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忘年会・新年会の記事

忘年会・新年会の完全手引! 【50代元新聞記者の幹事テク集】:r000017003250 | PARAFT [パラフト]

2018.10.01

忘年会・新年会の記事2018.10.01

忘年会・新年会 幹事の作法

忘年会・新年会の完全手引! 【50代元新聞記者の幹事テク集】

keyword: 忘年会・新年会 幹事 会社 挨拶 進行

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忘年会・新年会のシーズンがやってきました。会社で幹事を仰せつかった皆さん、ただでさえ忙しい時期に余計な仕事が加わったようで気が重いかもしれませんが、ぜひ、プラス思考で名幹事をめざしてがんばってください。幹事の仕事はプロジェクトリーダーのようなもので、このプロジェクトで良い仕事をすれば、デキる人材として強烈にアピールできます。逆に、いい加減にやると評判を落とすでしょう。パラフトではすでに会社飲み会の幹事について連載シリーズを掲載していますが、忘年会・新年会についてこの1ページを読めば名幹事になれる特別版をまとめてみました。どうぞご活用ください。

【目次】
1.店選び:ポイントは上司や同僚を巻きこむこと
2.料理選び:お得なコースや飲み放題を活用
3.出欠確認:直接相談&ツール活用でさばく!
4.トップの人たちの席順を固めておこう
5.当日の流れを決め、挨拶や乾杯を依頼
6.余興のゲームは誰でも盛り上がれるものを
7.スムーズに二次会へ誘導しよう
8.カラオケなら「おもてなしの精神」を発揮

2018.10.01 文章 / PARAFT編集部

幹事になったら速攻で進めたい3つのこと

出典:ぱくたそ

▼ 幹事がまずすべきこと
忘年会・新年会の幹事になったら、
1.店選び
2.メニュー選び
3.出欠確認
この3つを速攻で進めます。

年末年始はお店の奪い合いになるので、早く動きましょう。

▼ 1.店選び:ポイントは上司や同僚を巻きこむ
店選びの成功ポイントは、上司や先輩、レストランに詳しい人たちを巻き込むこと。評判の良い店を見極め、一気に進めましょう。
次のように動きます。

(1) 前年度の幹事から情報収集する
前年度の幹事から、お店と予算の情報を収集。毎年恒例の余興などがあるのか確認します。幹事業務の注意点も聞き出しておくと、参考になるはずです。

(2)上司の意向を聞く
本部長や部長など、参加予定者のなかで一番エライ人のところに行き、「幹事を務めさせていただきます。よろしくお願いします」と挨拶します。同時に、店と日時について聞きましょう(エライ人がいつなら参加可能か、店の相談と一緒に聞きます)。

(3)「宴会部長」に聞く
職場にいる宴会好きや、お店の情報に詳しい人がいると思われます。姉御肌でおしゃれなお店に詳しい女性社員や、職場の兄貴分の男性社員などに相談しましょう。

相談を受けた人は悪い気がしないはず。忘年会や新年会の成功のため一緒に考えてくれるでしょう。こうして味方を増やせば、当日の進行も心強いです。

(4)飲み会の下見は必須、当日をシミュレーション
候補の店が決まったら、候補の日時に予約が入るか確認。そのうえで、少なくとも第1候補の店には実際に出向きます。チェックポイントは次の点です。

・個室に近い状態で一体感が保てるか
・ほかの客の声がうるさく響いてこないか
・トップの人たちが落ち着いて座れる「上座」があるか
・女性もくつろいで楽しめるか
・畳でなく、掘りごたつかテーブルの席がないか
・コースメニューが参加者に満足してもらえる内容か

▼ 2.料理選び:お得なコースや飲み放題を活用
【予算について】
基本的に、例年の金額どおりに会費を設定。余興で景品を出すなら、総予算から費用を差し引いて、いくらになるか計算してください。

