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2人以上に送る宛名の正しい書き方【英語ビジネスメール】:r000017003074 | PARAFT [パラフト]

出典:Pexels

英語メールの宛名の記事

2人以上に送る宛名の正しい書き方【英語ビジネスメール】:r000017003074 | PARAFT [パラフト]

2017.07.19

英語メールの宛名の記事2017.07.19

複数に送る宛名3パターン

2人以上に送る宛名の正しい書き方【英語ビジネスメール】

keyword: 英語メールの宛名 英語メール ビジネスメール 宛名 複数

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英語のビジネスメールを2人以上の人に一斉に送るとき、宛名の書き方にもいくつか決まったパターンがあります。英文ビジネスメールでは、宛名にはしっかりと個人名を書くのが基本ですが、送る相手が何人にもわたるときは、そうもいきませんよね。ここでは、複数の人に英語のビジネスメールを送る場合の宛名の書き方をご紹介します。
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2017.07.19 文章 / PARAFT編集部

複数の人にメールする 宛名は3つのパターンで

▼ ひとりずつ名前を横に並べる

英文メールを送りたい相手が2人、またはそれ以上で、それぞれ名前が分かっているのであれば、ひとりずつ名前を記載していけば問題ありません。

日本語で送る場合だったら、

●●株式会社 営業推進部
〇〇様
△△様

のように縦に並べて記載するのが一般的だと思いますが、英語のビジネスメールでは、「and」やカンマ(,)で横につないでいきます。

例)
・Dear Mr. Williams and Ms. Johnson,
・Dear Mr. Williams and Ms. Johnson:
・Hi Emma and Jacob,

英語メールの宛名の基本「最後にカンマ(,)またはコロン(:)を付ける」も忘れないように気を付けましょう。コロンの方がややフォーマルです。

3人以上のときは、カンマ(,)で個人名をつないでいき、最後の人の前は「and」にします。
例)
・Dear Mr. Williams, Ms. Johnson, and Ms. Smith:
・Dear David, James, Emma, and Jacob,
・Hi David, James, Emma, and Jacob,

相手が多いなら、まとめてしまおう

▼ ざっくりALLでまとめる

英文のビジネスメールを送りたい・読んでほしい対象が4人も5人もいる場合、一人ひとり名前を連ねるのも親しみがあっていいのですが、「ちょっと冗長かな…」と思うかもしれません。見た目にもズラズラ宛名が続きすぎて、かえって誰宛てのメールなのか読みにくくなることがありますよね。

そんなときは「皆様」でまとめる英語の表現が使えます。

例)
・Dear All,
・Everyone,
・Ladies and Gentlemen:
・Dear Sirs or Madams,

一般的な英文ビジネスメールでは、「Dear All」がよく使われます。ややカジュアルな英語なので、社内の連絡や親しいチームメンバーに送るメールなどには、この宛名の書き方が便利でしょう。「Everyone」は、さらにくだけた呼びかけになります。

「Dear Sirs or Madams」と「Ladies and Gentlemen」は、かしこまったニュアンスの英語になります。複数の目上の人にメールを送る場合に使える宛名です。ただ、社内の雰囲気によって、複数の役員や上司宛に英文メールを送る場合も「Dear All でいいよ!」ということがあるでしょうから、そんなときは、妙にしゃちこばらず、企業文化に合わせて使い分けましょう。

なお、Sirs / Madams や Ladies / Gentlemenには、両方とも性別を示す単語が含まれるため、ジェンダーやポリティカル・コレクトネスへの観点から、特にアメリカのビジネスメールでは最近、使用を避ける傾向がみられるという指摘もあります。英文でビジネスメールを出す際は、送り先の文化的なバックグラウンドにもアンテナを張っておきたいですね。

▼ 部署・チーム名や属性でまとめる

複数の人に英語のビジネスメールを送るとき、個人名を並べるより簡潔で、All(皆様)でまとめるより丁寧なのが、送り先の部署やチーム名などを宛名にする書き方です。

例)
・Dear XYZ projet team,(XYZプロジェクトチームの皆様)
・Hi Development team, (開発チームの皆さんへ)
・Dear Clients: (お取引先各位)

単に「皆様」よりも受け取る相手が明確になるので、読み過ごされることが減りますね。

英語のビジネスメールでは「具体的に、簡潔に」は常に意識したいポイント。宛名の書き方でも、このポイントを心掛けて使い分けましょう。

WRITER

編集部チーム

PARAFT編集部

最近は、英文でビジネスメールを書く場面が増えています。転職や取引先の拡大をきっかけに、「急に英語でメールを書かなければならなくなった!」「どう書いたらいいのか、さっぱり…」という方も多いのではないでしょうか。でも、「相手に伝わるメールを書く」のは英語も日本語も同じ。英文メールの基本を押さえて、まずは構えずにチャレンジしてみましょう。
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