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伝わる英語メールのレイアウトのコツ【英語ビジネスメール】:r000017003155 | PARAFT [パラフト]

出典:Pexels

英語メールのレイアウトの記事

伝わる英語メールのレイアウトのコツ【英語ビジネスメール】:r000017003155 | PARAFT [パラフト]

2017.08.24

英語メールのレイアウトの記事2017.08.24

すっきり視覚的な英語メール

伝わる英語メールのレイアウトのコツ【英語ビジネスメール】

keyword: 英語メールのレイアウト 英語メール レイアウト ビジネスメール フォント

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英語のビジネスメールは「見た目」も重要なポイントです。頻繁な改行で全体が間延びしてスカスカ、逆に1つのパラグラフに何文もズラズラと書かれたレイアウトでは、メールを読むこと自体がストレスとなって大切なビジネスの用件が伝わりません。適切なレイアウトで、しっかり伝わる英語メールを書きましょう。
伝わる書ける!英語ビジネスメール/目次に戻る

2017.08.24 文章 / PARAFT編集部

適度な改行で視覚的にわかりやすいレイアウトに

英語のビジネスメールを読みやすいレイアウトに整えるには、適切な改行がポイントです。1つのパラグラフに盛り込むのは1つの内容、2~3文を目安にするといいでしょう。

例)
Dear Mr. Brown,

Thank you for your call today. It was a pleasure to hear from you.

I would like to schedule a meeting with you on Tuesday, August 1. Would you be available at that time?

If it is not convenient for you, please let me know.

Best Regards,
Taro Yamada


上記の例では、1つ目のパラグラフにはあいさつ、2つ目は本題であるスケジュール調整について、3つ目は相手に求める対応について書いています。適度な改行で、パラグラフの間には1行分の空白をつくり、読む側が内容を把握しやすいレイアウトになっています。

ちなみに、仮にすべての文章を1つのパラグラフで書いたらどうでしょうか。

よくない例)
Dear Mr. Brown,
Thank you for your call today. It was a pleasure to hear from you. I would like to schedule a meeting with you on Tuesday, August 1. Would you be available at that time? If it is not convenient for you, please let me know.
Best Regards,
Taro Yamada


例文は、それほど長い文章ではないので許容範囲かもしれませんが、もう少し長文になったら、かなり読みづらいですよね。やはりほどよく改行する方がメールの要点を視覚的に把握しやすくなります。

ビジネスメールは簡潔に用件を伝えてこそ。「このメールの核心はどこに書いてあるのかな」と読み手に探させることのないレイアウトを心掛けましょう。

文字化けしてない? 英語メールの推奨フォントは

英語メール初心者によくある失敗のひとつが「フォント」。
MSゴシックやMSP明朝のような日本語フォントを使用したまま英文を作成すると、英語ネイティブには読み慣れない書体となり、好ましくありません。場合によっては、洗練されていない印象を与えてしまい、ビジネス上もマイナスです。

▼ オススメはAraialかTimes New Roman

英語メールでは一般にArialTimes New Romanが使われます。Arialはサンセリフ体、Times New Romanはセリフ体の一つです。どちらもシンプルで無駄なデザインがなく、長文の英語を読むのにも疲れにくい書体でビジネス向きです。メールフォントとして広く使われているので、PC環境の違いによる文字化けが起きにくいのもいいですね。

当たり前ですが、メールに用いるフォントは一つに統一しましょう。日本語フォントで書いていたのに気付いて途中から英語フォントに切り替えたため、前半はMSゴシックで後半はArial…なんてことのないよう注意してください。

また、日本語フォントの記号(【 】、~、※など)は英語メールでは使用しないように気をつけましょう。

英語メールで箇条書きにするときのルール

▼ 箇条書きならスッキリ!

質問・説明したい項目が複数あるときや注意点などを列記したいときは、箇条書きを効果的に使いましょう。箇条書きにまとめれば、レイアウトがスッキリするだけでなく、読む相手に要点をシンプルに伝えることができますよね。英語メールでも箇条書きはとても有効です。

英語メールで箇条書きをするとき、各項目の頭につける記号は次のようなものを使うことが多いようです。

例)ハイフン(-)
- Apple
- Peach
- Orange

例)アスタリスク(*)
* Apple
* Peach
* Orange

例)番号、アルファベット
1. Apple
2. Peach
3. Orange

1) Apple
2) Peach
3) Orange

a) Apple
b) Peach
c) Orange

英文ソフトの箇条書きにはbullet point(・)もよく使われますが、英語メールではキーボードで直接入力できないので、ハイフンなどが便利です。項目に序列を付ける必要があるときは数字やアルファベットを使います。①②③の丸数字は英語メールでは使われませんので、注意しましょう。

箇条書きの項目を並べる場合、直前の文章にコロン(:)を付けるのを忘れないでください。これから箇条書きで項目リストを示すよ、という合図のようなものです。

例)
The choices are as follows:
- Apple
- Peach
- Orange

▼ 社内ルールがあれば従おう

ビジネスメールの場合、レイアウトやフォントも単に個人の好みで選ぶのではなく、仕事上の用件を的確に伝えることを第一義として気を配る必要があります。企業によっては、取引先に送るメールや社内メールに決まったフォーマットがある場合もあるでしょう。

フォーマットを決めておくことで、組織としてビジネス文書に統一性を持たせる、文字化けなどを回避する、視覚的にわかりやすいメールで相互の業務を効率化するといったメリットがあります。

これまで自分が使っていたフォントやレイアウトと違うと初めはなかなか慣れないかもしれませんが、きちんとフォーマットに従いましょう。

WRITER

編集部チーム

PARAFT編集部

英文でビジネスメールを書く場面が増えています。転職や取引先の拡大をきっかけに、「急に英語でメールを書かなければならなくなった!」「どう書いたらいいのか、さっぱり…」という方も多いのではないでしょうか。でも、「相手に伝わるメールを書く」のは英語も日本語も同じ。英文メールの基本を押さえて、まずは構えずにチャレンジしてみましょう。
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ー 「生きる」と「働く」を もっと楽しく。
伝わる英語メールのレイアウトのコツ【英語ビジネスメール】:r000017003155 | PARAFT [パラフト]

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