予算の範囲内で、どれだけ満足度の高い料理とドリンクを提供できるか、幹事の腕の見せどころです。

【合計額が事前にわかる飲み放題付きコースがおすすめ】
料理はコースメニューを利用し、飲み放題を付けましょう。飲み放題付きなら支払額も開催前にわかります。店のサイトなどを見て、予算内でおさまるコースがあるかチェックしてください。店によっては忘年会・新年会向けのお得なコースがあります。

▼ 3.出欠確認:直接相談&ツール活用でさばく!
【日程調整と出欠確認】
店選び・料理選びと並行して、日程調整と出欠確認を進めます。大切なのは、トップやキーパーソンに対しては、直接会って都合を聞くこと。それによっていろいろと協力や助言も得られるでしょうし、がんばっていることを示せます。

【都合を聞き、最終的に日時・場所を伝える】
ここまでで日程調整のメドが立ってくるはずです。絞り込まれた日のうち、いつがいいか、今度は参加予定者全員に広く聞きます。メールや無料のスケジュール調整ツールを使い、参加予定者全員に問い合わせましょう。

職場によっては全員に聞かないで、日時を決めてしまうところもあると思います。会社が例年、どこまで日程調整しているのか、確認した上で進めていきましょう。

次の例文のようにまとめて送ってみましょう。
[例文]
件名:【日程調整 今週中に返信ください】忘年会(または新年会)の日程について

各位

お疲れ様です。
今度の忘年会(あるいは新年会)幹事をさせていただきます〇〇です。
お忙しいところ恐縮ですが、
日程のことでご相談させていただきます。
△月○日~△月□日のご都合はいかがでしょうか。
いずれも午後〇時スタートで考えております。

今週中にご参加可能な日をお知らせいただけると助かります。
皆様のご予定を踏まえて、日程やお店を決め、改めてご連絡いたします。
どうぞよろしくお願いいたします。

幹事 □□


▼ 日程調整にツールを利用
飲み会の参加人数が多いなら、下記の無料のスケジュール確認ツールなどを日程調整に利用すると便利です。
・調整さん
・調整丸
・とっとと決め太郎
忘年会(新年会)の日時を絞り込めたら、上司や先輩に報告したうえで予約。正確な出席人数が分からなくても、とりあえずの人数でおさえます。取れたら、上司や先輩に改めて報告したうえで、全員に出欠確認をしましょう。

※ 二次会も予定しているなら先に店を予約して、まとめて伝えておくと当日スムーズに移動できます。

▼ 出欠確認で盛り込む内容
出欠確認の連絡に盛り込みたい内容は次の点です。
1.開催日時
2.お店の名前、住所、電話番号
3.参加費
4.お店の地図(地図のページのアドレスでも可)
5.出欠の返信期限

このほかに、参加をキャンセルする場合はいつまでに幹事に連絡してもらいたいのか盛り込みます。下記のような文面で出欠確認のメールを送りましょう。

[例文]
件名:【出欠確認 ○日までに返信ください】忘年会(あるいは新年会)について

各位

お疲れ様です。
忘年会(あるいは新年会)の日時・場所が決まりましたので、
ご報告させていただきます。
恐れ入りますが、
出欠のご回答を今週中にお願いできないでしょうか。

出欠ご回答締め切り:○月○日(△)○時

日時:○月□日(□)○時~
場所:レストラン「○○○○」
   東京都渋谷区渋谷○-○-○
   電話:○○-○○○○-○○○○
   渋谷駅徒歩8分
   お店の地図 http://xxxx.xxxx.xx
参加費 ○千円
.
参加費は事前に集金しますのでご協力ください。
参加のキャンセルは恐縮ですが、○日△時までにご一報ください。
それ以降のキャンセルはすべて参加費が発生してしまいますのでご了承ください。
どうぞよろしくお願いいたします。

