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確実に伝わるメール本文の書き方【英語ビジネスメール】:r000017003175 | PARAFT [パラフト]

出典:Pexels

英語メールの用件の記事

確実に伝わるメール本文の書き方【英語ビジネスメール】:r000017003175 | PARAFT [パラフト]

2017.08.31

英語メールの用件の記事2017.08.31

「何が言いたい?」にしない

確実に伝わるメール本文の書き方【英語ビジネスメール】

keyword: 英語メールの用件 伝わる 英語メール ビジネスメール 書き方

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英語のビジネスメールでは「できるだけ簡潔に、できるだけ短く」が鉄則です。このメールを送った目的、つまり用件はすっきりと分かりやすく伝えることが大事。ところが、日本的なビジネスメールのつもりで英文を書いてしまうと、「え? 結局、何を言いたいの?」と相手が首をかしげる書き方に陥りがちです。ポイントを押さえて、用件が確実に伝わる英語ビジネスメールを書きましょう。
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2017.08.31 文章 / PARAFT編集部

「いいビジネスメール」の共通点とは

英語でも日本語でも、ビジネスメールをやり取りする中で、印象の良いメールとそうではないメールとがあると思います。そして「いいビジネスメール」には、ある共通点が見えるはずです。その共通点とは、

・このメールが何について書かれたものなのか
・なぜ自分に送られてきたのか
・このメールを見たら、どんな対応をすればいいか


-の3点が一読して把握できるということ。

逆に言えば、
・送られてきた目的やどんな対応を求めているかがあいまいなメール
・本題にたどり着くまでが長いメール
・複雑な構文で書かれたメール

-は印象が悪いということです。貴重なビジネスの時間を削る厄介者扱いされるかもしれません。

日本的な感覚で時候のあいさつや形式的な文句を入れたり、礼儀正しい文章にしようと回りくどい表現を多用したりするのはNG。英語のビジネスメールを書く際は、メールの内容を読み取るのにストレスを感じさせないかを意識してみましょう。ぐっとセンスがアップします。

的確に伝わる英語ビジネスメールを書く3つのポイント

確実・的確に伝わるメールにするため、用件(本題)は次の3つの要素に分けて書くのがおすすめです。

① 状況や目的の説明

このメールを送ることになった状況・目的から切り出します。「弊社事業についてご案内します」「御社サービスについてお尋ねします」「来週の金曜、ミーティングを開きます」など、このメールが何について書かれたものかを相手に端的に伝えます。

例)
・I am writing to introduce our company and the work we do.
 (弊社事業についてご紹介したく、ご連絡いたしました)
・I would like to ask some question about your new service.
 (貴社の新サービスについて、いくつかお尋ねいたします)
・I am writing to confirm our meeting on next Friday.
 (来週金曜のミーティングの件でご連絡します)

② より詳細な情報・要望

具体的な情報や要望を伝えます。「訪問してプレゼンテーションの機会をいただきたい」「料金などが書かれた資料がほしい」「ミーティングは10時から1時間程度で設定したいと考えています」など、①の詳細に関して具体的な話を進めます。

例)
・I would like to come and get an opportunity of the presentation.
 (プレゼンの機会をいただきたいと思います)
・I would appreciate any documents about the price of your services.
 (御社サービスの料金に関する資料をいただければ幸いです)
・I would like to schedule the meeting with you from ten o'clock untill eleven o'clock.
 (ミーティングは10時から11時までの予定で考えております)

③ 相手にしてほしい対応

このメールを見て、相手にどんなことをしてほしいのかを明確に伝えます。「いくつか候補日をお知らせいただけますか?」「今週中に資料を添付して返信してください」「ミーティングに参加可能か、ご都合をお知らせください」など、できるだけ具体的に書きます。「なんとなく察してもらえるだろう」は禁物。リアクションをしてもしなくても、どちらでもいいメールと思われてしまいます。決まった期限などがあれば、それもきちんと伝えましょう。

例)
・Would you give me the prospective date and time?
 (候補日をお知らせいただけますか?)
・Would you please send me the documents in this week?
 (今手中に資料をお送りいただけますか?)
・Please let me know if it is not convenient for you.
 (ご都合が悪ければお知らせください)

▼ 3つの要素で本文を書いてみる

では、上に挙げた例文を組み合わせて英語のビジネスメールを書いてみました。

Dear Mr. Smith,

Thank you for your help last week.

I am writing to confirm our meeting on next Friday. I would like to schedule the meeting with you from ten o'clock untill eleven o'clock. Please let me know if it is not convenient for you.

I look forward to your reply.

Regards,
Eriko Sato


いかがでしょうか。用件を3つの要素に分けることで、英作文に苦手意識がある方でも取り組みやすく、かつ読む相手にストレスの少ないシンプルなメールになりましたね!

なお、用件に入る手前の「書き出し」に便利な表現はスッと決まる英語メールの書き出し例文で、「よろしくお願いします」など本文の結びに便利な表現は本文の結びに使えるフレーズ集でご紹介しています。用件のみのメールよりも丁寧な印象にしたいときなど、ぜひご参考にしてください。

本文の長さはどのくらいが適当?

用件を的確に伝えるには、本文を適度な長さにすることも大切です。ずっと下まで画面をスクロールしなくてはならにメールは、英語でやり取りするビジネスには向きません。「簡潔に短く」の鉄則を守り、1つのメールには1つの用件を書き、あれもこれもと欲張らないように注意しましょう。「PCで見たときに画面をスクロールしなくても全体が把握できる長さ」をイメージすると分かりやすいですね。

また、1つの文章が長くなると読みにくくなります。「1文=10~15語」を目安として、ずらずらと長くなりそうな場合、2つのセンテンスに区切ってシンプルな構成にするのがポイントです。視覚的にも読みやすいメールになるよう、伝わる英語メールのレイアウトのコツも参考にしてみてください。

WRITER

編集部チーム

PARAFT編集部

英文でビジネスメールを書く場面が増えています。転職や取引先の拡大をきっかけに、「急に英語でメールを書かなければならなくなった!」「どう書いたらいいのか、さっぱり…」という方も多いのではないでしょうか。でも、「相手に伝わるメールを書く」のは英語も日本語も同じ。英文メールの基本を押さえて、まずは構えずにチャレンジしてみましょう。
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「何が言いたい?」にしない

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