お詫び・謝罪は誠実に

お詫び編／伝わるメール・例文【英語ビジネスメール】

とりあえず「すみません」と言ってしまう日本語ほどではありませんが、こちらに非があることがはっきりしている場合、英語のビジネスメールでもきちんとお詫びすることが必要です。適切な英語表現と誠意が伝わる書き方で、ビジネスの難所を乗り越えましょう。
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2017.09.14 文章／ PARAFT編集部

「I am sorry」よりも丁寧なお詫びの表現は？

出典：FREE LINE DESIGN

▼ ミスしたことをお詫びする【例文】

Subject: Apology for incorrect documents

Dear Ms. White,

I am truly sorry for the misunderstanding. I thought that the documents I sent you were right. I appreciate your pointing out my error.

I will attach the correct documents again and be more careful in the future.

Thank you for understanding.

Sincerely,
Ken Suzuki
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件名：書類の誤りについてのお詫び

ホワイト様

このたびは私の認識に誤りがあり、大変申し訳ありません。先にお送りした書類が正しいと思っておりました。ご指摘いただき、ありがとうございます。

あらためて正しいものをお送りいたします。以後、気を付けます。

ご理解よろしくお願いいたします。

鈴木健

▼ ミスしたことをお詫びする【ポイント】

お詫びの英語表現はいくつかあります。最もシンプルなのは「I am sorry for ～」ですが、カジュアルな謝罪表現です。ニュアンスとしては「ごめんなさい」「すみません」といった日本語が近いでしょう。ビジネスでは、もう少し丁寧なお詫び表現を使いたい場面が多いですよね。そんなときは、「very」「deeply」「truly」といった副詞を用いることで謝罪の気持ちを強調でき、丁寧な言い方になります。

また、よりかしこまった単語「apologize」を使うことで、さらにフォーマルなお詫び表現になります。
例）I apologize for the inconvenience.（ご不便をおかけし申し訳ありません）

「英語では簡単に謝ってはいけない」との思い込みからか、なかなかお詫びが出てこない人がいますが、ミスをしてしまったのなら英語だろうと責任を認めて謝罪するのが当然です。過剰にお詫びの言葉を並べるのではなく、ミスの原因を素直に反省し、今後はどう改善するかを合わせて伝えましょう。

苦情にはお詫びの言葉と適切な説明

出典：FREE LINE DESIGN

▼ 寄せられた苦情に対応する【例文】

Subject: Apology for the delay in delivery

Dear Mr. Portman,

We apologize for the delay in delivery. We confirmed that we had some problems with our system.

We are currently working to solve the problem and deliver in this week. Please accept our apologies for causing such inconvenience.

Thank you for your patience.

Sincerely,
Takashi Kobayashi
Customer Service Center
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件名：遅配に関するお詫び

ポートマン様

このたびは配達に遅れが生じておりますこと、深くお詫びいたします。弊社システムに障害があったことを確認いたしました。

現在、障害を解消し、今週中にお届けできるよう対応しているところでございます。このようなご不便をおかけしまして申し訳ございません。

ご容赦のほどよろしくお願いいたします。

お客様サービスセンター
小林貴司

▼ 寄せられた苦情に対応する【ポイント】

カスタマーセンターなどに寄せられた苦情やクレームには、きちんと対応することが大切です。迅速に調べたうえで、こちらに非がある場合は責任を認めて、しっかり謝罪しましょう。主語を「We」とすることで、会社としてのお詫びであるニュアンスを伝えられます。

ただお詫びするだけでは、苦情を寄せた相手は納得しません。本文では、苦情の理由となっている状況が起きた原因、今後どんな対応をするのか、改善までの見込みなどを説明します。これらの説明がきちんとあることで、謝罪の言葉にも誠実さが伴うものです。

お詫び・謝罪メールで使えるフレーズ集

出典：FREE LINE DESIGN

・I am sorry for ～ / I apologize for ～
（～して申し訳ありません）

・very / deeply / terribly / sincerely / truly
※大変、深く、誠になど、謝罪の意を強調する副詞として

・I am sorry for the delay in replying.
（返信が遅れて、すみません）

・I am sorry to hurry you.
（急がせてしまってすみません）

・I apologize for the misunderstanding.
（私の認識に誤りがあり、申し訳ありません）

・I apologize for the flaws in the document.
（書類に不備があり、失礼いたしました）

・We would like to apologize for the mistake in our email we sent yesterday.
（昨日弊社よりお送りしたメールに誤りがありましたこと、お詫びいたします）

・We are very sorry for the inconvenience.
（ご不便をおかけしましたこと、誠に申し訳ございません）

・We sincerely apologize for causing such trouble.
（このようなご迷惑をおかけし、心よりお詫び申し上げます）

・Please accept my deepest apologies for causing this inconvenience.
（ご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます）

WRITER

編集部チーム

PARAFT編集部

英文でビジネスメールを書く場面が増えています。転職や取引先の拡大をきっかけに、「急に英語でメールを書かなければならなくなった！」「どう書いたらいいのか、さっぱり…」という方も多いのではないでしょうか。でも、「相手に伝わるメールを書く」のは英語も日本語も同じ。英文メールの基本を押さえて、まずは構えずにチャレンジしてみましょう。
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