幹事 □□


▼ 出欠確認も調整ツールを使用
出欠確認にも、「調整さん」など調整ツールが便利。出欠確認にツールを使う場合は、出欠確認メールに調整ツールのURLを加えて連絡しましょう。

[例文]
件名:【出欠確認 ○日までに返信ください】忘年会(あるいは新年会)について

各位

お疲れ様です。
忘年会(あるいは新年会)の日時と場所が決まりましたので、
ご報告させていただきます。
ご多用のところ恐れ入りますが、
出欠のご回答を下記のURLからご登録ください。

出欠ご回答締め切り:○月○日(△)○時
出欠のご回答はこちらから http://xxxx.xxxx.xx

日時:○月□日(□)○時~
場所:レストラン「○○○○」
   東京都渋谷区渋谷○-○-○
   電話:○○-○○○○-○○○○
   渋谷駅徒歩8分
   お店の地図 http://xxxx.xxxx.xx
参加費 ○千円

参加費は事前に集金しますので、ご協力ください。
参加のキャンセルは、○日△時までにご連絡ください。
それ以降のキャンセルはすべて参加費が発生してしまいますのでご了承ください。
どうぞよろしくお願いいたします。

幹事 □□


▼ 開催日近くの流れ
出欠確認を行い、開催当日までに1~2回ほど確認のメールも送ります。開催日が近づくと、上司や先輩からキャンセルの連絡が届くのでキャンセルの人数を集約し、キャンセル料が発生する日の前日までに、店に正確な人数を伝えるようにします。

忘年会・新年会の準備)各方面に細やかな目配りを

出典:PARAFT

忘年会・新年会の開催日までに、次の調整・手配もしておきましょう。

▼ 4.トップの人たちの席順を固める
【席順に留意するのは大事なビジネスマナー】
会社の集まりにはかなり厳格な「席順」があり、忘年会や新年会も例外ではありません。予約したお店で参加者トップクラスの人たちにどこに座ってもらうか、頭のなかで席順を固めておくといいでしょう。
当日、イメージに沿って上司たちを「上座」に誘導してください。

【上座について】
席順は、どこが上座(かみざ)なのかから考えるとわかりやすいです。入口から入って一番奥の席が、一番重要な人の座る場所。

ただ、入り口から見て奥のほうが3列以上であれば、一番上座はその中央になります。端っこではありません。その両隣が二番目、三番目に重要な人が座る場所です。

【下座について】
下位の人が座る席は下座(しもざ)。一番の下座は入口に一番近いところです。幹事は一番下座に座ります。手伝ってくれる同期や後輩がいたら、近くに座ってもらうと何かと助かるでしょう。

【宴会部長の配置】
このほか、「宴会部長」と言われるほどの元気な先輩たちを要所に配していくことが大事です。会社の忘年会や新年会には、あまり宴席が好きでないという控えめな人も参加します。

そういう方は端っこではなく真ん中に座ってもらい、要所に声の大きい宴会部長を配置。宴会部長を中心にみんなをひとつにしていくのが望ましい席順です。

【女性への配慮】
女性社員にも配慮を怠ってはいけません。上司の隣に座らせ、お酌をさせるのはNGです。テーブル席であれば、トイレに行く際、さっと行ける席が望ましいでしょう。

忘年会・新年会の開催前に座席表をつくる職場もあります。一方、当日に社会常識として、トップに上座をすすめる程度の職場もあります。あなたの会社では例年、どんなふうに席順を決めているのか、先輩たちに聞いて従っていきましょう。

もう少し詳しく知りたい人は次のページをご参照ください。
>> 飲み会を成功させるための席順の鉄則

▼ 5.当日の流れを決め、挨拶や乾杯を依頼
▼ どれだけ準備したかで成否が決まってくる!
忘年会や新年会は一般的に、次の手順で進めていきます。乾杯や挨拶などは当日、いきなりお願いするのではなく、事前にしかるべき人に頼んでおくようにしましょう。上司や先輩に相談しながら、適任の人を見定め、直接会って依頼します。

