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出典:PARAFT

テレワーク導入の記事

ポイントは「ソフトとハード」今こそ進めようテレワーク導入:r000017003093 | PARAFT [パラフト]

2017.07.27

テレワーク導入の記事2017.07.27

今度こそ定着させたいテレワーク

ポイントは「ソフトとハード」今こそ進めようテレワーク導入

keyword: テレワーク導入 働き方改革の手引 在宅勤務 ICT テレワーク

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「いずれは、ちゃんと導入を検討しようと思っている……」という人事の声が多いのがテレワーク。なし崩しに認めてしまっている、あるいは検討を後回しにしているということが多いのではないでしょうか。テレワークは、ソフト面とハード面に分けて課題を整理し、ひとつひとつクリアにしていくことが求められる施策です。面倒ではあるのですが、助成金の活用も目指せる施策なので、ぜひこれを機会に腰をあげてみてください。
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2017.07.27 文章 / 星野千枝

単独で仕事を進められるということ

テレワークは、事業所外でモバイル端末を活用して業務を行うことを指します。社内で業務を行う場合とは異なり、働いている様子が見えにくいので、端的に言うと「サボらずしっかり仕事してくれるのだろうか」あるいは「知らず知らずのうちに業務負担が増してしまわないだろうか」という不安が生まれやすくなります。具体的には社員のモラルに不安がある、見えないことで評価がつけにくい、業務上で必要な指示出しや状況確認に差し障りがある等いろいろな不安がありますが、今回はこれをソフト面の課題と定義します。

これらソフト面の課題をクリアするために、まずはテレワークには適する仕事と適さない仕事があることを理解することが必要です。

社内のシステムに常時アクセスしながら進める業務、社内の他のメンバーや顧客との密なやりとりを持ちながら遂行する仕事を含めてテレワーク導入を検討すると、導入のハードルは一気に上がってしまいます。テレワークに適している仕事は、モバイル端末を活用して単独で進められる仕事です。
例えば、システム開発やデザイン制作、企画案やデータの作成などに限定して検討すれば、成果物の内容や要した期間をもとに業務の遂行度合いを判断しやすいので、課題の解消につながります。
なお、業務のうち一部だけ単独で進められる場合ならば、その業務量にあわせたテレワークを認めることで対応できます。“週のうち〇日”というような形や、子供の急病など家庭の事情に応じてテレワークを認める場合なら“連続して〇日まで”というような定めを設けることが有効です。

次に、業務内容とは別に単独で仕事を進められるかどうかの判断基準を設け、対象者を限定することも重要です。仕事の熟練度(例:経験年数〇年以上)や就業歴(例:過去2年以内の懲戒歴がないこと、出勤率〇%以上)、人事評価の結果(例:A評価以上)など単独で仕事を進められるかを見極める会社なりの判断基準を定めることが、課題の解消につながります。

テレワークの導入検討にあたっては、このソフト面の課題解決から進めることをお勧めします。というのも、検討した結果、テレワークの対象となる社員がほとんどいなかったというケースや、対象者が不明瞭なまま進めることでハード面の整備が進まないというケースがあり得るからです。

ポイントは、単独で仕事を進められるかどうかであると覚えておいてください。

就業状況の管理と業務機密性の担保について

繰り返しになりますが、テレワークは事業所外でモバイル端末を活用して業務を行うことを指します。ここでいうモバイル端末とは、単純にパソコンと携帯があればOKというものではありません。
情報通信技術(ICT)を活かして事業所で業務を遂行する場合と同等に業務を進めることができるかが重要なので、クラウドサービスや保守サービス、テレワーク用の通信機器の導入などを考え始めると、だんだんと何がどこまで必要なのか分からなくなってしまうことも。また、ICTを担当する別部門との調整が進まない、外部業者に相談したところ思っていたより費用がかかりそうなどの理由で行き詰ってしまうこともあります。これをハード面の課題と定義づけます。

