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幹事スタッフの記事

受付・司会…幹事は協力! 【50代元新聞記者の幹事テク集】:r000017003277 | PARAFT [パラフト]

2018.10.01

幹事スタッフの記事2018.10.01

幹事仕事 分担してもらおう

受付・司会…幹事は協力! 【50代元新聞記者の幹事テク集】

keyword: 幹事スタッフ 飲み会 受付 幹事 撮影

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会社の飲み会で幹事をやることになったら、成功させるために「まわりを巻きこむ」ことを意識してください。当日の受付、司会、会計、撮影などの仕事も、まわりの同期や後輩に協力してもらうようにしましょう。良好なチームプレーでこれらの仕事を進めることができれば、素敵な飲み会になること請け合いです。この記事では、いかにまわりの人を巻き込むか、そのポイントをご紹介します。当日、どんな協力スタッフがいるとうまくいくか、チーム構成案もお伝えしますのでご参照ください。

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2018.10.01 文章 / PARAFT編集部

飲み会幹事はプロジェクトリーダーのようなもの

出典:Frame illust

▼ プロジェクトリーダーという意識を持とう
【飲み会の幹事=下っ端の雑用ではない】
会社飲み会の幹事仕事は、「下っ端の雑用」ではありません。もし、下っ端の雑用だと思って幹事仕事をすると、うまく飲み会をまとめられないでしょう。とてもひとりでやりきれるものではないのです。

【幹事はプロジェクトリーダー】
会社飲み会の幹事は、飲み会という一大プロジェクトをまとめるプロジェクトリーダーのようなものです。あなたはプロジェクトリーダーとして、仲間を引っ張り、それぞれに適任の仕事を割りふって、進めてもらわなければいけません。

【ひとりで切り盛りはNG】
それなのに、自分ひとりで切り盛りしようとしていたら、みんなはどう動いていいかわからず、ただの飲み会参加者にとどまってしまいます。飲み会の進行をタニンゴト(他人ごと)とみなしてしまいます。そうならないために、あなたはプロジェクトの下っ端係の雑用ではなく、プロジェクトリーダーなのだという意識をまず持ちましょう。

▼ 相談に乗ってもらい、巻きこんでいこう
プロジェクトリーダーに必要なのは、まわりの人たちをプロジェクトに巻きこんでいく力です。
飲み会の幹事を拝命したら、次のことを意識して行っていきましょう。

【1.キーパーソンに報告・連絡・相談をしていく】
まずは上司や先輩対策です。

飲み会を仕切る上司や、まわりに影響力のある上司、それに宴会男・宴会女の諸先輩を早いうちに巻きこんでいきましょう。ポイントは報告・連絡・相談(いわゆるホウレンソウ)を繰り返すことです。

相談を受ければ、だれでも嫌な気分にはなりません。何とかしてあげようとアドバイスをくれます。その後の報告・連絡もこまめにしていけば、相手は飲み会を自分の問題としてとらえてくれるようになります。いわゆるジブンゴトにしてくれる人が増えてきたら、もうあなたはひとりではないと思います。どんな店を会場にしたらいいかなど、みんなで考えていきましょう。

【2.同期や後輩たちと幹事チームをつくっていこう】
上司や先輩たちと飲み会のことで盛り上がっていけば、同期や後輩たちもその中に入ってきてくれることでしょう。

同期や後輩たちにも報告・連絡・相談をしていきましょう。報告・連絡・相談、とくに相談を持ちかけていき、相手が飲み会をジブンゴトにしてくれるように持っていきましょう。

そして飲み会当日に手伝ってくれるようにお願いしていきましょう。命令口調で強要したら、いい飲み会はできません。頭を下げて、助けてもらいましょう。「この人といっしょにプロジェクトを動かしていきたい」。そう思わせるようなビジネスパーソンになっていけるといいですね。

飲み会の前にチームプレーを仕込んでおこう

出典:Frame illust

▼ どれだけ事前に仕込んでおけたかで成否が決まる!
飲み会当日に向けて、実際にこまごまと動く実働部隊をつくっていきましょう。

上司や先輩に報告・連絡・相談した上で、同期や後輩たちにお願いし、当日の幹事仕事をいろいろと分担してもらいましょう。飲み会の規模にもよりますが、大きな飲み会の場合には、次のような係がいたら、大変助かると思います。

【1.受付】
飲み会会場の入口で会費を徴収するなら、受付担当がいたほうがいいでしょう。幹事本人は時間が来たら飲み会の進行にかかわらないといけません。遅刻してきた人からしっかり会費を徴収するためにも、少なくとも受付補佐をだれかに担当してもらえるといいですね。

