになります。

・To whom it may concern, / To Whom It May Concern,
・Dear Sir or Madam,
・Dear Sirs or Madams,

相手を特定することなく使える便利な表現ですが、注意しておきたい点もあります。

「Dear Sir or Madam, / Dear Sirs or Madams, 」はフォーマルな宛名の書き方ですが、やや古い表現で、ビジネスメールではあまり使われなくなったという指摘もあります。また、特にアメリカでは、ジェンダーに配慮する観点からも、性差のある単語「Sir / Madam」が含まれる宛名は、ビジネスメールでは使わない方がよいとされているようです。

一方、「To whom it may concern, 」も一般化された表現ですが、それだけに読んでもらえない可能性が高くなってしまいます。「ちゃんと調べて送ってきた」「自分に向けて送られたメールだ」とは感じにくい宛名ですので、スルーされやすいのです。最悪の場合、この宛名で送られてくることの多い迷惑メールとして処理されることもあり得ます。

ビジネスメールを書くうえで、宛名に入れる部署名を調べるのにどれほど時間を割くべきかは、コストパフォーマンスの点で、また別の課題はあります。しかし、ビジネス上、何らかの成果・リアクションを得るためのメールだと考えれば、やはりできるだけ具体的な宛名で送るのがおすすめです。

「関係者各位」「ご担当者様」の宛名で送ったときも、返信をもらえたら、以降のやり取りでは、宛名には担当者の名前をしっかり書きましょう。

WRITER

編集部チーム

PARAFT編集部

最近は、英文でビジネスメールを書く場面が増えています。転職や取引先の拡大をきっかけに、「急に英語でメールを書かなければならなくなった!」「どう書いたらいいのか、さっぱり…」という方も多いのではないでしょうか。でも、「相手に伝わるメールを書く」のは英語も日本語も同じ。英文メールの基本を押さえて、まずは構えずにチャレンジしてみましょう。
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