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こんな件名はスパムに見える!3つの特徴【英語ビジネスメール】:r000017003117 | PARAFT [パラフト]

出典:Pexels

英語メールの件名の記事

こんな件名はスパムに見える!3つの特徴【英語ビジネスメール】:r000017003117 | PARAFT [パラフト]

2017.08.17

英語メールの件名の記事2017.08.17

迷惑フォルダ行きの残念な件名

こんな件名はスパムに見える!3つの特徴【英語ビジネスメール】

keyword: 英語メールの件名 英語メール 件名 ビジネスメール スパム

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英語メールに慣れていないと、うっかり「スパムメールっぽい件名」を書いてしまいがちです。「なんだか怪しい…」「開いたら危なそうだから、そのままゴミ箱行き」とスルーされ、最悪の場合、自動で迷惑メールに振り分けられることも。せっかく頑張って英文を書いた苦労も、これでは水の泡です。そんな残念なメールにならないように、スパムメールに間違われる件名によくある3つのNGポイントと、適切な書き方をご紹介します。
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2017.08.17 文章 / PARAFT編集部

スパムに間違われるNG件名 3つの特徴

▼ こんな件名はスパムに見える①短すぎる・内容がない

「英語のメールはシンプルさが大事だから」と意識しすぎて、件名に「Meeting」とだけ書いて送るなど、短すぎる件名はスパムメールに間違われる恐れがあります。

たとえスパムと判断されなかったとしても、この件名の書き方では具体的な内容がなく、いつの何についての会議で、返信する必要はあるのかなどが一見して伝わりません。単語ひとつだけで済ますのではなく、具体的な要素を件名に盛り込みましょう。

例)
× Meeting(会議)
 → ○ Meeting on Mon, July 31st(7月31日月曜日の会議の件)
× Congratulations!(おめでとうございます)
 → ○ Congratulations on your promotion!(ご栄転おめでとうございます)
× Payment(支払い)
 → ○ Payment for Order #1234(ご注文番号1234のお支払いについて)
× Request(要望)
 → ○ Request for Estimate(見積り依頼)
× Order(注文)
 → ○ Product Purchase; item No.1234(商品購入:商品番号1234)
× Inquiry(問い合わせ)
 → ○ Inquiry about Your Services(御社サービスに関する問い合わせ)
× Thank you(御礼)
 → ○ Thank you for your visit today (本日はご足労いただき、ありがとうございました)
× Hello(こんにちは)
 ※メールの用件に応じて具体的な件名に書き換えます
 → ○ Question about Your Services (御社サービスに関するご質問)
   ○ Transfer to Tokyo head office(東京本社への異動につきまして)

安易な使用でスルー度アップ!メール件名の避けたい表現

▼ こんな件名はスパムに見える②「至急」を強調しすぎ

メールの緊急度や重要度を分かりやすく目立たせたいとき、日本語のメールでも件名に【重要】【至急】【要返信】などと付け加えることがありますよね。英語メールでも同じような定番フレーズがあります。

ただし、これらお決まりのフレーズを安易に使うと、かえって迷惑メールとして処理されるリスクがあることも認識しておきたいところ。①で説明したように、「Urgent(緊急)」の1単語だけで件名とするのは論外です。具体的な用件を合わせて記述するのはもちろんですが、うかつに多用して相手に不快感を与えることのないよう注意しましょう。

なお、日本語メールの件名のような【 】は使えません。[  ]やコロン(:)を使いますので、この点も覚えておきましょう。

例)
・[Urgent] Meeting on Next Monday(【緊急】来週月曜日の会議について)
・[Important] Notification of shipment(【重要】出荷のお知らせ)
・Action Requested: Meeting next week (ご対応お願いします:来週の会議)

上記のように具体的な内容を記載することでスパムメールと間違われるリスクは軽減できます。ただ、「Urgent」「Attention」「Important」はスパムメールによくある単語のため、どうしても迷惑メールフォルダに振り分けられる可能性はあります。できれば使用を避け、具体的な記述を工夫するなどして相手の注意を引く方が無難です。


▼ こんな件名はスパムに見える③「!」を使いすぎ

エクスクラメーションマーク(!)が件名に使用されたメールは、スパム扱いされやすくなります。特に、②で挙げたようなフレーズに「!」を付けてしまっては、まともに開いてもらえないと考えましょう。

単純にビジネスメールとしても記号の乱用はふさわしくありませんよね。「そんなの当たり前じゃないの」と思われる方も多いと思いますが、意外と付けてしまいがちな英語メールの「!」。要注意です。

NG例)
× Urgent!
× Important!
× Attention!
× Thank you!

▼ スマートな件名を

ビジネスメールにおいて「件名」は、相手に用件を伝えるための大切な入り口です。
日々たくさんのタスクがメールを通じてやり取りされる中、私たちはメールの件名を見て瞬間的に「重要度の高そうなメールが来た」「これはすぐに対応しなくちゃいけない内容っぽいな」と判断していますよね。


受信した人が、このメールは何について書かれたもので、なぜ自分に送られてきたのか、いつまでにどんな対応を求められているのかをパッと理解できるような、スマートなビジネスメールの件名を目指しましょう。

英語メールの件名を書く際の基本ルールや、シチュエーションごとに使える定番フレーズについては、「件名の正しい書き方を知っておこう」「用件別に選べる英語メール件名」でも詳しく紹介しています。参考にしてみてください。

WRITER

編集部チーム

PARAFT編集部

英文でビジネスメールを書く場面が増えています。転職や取引先の拡大をきっかけに、「急に英語でメールを書かなければならなくなった!」「どう書いたらいいのか、さっぱり…」という方も多いのではないでしょうか。でも、「相手に伝わるメールを書く」のは英語も日本語も同じ。英文メールの基本を押さえて、まずは構えずにチャレンジしてみましょう。
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