写真や動画を撮影したい場合は、事前に担当者を決めて任せてしまうといいでしょう。

【忘年会や新年会の進行手順】
(1)開会宣言(幹事がする)

トップの人など職場のキーパーソンに「定刻になったので始めていいでしょうか」と了解をとります。
次の「初めの挨拶」「乾杯の音頭」を担当してもらっている上司にも、「始めますのでこの後、よろしくお願いします」と伝えます。
そして、幹事自ら開会宣言をして、「初めの挨拶」をしてくれる上司へつなぎます。

例)本日はお集まりいただき、ありがとうございます。お待たせいたしました。これより○○部の忘年会(あるいは新年会)を始めたいと思います。初めに、○○部長よりひと言、ご挨拶をいただきます。○○部長よろしくおねがいします。

(2)初めの挨拶(参加者中、1番上位の人)
初めの挨拶は、参加者の中で1番上位の人にお願いします。早めに依頼しておき、当日開催前にあらためて「今日はよろしくお願いします」と声をかけておきましょう。

(3)来賓の挨拶(来賓がいる場合)
取引先などの来賓を招いているとき、ここでひと言、ご挨拶をいただきます。幹事のほうから簡単な紹介をした上で、挨拶を依頼します。

(4)ご厚志の紹介
通常の参加費のほかに、トップの上司などからご厚志(プラスアルファの支援金)をいただいている場合は、次のようにさりげなく紹介します。

例)○○部長よりご厚志を頂戴しておりますので皆様にご報告いたします。

(5)乾杯の音頭(参加者中、3番目に上位の人)
続いて乾杯です。乾杯の音頭は、参加している人の中で3番目にエライ上司に依頼しておきましょう。次のように紹介します。

例)それでは乾杯の音頭を○○課長にお願いしたいと思います。皆様それぞれにグラスのご用意をお願いします。○○課長よろしくお願いします。

ホテルのパーティー会場なら、給仕係が参加者にお酒やソフトドリンクの入ったグラスを回してくれます。レストランや居酒屋なら、幹事が乾杯の音頭をとってくれる上司を紹介するタイミングで、それぞれグラスにビールなどをつぎ合います。

乾杯の音頭をとってくれる上司が手短に挨拶し、その上で「それでは皆さん、ご唱和願います。乾杯!」とやりますから、みんなでグラスを掲げて唱和。乾杯が終わったら、グラスをテーブルに置き、みんなで拍手します。幹事は、すかさず「それではみなさん、ご自由にご歓談ください」と食事する流れをつくっていきます。

(6)余興や参加者のひと言スピーチ
しばらく食事をしながらの歓談としますが、この間、幹事はできるだけ上司たちにビールをついでまわるといいでしょう。

その後、宴会の趣旨に沿って、参加者のうち何人かがひと言を述べていくのがよくあるパターンです。忘年会なら年間売り上げ優秀者の表彰と、本人からのひと言スピーチという会社もあるでしょう。

幹事があらかじめトップに「今年もっとも輝いていた”我が部のМVP”」などを選んでもらい、表彰とひと言スピーチという職場もあると思います。異動で去っていった人からメッセージをいただいておき、それを幹事が読み上げてもいいでしょう。

宴会は2時間くらいで終わるのが一般的です。長くても2時間半を超えない方がいいでしょう。飲み会のコースメニューが順調に運ばれ、追加のオーダーも終わった時点で、早めに会計を済ませると、二次会への誘導もスムーズにできます。

(7)締めの挨拶(参加者中、2番目に上位の人)
締めの挨拶は、会社の飲み会では参加者の中で2番目に上位の人にお願いしておきましょう。そろそろ締めのタイミングだと思ったら、幹事はまずトップの人やキーパーソンに「そろそろ締めに入りたいのですが、どうでしょうか」と尋ね、了解を得ます。
その上で、締めの挨拶をお願いしてある上司に「そろそろ締めに入りますので、この後、締めのご挨拶をよろしくお願いします」と耳打ちしましょう。

