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アポイント編/伝わるメール・例文【英語ビジネスメール】:r000017003196 | PARAFT [パラフト]

出典:Pexels

英語メールのアポイントの記事

アポイント編/伝わるメール・例文【英語ビジネスメール】:r000017003196 | PARAFT [パラフト]

2017.09.11

英語メールのアポイントの記事2017.09.11

早く確実にアポを取る

アポイント編/伝わるメール・例文【英語ビジネスメール】

keyword: 英語メールのアポイント 英語メール ビジネスメール テンプレ 書き方

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「アポイントを取りたいのに、先方から全然返信が来ない」「アポの連絡が来たけど、別の日に調整するには…?」-。会議や訪問など、アポイントの調整は英語のビジネスメールにつきもの。きちんと意図が伝わる英語を使って、デキるアポ取りメールをマスターしましょう。テンプレートや使える単語・フレーズとともにご紹介します。
伝わる書ける!英語ビジネスメール/目次に戻る

2017.09.11 文章 / PARAFT編集部

早く確実にアポをもらうためのポイントは?

▼ アポイントをお願いする【例文】

Subject: Meeting request

Dear Mr.Smith,

I am writing to see if we can get together early next week for a meeting.

I have some proposals regarding the promotion of our new product. I would appreciate 30 minutes of your time.

Would you please let me know your availability between 13th and 15th?

I look forward to your reply.

Regards,
Hiroshi Yamada
-----
件名:ミーティングのお願い

スミス様

来週の早い段階で、お会いしてミーティングができればと思い、ご連絡しました。

新製品のプロモーションに関して、いくつかご提案があります。30分ほどお時間をいただければ幸いです。

来週13日から15日のご都合をお知らせいただけますか?

ご返信お待ちしております。

よろしくお願いいたします。
山田宏


▼ アポイントをお願いする【ポイント】

ミーティングや訪問のアポイントをお願いするビジネスメールは、早く確実に返信をもらいたいですよね。そのためには、ただ「打ち合わせしたい」「会いたい」ではなく、何について話し合う場なのか、アポに応じることでどんなメリットがありそうかをきちんと書いておくことがポイントです。漠然とした内容では、相手もわざわざ時間を取ろうという気になれませんし、メールへの返信も後回しにされがちです。

例文では、お願いしたいミーティングの内容(新製品プロモーションの提案)、所要時間(30分程度)、希望日(13日から15日)が簡潔に記載されていますね。受け取った相手は指定された期間中で都合のいい日時を知らせればいいだけなので負担も軽く、早く確実なレスポンスを得られやすいでしょう。

候補日の打診や謝罪の気持ちを忘れずに

▼ アポイントを断る・変更する【例文】

Subject: Re: Meeting request

Dear Mr. Yamada,

Thank you for your email.

I am sorry that I am scheduled completely from 13th to 15th. I am available in the afternoon of 10th. If not, I may have to put it off until 20th.

Please let me know what day and time is convenient for you.

I look forward to hearing from you.

Thanks,
John Smith
-----
件名:Re:ミーティングのお願い

山田さま

ご連絡いただき、ありがとうございます。

申し訳ないのですが、13日から15日は完全に予定が埋まってしまっています。10日の午後なら空いていますが、ここが無理でしたら、20日まで延ばすことになると思います。

ご都合の良い日時をお知らせください。

お返事をお待ちしております。

よろしくお願いします。
ジョン・スミス


▼ アポイントを断る・変更する【ポイント】

メールの件名は受け取ったタイトルを変更せず「Re:」で返します。

本文の書き出しに困ったら、まずは連絡をくれたことに対して「Thank you~」と返すのが英語メールでは無難ですが、よく見知った相手とのシンプルな用事のやり取りであれば、すぐに用件に入る方がスマートです。

予定が合わずにアポイントを断るときは、代わりの日程をいくつか提案します(もちろんアポに応じるつもりであれば、ですが)。また、いったん決めた日程をどうしても急に変更してもらう必要が生じた場合は、「Apologies for the inconvenience.(ご迷惑をおかけして申し訳ありません)」など、謝罪の気持ちを示す表現を加えましょう。

アポイントメールで使える単語・フレーズ集

・appointment (アポイントメント)

・schedule a meeting(打ち合わせの予定を入れる)

・reschedule (スケジュールを変更する、リスケする)

・on Wednesday morning(水曜日の朝に)

・change the date of the meeting from Monday to Wednesday
(ミーティングを月曜から水曜に変更する)

・Let me know what your next week looks like.
(来週のご予定をお知らせください)

・Let me know when you are available.
(ご都合をお知らせください)

・Is there a day that is good for you next week?
(来週ご都合のいい日はありますか?)

・Would you give me the prospective date and time?
 (候補日をお知らせいただけますか?)

・My schedule is clear this week.
(私は今週は空いています)

・Unfortunately, I have other meeting that day.
(あいにくその日は別のミーテイングが入っています)

・I am afraid I am going to have to reschedule our meeting next week.
(あいにくですが、来週のミーティングの日程を変更する必要があります)

・Could you reschedule my apointment?
(アポの日程を変更していただけますか?)

・Please let me know if it is not convenient for you.
(ご都合が悪ければお知らせください)

・Apologies for the inconvenience.
(ご迷惑をおかけして申し訳ありません)


▼ 合わせてチェック!日付の書き方

アポイントで間違えられないのが、日付・曜日・時間の書き方です。分かっているつもりで、意外とうろ覚えだったりしませんか? 年月日どう並ぶ?失敗しない日付の書き方で詳しく解説していますので、不安な方は念のため、書き方をおさらいしてみてください。

WRITER

編集部チーム

PARAFT編集部

英文でビジネスメールを書く場面が増えています。転職や取引先の拡大をきっかけに、「急に英語でメールを書かなければならなくなった!」「どう書いたらいいのか、さっぱり…」という方も多いのではないでしょうか。でも、「相手に伝わるメールを書く」のは英語も日本語も同じ。英文メールの基本を押さえて、まずは構えずにチャレンジしてみましょう。
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