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丁寧と失礼の分岐点を意識しよう【英語ビジネスメール】:r000017003167 | PARAFT [パラフト]

出典:Pexels

英語メールの伝え方の記事

丁寧と失礼の分岐点を意識しよう【英語ビジネスメール】:r000017003167 | PARAFT [パラフト]

2017.08.29

英語メールの伝え方の記事2017.08.29

英語だから◯◯は要注意

丁寧と失礼の分岐点を意識しよう【英語ビジネスメール】

keyword: 英語メールの伝え方 英語メール 伝え方 ビジネスメール 丁寧

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「敬語が多い日本語と違って、英語でははっきりズバッと伝えるのがいい」「日本人のメールは長すぎる。用件だけを書けばOK」-。こんな話、聞いたことありますよね。でもビジネスの場でも本当にそれでいいのでしょうか? 「英語だから」と意識するあまり、ビジネスにふさわしくない失礼なコミュニケーションになっているかもしれません。ここでは、ちゃんと伝わる英語ビジネスメールを書くための基本の考え方を確認します。
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2017.08.29 文章 / PARAFT編集部

英語はフランクでいい…とは限らない

▼ とにかく短く VS. あいさつ文で礼儀正しく

英語のビジネスメールは「短く簡潔に」が基本。日本語で書くメールのように、回りくどい言い回しやお決まりのあいさつの繰り返しは基本的に不要です。むしろ、なかなか本題が始まらない長文メールは印象的にはマイナスになってしまいます。

一方で、「短ければ短いだけいい」という理解も誤りです。

短く書こうとしすぎて、初めて連絡するのに何の前置きもなしに用件だけを送ったり、前日にアポをもらって会ったばかりなのに感謝のひとこともなかったりでは、相手への気遣いが感じられません。

「Dear ~」で始まる宛名や「Best regards,」などの結びといった英語メールのフォーマットを崩しすぎるのも誠実さに欠けます。用件そのものもシンプルにしなくちゃと気にしすぎて、伝えるべき必要な情報が抜け落ちているのは、もちろんNGですよね。

何度もやり取りをしていて、用件だけをポンと書き送っても問題ない相手には、手短かつ的確なメールが好ましいですが、そうではない場合、相手を気遣う短いあいさつをひとこと添えたいものです。

▼ はっきり書く VS. やわらかく表現する

「Noと言えない日本人」という言葉があったように、日本人は直接的な物言いをしない文化だという認識があると思います。そのため、英語ネイティブには白黒はっきりさせないといけないとか、何かを依頼したり断ったりするときはズバッと言ったほうがいいと意識しすぎる傾向があるようです。

確かに意思や要望はきちんと伝えるべきですが、その伝え方には、ちょっとした注意が必要です。「はっきり伝えること」は「ぶっきらぼうに伝えること」ではないからです。

「~して」と頼むよりは「~してください」「~していただけませんか」「~していただけるとありがたいです」の方が丁寧で礼儀正しい言い方ですよね。

例)
・Give us your response. (返信して)
・Please give us your response. (返信してください)
・Could you give us your response? (返信いただけますか?)
・It would be great if you give us your response. (返信いただければありがたいです)

このように英語にも相手の心情に配慮したやわらかい表現があります。こちらの意図は明確にしつつ、失礼にならない距離感を忘れないようにしましょう。

英語も日本語も、ビジネスメールは正しく丁寧に

▼ 伝わればいい VS. 正確を期す

「日本人は堅苦しく考え過ぎ! ネイティブじゃないんだから、少しくらい文法が違っていても平気」という話もよく聞きますよね。書き慣れない英語メールに間違いがないか心配で心配で……いう方を勇気づけてくれるポジティブな考え方だと思います。

ですが、これも行き過ぎには要注意。文法や単語の選び方があまりにいいかげんでは、肝心の用件が正しく伝わりませんし、いらぬ誤解を招きます。旅行中の英会話レベルならともかく、ビジネスの相手としては信用を得られないでしょう。

海外の相手から日本語で受け取ったメールにちょっぴり不自然な言い回しがあったとしても、正しく書こうとした跡が見えれば不愉快な気持ちにはなりませんよね。逆もしかりです。正確に書こうとするあまり、送るべきときに必要なメールを送れないようでは本末転倒ですが、正しく書く心掛けや努力は、ビジネスである限り大切なことです。

▼ 「英語だから」は意識しすぎないのがコツ

英語でビジネスメールを書くときに陥りがちな意識について、3つの注意点をご紹介しました。日本語のビジネスメールだと丁寧で常識的な文章を書く人が、英語になると人が変わったような乱暴な文章になることはままあります。「英語だから」と考えすぎて、相手への思いやりや人としての礼儀をおろそかにするのは避けたいですね。

日本的な「書かなくても読み取ってくれるでしょ」は禁物ですが、相手のあるコミュニケーションです。基本的なマナーは外さないようにしましょう。

WRITER

編集部チーム

PARAFT編集部

英文でビジネスメールを書く場面が増えています。転職や取引先の拡大をきっかけに、「急に英語でメールを書かなければならなくなった!」「どう書いたらいいのか、さっぱり…」という方も多いのではないでしょうか。でも、「相手に伝わるメールを書く」のは英語も日本語も同じ。英文メールの基本を押さえて、まずは構えずにチャレンジしてみましょう。
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英語だから◯◯は要注意

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