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スッと決まる英語メールの書き出し例文【英語ビジネスメール】:r000017003098 | PARAFT [パラフト]

出典:Pexels

英語メールの書き出しの記事

スッと決まる英語メールの書き出し例文【英語ビジネスメール】:r000017003098 | PARAFT [パラフト]

2017.07.27

英語メールの書き出しの記事2017.07.27

Thank youでうまくいく

スッと決まる英語メールの書き出し例文【英語ビジネスメール】

keyword: 英語メールの書き出し 英語メール 書き出し ビジネスメール あいさつ

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英語のビジネスメールでつまずきやすいのが「書き出し」です。「Dear ●●」と宛名を入れたところで、さて、何から書き出したらいいのかと悩む方は多いでしょう。英語のビジネスメールは「結論を先に書く」が原則ですが、書き慣れていないと、いきなり本題に入ることにためらいを覚えるものです。ここでは、悩まずに書けるスムーズな書き出しのあいさつをご紹介します。
伝わる書ける!英語ビジネスメール/目次に戻る

2017.07.27 文章 / PARAFT編集部

英語メールの書き出し、あいさつはいる?いらない?

英語のビジネスメールでは、すぐに本題に入るのがいいとされています。そのため、いきなり用件から書き出しても問題はなく、かえって趣旨がハッキリして好まれます。

しかし、できることなら相手に丁寧な印象も与えたいもの。今後の仕事をうまく進めるうえでも、取引先や上司、同僚との距離を縮めるコミュニケーションツールとして、メールを役立てたいですよね。

また、英文のメールだからといって読む相手が全員ネイティブの方とは限りません。外資系企業の日本法人などでは、「メールのやり取りは英語でするけれど、読む人の多くは日本人」ということもあります。そういうケースでは、英語メールにも日本的な前置きのあいさつがある方がやっぱり無難だったりするものです。

簡潔だけど丁寧な印象になるビジネスメールの書き出しには、次のような英語表現が使えます。

▼ 「~いただき、ありがとうございます」

「Thank you」で始める簡単な感謝のあいさつは便利な表現なので、英語ビジネスメールの書き出しとしても一般的に使われています。メールの前に連絡を取ったことなどに対してお礼を述べます。

・Thank you for your email.
 (メールをいただき、ありがとうございます)
・Thank you for returning my email so quickly.
 (迅速なお返事をいただき、ありがとうございます)
・Thank you for your prompt reply.
 (さっそくのご返信、ありがとうございました)
・Thank you for your call today.
 (本日はお電話ありがとうございました)
・Thank you so much for your advice yesterday.
 (昨日はアドバイスいただき、本当にありがとうございます)
・Thank you for your time.
 (お時間をいただき、ありがとうございます)
・Thank you for taking the time to meet with me today.
 (本日はお時間をいただき、ありがとうございました)
・Thank you for your inquiry regarding our services.
 (弊社サービスに関してお問い合わせいただき、ありがとうございます)
・Thank you so much for your hard work. 
 (おつかれさまです)
・Thank you for your help last week. 
 (先週はありがとうございました/おつかれさまでした)

「おつかれさまです」は日本語独特の言い方ですが、「Thank you for your hard work」と意訳できます。ただし、上司が部下をねぎらうニュアンスで使われることが多いので注意が必要です。

格上の「ありがとうございます」でフォーマル度アップ

▼ より丁寧な「ありがとうございます」

「Thank you」より改まった英語表現を使うことで、丁寧なあいさつになります。相手への敬意を込められるので、フォーマルなビジネスメール向きの書き出しです。

・It was a pleasure meeting you today.
 (本日はお会いいただき、光栄です)
・It was a pleasure to visit your office yesterday.
 (昨日は貴社にお邪魔させていただき、ありがとうございました)
・I appreciate your time today.
 (本日はお時間をいただき、ありがとうございました)
・We appreciate your interest in our services and products.
 (弊社のサービスおよび製品に関心をお寄せくださり、感謝申し上げます)

▼ 「~のため、ご連絡を差し上げました」

感謝のあいさつと同じくらい、書き出しに使われるのがこのパターンです。
例えば、ミーティングを設定するために参加者のスケジュールについて知りたいという目的でメールを送る場合、「次のミーティングは、いつがご都合よろしいでしょうか」と、いきなり予定を聞くのはちょっと抵抗がありませんか? そんなときに、まず「次のミーティングの件でご連絡します」から書き出して、ワンクッション置こうといった具合です。

形式的なあいさつというよりは、限りなく本題に近いニュアンスです。特に「I am writing to ~」は的確に用件を伝えられ、非常によく使われる表現ですので、覚えておくと便利です。

・I am writing to confirm our next meeting.
 (次のミーティングの件でご連絡します)
・I am writing to introduce our company.
 (弊社についてご紹介したく、ご連絡いたしました)
・I would like to ask some question about your new service.
 (貴社の新サービスについて、いくつかお尋ねいたします)
・I am emailing you because I would like to visit your company.
 (御社に訪問させていただきたく、ご連絡を差し上げました)
・I am contacting you because I would like to intorduce our services.
 (弊社サービスをご紹介させていただきたく、ご連絡いたしました)

「丁寧なあいさつ」と「長いあいさつ」は別もの!

ここで取り上げた表現は、英語ビジネスメールで使われる書き出しの中でも、汎用性の高い例です。メールを送る目的や相手との関係性に応じて使い分けてみましょう。また、面識のない相手に初めて英語のビジネスメールを送る場合は、自己紹介から始めると、自然な書き出しになりますよ。
>> 初めてメールするときに役立つ書き出し

繰り返しになってしまいますが、英語のビジネスメールでは「本題が簡潔に分かること」がいちばん大事なポイント。時候のあいさつを入れたり、直接関係のない前置きを書いたりといった冗長な書き出しは、むしろマイナスになってしまいます。

丁寧であることと、文章が長いことは必ずしも同じではありません。忙しい中で読み書きされる英文のビジネスメールでは、お互いの時間を無駄にしない気遣いが好印象のカギです。「すぐに本題に入るのはどうも…」という人も、「書き出しは短いフレーズをサラッと」くらいに考えましょう。

WRITER

編集部チーム

PARAFT編集部

英文でビジネスメールを書く場面が増えています。転職や取引先の拡大をきっかけに、「急に英語でメールを書かなければならなくなった!」「どう書いたらいいのか、さっぱり…」という方も多いのではないでしょうか。でも、「相手に伝わるメールを書く」のは英語も日本語も同じ。英文メールの基本を押さえて、まずは構えずにチャレンジしてみましょう。
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ー 「生きる」と「働く」を もっと楽しく。
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