ロゴ | PARAFT [パラフト]
clear
  1. 気になる求人情報にエントリーできる
  2. 柔軟な働き方の企業からスカウトを受け取れる
  3. コメント投稿とめくれバ!投票に参加できる


clear
ロゴ | PARAFT [パラフト]

上記メールアドレス宛に
仮登録完了のお知らせ
メールを送りましたので、内容を確認し
記載されているURLから本登録にお進みください。

もしメールが来なかった場合は

  1. ご入力いただいたメールアドレスが間違っている
  2. お送りしたメールが迷惑メールフォルダに届いてしまっている
  3. 登録済みのメールアドレスである
clear

clear
ロゴ | PARAFT [パラフト]

パスワード再設定

アカウントの登録メールアドレスをご入力ください。パスワードリセット用のメールをお送りします。


clear
ロゴ | PARAFT [パラフト]

パスワード再発行

ご入力いただいたメールアドレス宛に、パスワードのリセットのご案内をお送り致しました。
メールに記載されているURLからパスワードの再発行を行ってください。

メールが届かない場合、ご入力いただいたメールアドレスをご確認いただき、再度パスワードのリセット手続きを行ってください。

パラフト パラフトロゴ
英語メールは型で書く!基本フォーマット【英語ビジネスメール】:r000017003079 | PARAFT [パラフト]

出典:Pexels

英語メールの記事

英語メールは型で書く!基本フォーマット【英語ビジネスメール】:r000017003079 | PARAFT [パラフト]

2017.07.21

英語メールの記事2017.07.21

基本の型を知れば書ける!

英語メールは型で書く!基本フォーマット【英語ビジネスメール】

keyword: 英語メール ビジネスメール 書き方 フォーマット 例文

このエントリーをはてなブックマークに追加
英語でビジネスメールを書くのは、なかなかハードルの高い難題ですよね。いざ書いてみると、いろんなことが心配になってきて、時間ばかりかかってしまうことも。ですが、英語のビジネスメールには実は、基本のフォーマットがきっちりあるんです。その基本さえ押さえておけば、それほど難しくありません。「ちゃんと伝わるサクッと書ける 英語ビジネスメール」では、「英語はそんなに得意じゃないんだけど、ビジネスメールをサクッと書けるようになりたい」という人に向けて、型を押さえた書き方をキホンから解説。さらに、こちらの用件がしっかり相手に届くビジネスメールを書くためのコツも、すぐに使える例文と合わせてご紹介します!

【目次】
1)英語ビジネスメールの基本フォーマット【例文】
2)英語ビジネスメールは「7つの要素」でできている
 2-1.件名
 2-2.宛名
 2-3.書き出し
 2-4.用件(本題)
 2-5.本文の結び
 2-6.結び、結辞
 2-7.署名
3)これで伝わる英語メールになる!~ 注意点とコツ
 3-1.ちゃんと伝える英語メールの書き方
 3-2.シチュエーション別テンプレ
 3-3.記号の使い方や日時の書き方、だいじょうぶ?
 3-4.短縮形はインフォーマル!

2017.07.21 文章 / PARAFT編集部

英語ビジネスメールの基本フォーマット【例文】

さっそく実際の例文を基に、英語ビジネスメールのフォーマットを確認しましょう。

To: JBrown@***.com
From: taro.yamada@XXX.co.jp

Subject: Meeting on August 1 …① 件名

Dear Mr. Brown, …② 宛名

Thank you for your call today. …③ 書き出し

I would like to schedule a meeting with you on Tuesday, August 1. Would you be available at that time? …④ 用件

If it is not convenient for you, please let me know. …⑤ 本文の結び

Best Regards, …⑥ 結び、結辞

Taro Yamada …⑦ 署名
Chief Manager
Business Planning Department
ABC Corpolation
1-30-12 Shibuya,Shibuya-ku,Tokyo,Japan
Tel: +81-3-1234-5678 / Fax: +81-3-1234-5678
Email:*******@***.co.jp
URL:https://・・・・

-----

件名:8月1日のミーティングにつきまして

ブラウン様

本日はお電話いただき、ありがとうございました。

8月1日火曜日にミーティングできればと思っておりますが、その日、ご都合はいかがでしょうか?

ご都合が悪いようでしたら、その旨お知らせください。

よろしくお願いいたします。

株式会社 ABC
事業企画部 主任マネージャー
山田 太郎
東京都渋谷区渋谷1-30-12
Tel: 03-1234-5678 / Fax: 03-1234-5678
Email:*******@***.co.jp
URL:https://・・・・

英語ビジネスメールは「7つの要素」でできている

さて例文では、英文メールのフォーマットを7つの要素に分けて示しました。
それぞれのポイントや簡単な決まりごとについて、順を追って見ていきましょう。

① 件名(Subject)

「件名」は、このメールが何について書かれたものなのかを相手に伝える入口です。相手に読んでもらえるか、未読のままスルーされるかを決める最も重要な項目となります。受信トレイの件名を見ただけで、用件や重要度が簡潔に分かるように書き方を工夫しましょう。
>> 件名の正しい書き方を知っておこう
>> 用件別に選べる英語メール件名
>> こんな件名はスパムに見える!3つの特徴

② 宛名(Name)

英語メールの本文は、送り先の宛名を書くことから始まります。
相手との親しさ、メールの内容、相手が一人か複数か-などで書き方は異なってきますが、ビジネスメールの宛名として、最も一般的なのは「Dear Mr. / Ms. ラストネーム」です。フォーマルで丁寧な英語表現なので、ビジネスの相手に送るメールの宛名を書くなら、「Dear Mr. / Ms. ラストネーム」が無難でしょう。
>> 基本はDearでOK、宛名の書き方
>> 「ご担当者様」を宛名にしたいときは
>> 2人以上に送る宛名の正しい書き方
>> すぐに見つかる役職・部署名の英語表記一覧