例)皆さん、宴もたけなわではありますが、お時間のほうがまいりました。締めの挨拶を、○○副部長にお願いしたいと思います。○○副部長、よろしくお願いします。

締めの挨拶では、最後に「一本締め」「三三七拍子」などを参加者全員で行うことが多いです。そのときには、挨拶してくれた上司が参加者全員に起立を促し、「皆さん、お手を拝借」と声をかけます。みんなが構えたところで、「よ~おっ」と発声し、手締めを行います。締めの挨拶をしてくれる上司が事前に「手締めは別の人にやってもらってくれ」と言っていたら、幹事のほうで、だれか先輩にお願いしておくといいでしょう。

(8)閉会の挨拶(幹事)
手締めが終わったら、すぐ店を引き上げる体勢に入りますので、手短に「これでお開きとさせていただきます。本当にありがとうございました」と閉会宣言をしましょう。同時に、二次会に誘導していってください。

以上が、忘年会・新年会のおおまかな流れです。幹事を拝命したら、この流れを頭に入れて準備を進めていってください。下記のページで、もう少し詳しくご紹介していますので、もっと知りたい人はご参照ください。
>> 乾杯から締めの挨拶まで 飲み会の流れとは

余興から二次会手配まで周到に準備しておこう

出典:Frame illust

忘年会や新年会がうまくいくかどうかは、事前の緻密な準備によって決まります。余興としてゲームをやるなら、次のようなことに留意してください。

▼ 6.余興のゲームは誰でも盛り上がれるものを
【ゲームの決め方】
忘年会や新年会の余興をうまく盛り上げるためには、誰もが楽しめて、みんなでひとつになれるゲームを用意しましょう。万人受けのする素敵な景品を付けると、白熱します。

例年どんなゲームをしてきたのか歴代の幹事に聞いておきましょう。毎年同じゲームをしているなら、踏襲しつつ自分なりに少しアレンジする作戦でいいかもしれません。毎年ゲームが違うのなら、自分なりに発案して、上司や先輩たちに事前に相談しておきましょう。

おすすめは、
・第1に単純明快なゲーム。シンプルであればあるほど盛り上がります。
・第2に、全員参加かチーム対抗型のゲーム。傍観者をつくらず、一体感を出していきましょう。

【みんなが熱くなるような景品を用意】
いい景品を用意するのも大事です。
(1)万人受けするもの
(2)知名度の高いもの
(3)ゴージャス感のあるもの
などがいいでしょう。

たとえば、
・豪華な食事券
・東京ディズニーリゾートやUSJのペアチケット
・有名温泉の日帰り券
・高級グルメのギフト券
などがあります。かさばるものや、重たいものは持ち帰るのが大変ですから、避けたほうがいいでしょう。

下記のページでもう少し詳しく解説しております。
>> 会社の飲み会が盛り上がるゲームはこれだ

▼ 7.スムーズに二次会へ誘導しよう
【会計は早く済ませる】
二次会がおろそかにならないようにご用心くださいね。あらかじめ二次会の場所を決めておき、一次会の会計処理や忘れ物のチェックをさっさと終えて移動できるようにしましょう。

会計処理でもたつくと、なかなか二次会へ進んでいけません。会計を早く済ませられるように工夫しておきたいところです。参加者から会費を集めるのに手間どるため、会費集めは、事前に済ませておくのが望ましいです。

あるいは後日に請求することにして、クレジットカードで先にまとめて払ってしまってもいいでしょう。

【その他の振舞い】
来賓がいる場合は、事前に帰りのルートを聞いておき、タクシーを呼ぶならしっかり予約しておきましょう。この時期はタクシーをつかまえにくいので注意してください。