【2.会計】
だれかが会計を担当し、店への支払いをやってくれると、飲み会の最終段階で幹事の負担がぐっと減ります。お金を任せられる人物を見極めて、頼りにしてしまいましょう。

【3.司会(補佐)】
大きな飲み会では、司会は2人いたほうがいいです。男女ペアが理想的です。2人の掛け合いで盛り上げていきましょう。幹事本人が司会する場合、もうひとり誰かにアシスタントをお願いするといいでしょう。

【4.撮影】
撮影に専従するスタッフがいると心強いです。飲み会のいろんなシーンを記録に残しましょう。飲み会翌日などに、参加者にお礼のメールを送る際、写真を添付して送れるといいですね。

【5.余興担当】
宴会男、宴会女の力を借りて、余興を盛り上げていきましょう。相手が先輩なら、あなたはその先輩のアシスタントとして、先輩が光り輝くように仕向けていきましょう。

【6.来賓担当】
飲み会に取引先などの来賓を招くなら、その方に失礼のないように、いろいろとフォローする担当者をつけましょう。その来賓をよく知っている人に依頼するといいでしょう。

【7.撤収担当】
飲み会が終わったら、幹事本人はすぐに二次会に向けてみんなを誘導していかなければなりません。飲み会会場に忘れ物がないか、確認して最後に移動する撤収担当がいるといいですね。

【8.二次会担当(補佐)】
二次会がとくにカラオケの場合には、幹事は最初を盛り上げるように努めましょう。みんながもたついていても、どんどん始めていったほうがいいです。その際、先頭を切って歌い始めるか、飲み物をオーダーするか、どちらかを担当してくれる人がいると、スムーズにいくはずです。

以上のような係がいたら、幹事はとても助かることでしょう。

▼ 幹事チームをつくる
係をお願いする際は、ていねいに説明しましょうね。飲み会をジブンゴトにして、幹事といっしょになって考え、臨機応変に対応してもらえると強いです。そんな幹事チームをつくれたら、飲み会当日がとても思い出深い時間になることでしょう。

飲み会当日のチームプレーをその後も生かしていこう

出典:Frame illust

▼ 飲み会終了後は絆ができる
飲み会という一大イベントを無事に乗り切ることができたら、あなたが築いた幹事チームは大きな達成感を共有することになります。その達成感は、飲み会終了後に消えてしまうものではありません。少し大げさに言うなら、メンバーの絆となっていくでしょう。

あなたは飲み会翌日、相談に乗ってくれた上司や先輩にお礼をしっかり言うだけでなく、いっしょに頑張ってくれた同期や後輩たちに心を込めて「ありがとう!」を言うようにしましょうね。

▼ 幹事はプロジェクトリーダーの経験を積むチャンス
こうして一連の幹事仕事を通じて、あなたはプロジェクトリーダーの経験を積むことができるのです。若い年次のうちに、上司や先輩たちまで巻きこみ、同期や後輩たちを指揮する機会はなかなかないと思います。

このプロジェクトをうまく仕切ることができれば、上司や先輩たちも、きっとあなたを評価してくれると思います。たかが幹事、されど幹事です。せっかくの機会ですから、ぜひ、チームプレーを満喫していきましょう!

▼ チームで飲み会を成功させよう
幹事のチームを作ったら、あとはいろいろな準備をするだけ。下記の記事を読んでさまざまなテクニックを身につければ、チームで飲み会を成功させられます。

>> 店選びで株を上げる8の極意【50代元新聞記者の幹事テク集】

>> 予算内で最高の料理を選ぶ技【50代元新聞記者の幹事テク集】

>> 飲み会の席決め!くじ引きや席替えの工夫も【会社飲み会の幹事】

>> 一本締め・三本締め・一丁締めの違いを50代元新聞社員が解説!

▼ 『PARAFT』編集部おすすめビジネス記事
『PARAFT』では、自由な働き方に特化した求人情報を掲載しています。在宅勤務と出社という柔軟な働き方を行い、キャリアと子育てを両立している女性のインタビューをご紹介します。
>> 「キャリアも子育ても両立させる「在宅勤務×週1出社」な働き方

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編集部チーム

PARAFT編集部

幹事は飲み会当日、幹事スタッフを務めてくれる同期や後輩たちの動きをしっかり見ておきましょう。誰かがミスをしたら、ミスを責めるのではなく、いっしょになって臨機応変に動きましょう。誰かがいい仕事をしてくれたら、心の底から「ありがとう!」を言うようにしましょう。これはプロジェクトリーダーの基本かもしれません。基本を身につけ、ビジネスパーソンのキャリアを磨いていきましょうね! 。

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