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ハプニングの記事

飲み会ハプニング対策・前編:先を読もう【会社飲み会の幹事】:r000017003282 | PARAFT [パラフト]

2017.11.29

ハプニングの記事2017.11.29

想定外への対応術

飲み会ハプニング対策・前編:先を読もう【会社飲み会の幹事】

keyword: ハプニング 飲み会 幹事 危機管理 準備

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会社の飲み会ではハプニングがつきもの。けれども、一見ハプニングと思われることでも、かなりの部分は事前に対策を打っておけば防ぐことができるものです。防ぐことのできないハプニングもたくさんありますが、そんなときにも臨機応変に対応する体勢を事前に整えておくことはできます。ハプニングにも強い優秀な幹事になるための秘訣をご紹介します。

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2017.11.29 文章 / PARAFT編集部

ハプニングの芽をつぶし、立ち向かう体勢も整えておく

出典:Frame illust

▼ 「ハプニング」の多くは事前に想定して対処できる

飲み会が近づいてくると、幹事のあなたには思わぬハプニングが次々と襲いかかってきます。飲み会でまったくハプニングが起こらないことのほうが珍しいでしょう。

ハプニングにいかに対処するか。

これが会社の飲み会幹事になったら、しっかり考えておかなければならないことです。

そんなの無理?

いえいえ大丈夫です。ハプニングを冷静に分析してみると、結構、事前に想定して対処しておけるものが多いのです。幹事を拝命したら、過去に幹事をやったことのある先輩たちにヒアリングして、どんな失敗やハプニングが考えられるか、教えてもらいましょう。その情報を生かして、事前にかしこく対応策をとっておきましょう。

この記事では、多くの飲み会で起こりうる「ハプニング」を列挙させていただいております。それらのハプニングが発生しないようにするためには、どうしたらいいか、考えてみてください。そして手を打っておけば、飲み会は確実に成功します!

▼ 「ハプニング」に備えて応援団をつくっておこう

いろんなハプニングを想定して対応策を講じておいても、飲み会では新種のハプニングが襲ってくることがあります。それはもう覚悟して、腹を据えましょう。

大事なのは、ハプニングが発生したときに、あなたひとりで抱えこまず、周りの人たちといっしょになって克服していくことです。みんなでいっしょに克服していく体勢ができていれば、ハプニングなんて怖くありません。むしろ、みんなで同じ方向を向いてがんばる!という貴重な思い出を得られるでしょう。

会社の飲み会の幹事を拝命したら、上司や先輩たち、そして同期や後輩たちに頭を下げ、相談に乗ってもらったり、協力してもらったりする体勢をつくっていきましょう。いわば、あなたの応援団を形成していくようなものです。

飲み会の場合は、キーパーソンとなる宴会男・宴会女の協力も必ず仰ぎましょう。そうして応援団を形成していけたら、その応援団は飲み会当日に、そのまま危機管理のために機能します。

何かハプニングがあったら、上司や先輩たちに報告・相談し、あるいはハプニングに対処している自分の姿をきちんと見ておいてもらい、応援してもらいましょう。

ドタキャンには予防線をはっておこう

出典:Frame illust

想定されるハプニングを個別に見ていくことにしましょう。それぞれのハプニングについて、事前の回避策と発生時の対処法をまとめてみました。

▼ ドタキャンが続出!

「悪い、悪い、急な用事が入っちゃってさ」。

飲み会が近づいてくると、こんなふうにドタキャンの嵐がやってくるおそれがあります。

① 事前にするべきこと

まず予約時、お店に出席人数の変更がいつまで可能か、確認しておきましょう。その上で、飲み会の案内メールなどを出す際、「○月○日以降はキャンセル料金が発生します。このため万一、出席をキャンセルするときは○月△日○時までに必ずご一報ください。それ以降のキャンセルについては、会費をご負担いただくことになりますのでご理解ください」などと、ルールを決め、伝えておきましょう。それによってドタキャンを減らす効果が生まれます。またドタキャンされても、赤字が発生するリスクはなくなります。

このルールを大前提にしながらも、角が立たないように、こまめに参加予定者のところをまわり、「ご出席ありがとうございます。楽しみにしてます。万一出られなくなったら△日までによろしくお願いしますね」と声をかけるように努めましょう。

② 発生時の対処法

お店にはキャンセル料金が発生する前日までに必ず、人数変更を伝えておきましょう。それ以降のキャンセルについては、キャンセルした人から会費をいただき、お店にはキャンセル料を払うようにしましょう。

▼ 飛びこみ参加が続出!