会計処理のほかに、ハンガーにかけていたコート・上着類の受け渡し、忘れ物のチェックなど、細々とした仕事があります。こうしたことは事前に担当者を決めて、任せてしまいましょう。その担当者たちの進行状況を見計らいながら、早めに店の外に出ていき、みんなを二次会の場所へと引っ張っていきましょう。

【二次会の店は事前に予約】
忘年会や新年会のシーズンには、二次会にぴったりの店は早くにおさえられていることが多いです。そのため事前に予約しておくようにしましょう。カラオケに行くのか、それともバーなどに繰り出すのか、上司や先輩に相談して決めます。

この時期はタクシーをつかまえるのが難しい場合があります。電車や地下鉄などでも移動できる先を選んでおきましょう。もちろん歩いていけるのがいちばん望ましいです。

できれば一次会の出欠確認をする際に、二次会についても出欠をうかがっておきましょう。あらかじめ一次会の店と一緒に、二次会の店の住所や電話番号も参加者に伝えておけば、スムーズに移動できます。

下記のページでさらに詳しくお伝えしております。
>> 名幹事は二次会にも手を抜かない

▼ 8.カラオケなら「おもてなしの精神」を発揮
【二次会のカラオケのコツ】
会社のカラオケは、友人と行くカラオケとはまったく異なり、大切なビジネスシーンのひとつだと心得ておきましょう。会社のカラオケで求められるのは、参加者に喜んでもらおうという「おもてなしの精神」です。

カラオケ店に移動したら、まず上司には基本的に、ゆっくりくつろげる奥の方のソファに座ってもらいます。カラオケが大好きな「宴会部長」の先輩たちには、その人たちだけで固まらず、うまくちらばってもらうのが理想的です。

ドリンク類は、幹事が半ば強引でも構いませんので、どんどん注文してください。みんながメニュー表に目を落として考え始めたら、盛り上がりません。幹事が「ハイボールの人は何人ですか?」「ウーロン茶の人は手を上げてください」という具合で、リードしていきましょう。

【みんなが知っている曲で切り出そう】
幹事は、真っ先に自分でカラオケを歌ってしまいましょう。とにかくすぐカラオケを始めることです。うまくなくても構いません。大事なのは、みんなが知っている歌いやすい歌を選ぶこと。暗い曲や重たい曲は避けて、ノリのいい曲にしてください。

ノリのいい曲を最初に流すことで、この日のカラオケ選曲の流れをつくってしまいましょう。

▼ 幹事業務の基本なども押さえよう
くわしい幹事業務の基本を紹介した記事や、働きやすい環境で飲み会も行われている企業の記事も併せて読まれています。ぜひ押さえてみてください!
>> 店選びで株を上げる8つのポイント
>> 予算内で賢く最高の料理を選ぶ術
>> 飲み会の日程調整・出欠確認を賢くこなす
>> 幹事必見!撮影手配し宴会を2度楽しむ
>> もてなし上手 お酒の注ぎ方・作り方
>> 取引先を飲み会に招くときの注意点
>> きれいな手締めで飲み会をまとめよう
>> 急性アルコール中毒のリスク管理も忘れずに
>> 会社のカラオケ!盛り上がる曲・しぼむ曲
>> 飲み会翌日、幹事はお礼で差をつけよう
>> 女子座談会インタビュー・私たちは変えてもらうのを待たない

WRITER

編集部チーム

PARAFT編集部

忘年会・新年会の翌日には必ず朝いちばんで上司や先輩にお礼を言うようにしましょう。すべて見事に終わらせることができれば、あなたはきっと「名幹事」だけでなく、「できる人材」という評価も得られるのではないでしょうか。会社の飲み会は職場の中心的な人たちと一緒に動かしていくプロジェクトといえます。忘年会・新年会という最も大きなプロジェクトを動かす中で、あなたは多くの学びを得ることでしょう。

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