私の知っている会社の中にタイムカードで就業管理をしている会社があり、「テレワークの導入にはWEBで管理する就業管理システムが必要になることがわかって、導入を断念した」というので驚いたことがあります。就業状況を適切に管理することは、テレワーク導入で非常に重要なことですが、数名のテレワークする社員のためだけに、会社全体の勤怠管理のしくみを変えたり、高額のコストをかけることは必須ではありません。例えば、タイムカードを活用している会社でも、上司にメールで始業終業を連絡し、後日その時間を転記するなどの対応はできるはずです。

もうひとつ、テレワーク導入で重要になることは業務の機密性を担保することです。課題のひとつひとつをなおざりにせず、PCおよび社内システムへのログイン時のセキュリティ強化、ポケットWi-Fiの貸与や覗き見防止フィルムの活用など課題の解決策を確実に実施していくことが求められます。

コスト面や導入ハードル、機密保持の観点から、超えられない壁があるというときには、いったんソフト面に立ち返って対象とする仕事の種類を見直してみましょう。対象とする仕事の範囲を変えることで、導入自体を進められる可能性もあります。

そのほか、社外にいても会議に参加できるシステムやコミュニケーションがとれるしくみの導入を検討する企業も多いのですが、テレワーク導入時に必ずしも必要ではないので、不便を感じてから、その頻度やシーンを把握してからで十分です。
ICTを活かすことは適正な管理や効率化につながることですが、それがハードルとなってテレワークが導入できないのは本末転倒です。今あるツールや手段、ミニマムでできる方法をまずは考えてみてくださいね。

助成金の活用について

中小企業でテレワークを導入する場合、助成金を受給できる可能性があります。
厚生労働省が管轄する助成金で、職場意識改善助成金(テレワークコース)という助成金があります。※2017年7月現在
テレワーク導入にあたって発生した通信機器等の購入費や規則策定を外部に依頼した場合に要した委託費などの経費の一部を、テレワークの導入目標の達成状況に応じて支給する助成金です。

この助成金のポイントは以下の3つです。
① テレワークを導入することで一律にもらえるものではありません
あくまでも導入に要した経費の一部を助成するしくみなので、導入に要した経費の最大4分の3の金額を補助(上限額150万円)するものです。必ず会社にも費用負担が発生するものと理解してください。

② テレワーク活用の成果目標達成の状況によって受けられる助成金の金額は変わります
成果目標の達成・未達成によって補助率が変わります。成果目標は具体的に以下のとおり決められています。
1.評価期間に1回以上、対象労働者全員に、在宅又はサテライトオフィスにおいて就業するテレワークを実施させる。
2.評価期間において、対象労働者が在宅又はサテライトオフィスにおいてテレワークを実施した日数の週間平均を、1日以上とする。
3.年次有給休暇の取得促進について、労働者の年次有給休暇の年間平均取得日数を前年と比較して4日以上増加させる。
又は所定外労働の削減について、労働者の月間平均所定外労働時間数を前年と比較して5時間以上削減させる。

③ テレワーク導入を開始する前に、実施計画の提出が必要です
導入してから申請しようと思っても、時すでに遅しなので注意してください。なお、計画書では以下のことが確認されます。
1.実施体制の整備のための措置について
社内から意見を聞く機会を設けることや担当者の選任、実施計画の社内周知などについて、いつどのように実施するか
2.テレワーク実施の詳細について
対象となる労働者の数、成果目標の評価期間、テレワーク導入までの詳細な流れと実施に要する費用の明細

厚生労働省から委託を受けたテレワーク相談センターが、相談及び申請の窓口となっていますので、詳細はテレワーク相談センターに確認してみてくださいね。

WRITER

社会保険労務士

星野千枝

働き方改革の手立てはいろいろありますが、どんな施策も万能ではありません。働く人から「あったらいいな」という声がある施策でも、会社の業務にマッチするかどうかの見極めは重要です。導入するか否か迷う場合は、6か月等の期間を定めた試験導入からはじめてみてはいかがでしょうか。実施後に利用者やその上司にアンケートを実施し、利用状況や業務に対するプラス効果を確認してから、本導入を進めることもアリだと思いますよ。
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