③ 書き出し

日本語で書くビジネスメールでは、「お世話になっております」の決まり文句やあいさつで始まることの多い書き出しですが、英語のビジネスメールは、すぐに本題に入ることが肝心。いきなり「④ 用件」から書き出したとしても、基本的には問題ありません。ただ、ビジネスの場で使われる丁寧な英文を書き慣れていないと、失礼な印象にならないか心配になりますよね。

英語ビジネスメールの書き出しに困ったら、例文のように、本題につながるお礼や前置きから始めたり、面識のない相手には自己紹介から始めたりするとスムーズです。
>> 自己紹介から始めよう
>> スッと決まる英語メールの書き出し例文

④ 用件(本題)

英語のビジネスメールでは、「できるだけ簡潔に、できるだけ短く」が鉄則です。メールの目的である用件は、すっきりと分かりやすく伝えましょう。
>> 確実に伝わるメール本文の書き方

⑤ 本文の結び(Closing)

本文の締めくくりには、簡単なあいさつや感謝の言葉を添えましょう。こちら側の用件をただ伝えるだけでなく、相手を気遣うようなひとことがあれば、ぐっと印象がよくなります。
とはいえ、気の利いた特別な文章を!と気張る必要はありません。「お返事お待ちしています」「お会いできるのを楽しみにしております」「よろしくお願いします」など、日本語のビジネスメールでも書いているような普通の一文でOKです。状況に応じて使い分けましょう。
>> 本文の結びに使えるフレーズ集

⑥ 結び、結辞(Complimentary close)

英文メールらしい定型表現です。日本語で言う「敬具」などに当たる表現で、いくつかのパターンがあります。フォーマル度に合わせて使い分けましょう。
>> 使える「結び」と間違いない選び方

⑦ 署名(Signature)

署名に盛り込む項目は、基本的に日本語で書くビジネスメールと同じです。誰から送られたメールで、連絡先はどこかがはっきり記されていることが必要です。気を付けたいのは、記載する順番。日本語のビジネスメールでは、会社・所属先を書いてから個人の名前、という順番ですが、英文メールでは、個人の名前が何より先に来ます。
>> 英語の署名 何をどう書く?

これで伝わる英語メールになる! ~ 注意点とコツ

▼ ちゃんと伝える英語メールの書き方

英語のビジネスメールには日本語メールとは異なるちゃんと伝えるための書き方があります。日本語と同じ感覚で書いてしまうと「日本人のメールはくどくどと長すぎる」「何を言いたいのか読み取りにくい」「文章は丁寧だけど、壁を感じる」と思われがちです。こんな場面に適切な言い回しはどんな表現か、丁寧か失礼かの分岐点はどのあたりにあるのか、ネイティブの人にもストレスなく読まれるためのちょっとしたコツなど、ワンランク上の英語メールに挑戦しましょう。
>> 丁寧と失礼の分岐点を意識しよう
>> 伝わる英語メールのレイアウトのコツ
>> 「お世話になります」英語でなんて書く?|ビジネス定番フレーズを訳す
>> ビジネス英語にポジティブ表現のススメ

▼ シチュエーション別テンプレ/伝わるメールの書き方と使えるフレーズ
>> 問い合わせ編
>> アポイント編
>> お詫び編
>> 早退・欠勤編

▼ 記号の使い方や日時の書き方、だいじょうぶ?

ピリオドやカンマ、コロン、セミコロン…。意外と使い方が分からないのが英語の句読点記号です。学校の授業では厳密に教わらなかったり、日本語ではなじみのない記号だったりと、英文作成を苦しめる意外な伏兵でもあります。このほか、日時や数字の書き方なども要注意です。本文ばかりに気を取られて、うっかりミスが頻発する部分なので、基本ルールを確認しましょう。
>> 意外と曖昧、ピリオド・カンマの使い方
>> コロンとセミコロンでこなれたメールに
>> 年月日どう並ぶ?失敗しない日付の書き方

▼ 短縮形はインフォーマル!

注意したいのが「短縮形」。
「I am」を「I'm」など、be動詞や助動詞を短縮した表記は、英語の表現としてはカジュアルな雰囲気です。そのため、フォーマルなビジネスメールでは短縮形は避けることが多いようです。日本語で言えば、「です、ます」ではなく、「だ、だよ」で、仕事のメールを送っているような感覚でしょうか。日本人は、意外と短縮形の英語表記に親しんでいて、うっかり使ってしまいがちなので気を付けましょう。

例)
・I'm → I am
・It's→ It is
・isn't → is not
・can't → cannot
・couldn't → could not
・haven't → have not

WRITER

編集部チーム

PARAFT編集部

最近は、英文でビジネスメールを書く場面が増えています。転職や取引先の拡大をきっかけに、「急に英語でメールを書かなければならなくなった!」「どう書いたらいいのか、さっぱり…」という方も多いのではないでしょうか。でも、「相手に伝わるメールを書く」のは英語も日本語も同じ。英文メールの基本を押さえて、まずは構えずにチャレンジしてみましょう。

ー 「生きる」と「働く」を もっと楽しく。
英語メールは型で書く!基本フォーマット【英語ビジネスメール】:r000017003079 | PARAFT [パラフト]

BIZ ETIQUETTE

基本の型を知れば書ける!

RELATED POST

フリーランス向け、週2~5日のお仕事紹介:PROsheet[プロシート] | PARAFT [パラフト]