「出席の返事、出してなかったけど、やっぱり出席できそうだからよろしく!」。

こんな連絡を飲み会ギリギリに受けて、ドッヒャーとなることもあるでしょう。

① 事前にするべきこと

事前の回避策は2点あります。まず飲み会の案内メールなどを出す際、「出欠の返事は必ず○月○日までにお願いいたします」と期限を区切っておくことです。それから、お店に予約を入れる際、少し多めの人数で頼んでおくことです。

例年、どれくらい飛びこみ参加があるのか、どれくらいドタキャンがあるのか、過去に幹事を務めたことのある先輩に聞いておくと参考になるでしょう。人数を読むのは本当に難しいですが、飛びこみ参加を想定しておかないと、飲み会当日にせまいところにぎゅうぎゅう詰めになるリスクがありますのでしっかり織りこんでおきましょう。

飛びこみ参加しそうな要注意人物のところにはこまめに行って、やんわりと、早めに決めてくれるようにお願いしておきましょう。

もし大人数の飛びこみが考えられそうなら、テーブル席ではなく、人数の調整がしやすい畳の席を予約するといいでしょう。

② 発生時の対処法

ドタキャンとのプラスマイナスゼロの着地点を目指します。万一、想像以上の人数の飛びこみが合った場合は、上司や先輩に相談し、あらかじめ予約しておいた席とは別に、その店で早めに別の席も確保しておきましょう。たとえば4席のテーブルを別個にキープしておき、当日は順番に本隊の場所に顔を出すようにするといいでしょう。

本隊のスペースに無理に全員を押しこめるなら、あらかじめ参加者に状況を伝え、せまくなることを理解してもらいましょう。

ハプニングを予測して早め早めに手を打とう

出典:Frame illust

▼ 定刻なのに集まりが悪い

会社の飲み会では、定刻に来てくれない参加者が少なくありません。身内の飲み会だという気安さからか、遅刻の常習犯もずいぶんいることでしょう。

幹事としては、これは困りものです。

2時間制限などの飲み放題で予約している場合、ドリンクのオーダーを始めてしまえば、その時点で、まだ来ていない人も含めて持ち時間のカウントダウンがスタートしてしまいます。ちょっと申し訳ない感じがしてしまいます。

まだ来店していない人が相当数いたら、そもそも飲み会を始められなくなります。幹事はピンチに陥ります。

① 事前にするべきこと

こんな事態にならないように、幹事は事前に予防策を立てておきましょう。

過去に幹事を務めたことのある先輩にヒアリングして、もし遅刻者が多いとわかったなら、リマインドのメールを送るときなどに、時間厳守で定刻に始めることを強調しておきましょう。上司に相談して、上司の意向として定刻スタートすることをメールに明記しておいてもいいでしょう。

「定刻になったらスタートいたしますので、遅れることのないようにお願いいたします」と明文化してください。

当日は、幹事のあなたが先発隊を引き連れて早めに店へ向かいましょう。さらに、幹事応援団になってくれている先輩や同期・後輩たちにお願いして、順次、職場に残っている参加予定者を連れて出発してもらいましょう。

定刻スタートの強い意思を、メールの文面と、引率の動きで示してください。

② 発生時の対処法

当日、職場のみんながなかなか出発しそうにないようでしたら、まず、飲み会スタート時に絶対にいてもらわなければ困る人たちをつかまえて、先に店に向かいましょう。最初の挨拶や乾杯の音頭をとる上司、それから主賓たちに動いてくれるように強くお願いしましょう。

飲み会スタート時にいてほしい最低限の人たちを確保したら、定刻を少し過ぎた時点で、上司や先輩の許可を得たうえで始めてしまいましょう。その際、ばらばらに座っていたら、一体感が生まれませんので、散っている人たちに少し席を移動してまとまってくれるようにお願いしましょう。

▼ 道に迷ってたどり着けない人がいる

会社の飲み会で「店の場所がよくわからないんだ」と言って、迷子になっている旨を携帯電話で伝えてくる人もいます。そういう人たちが何人もいると、飲み会を始められないばかりか、どこかに迎えに行かなければいけない局面も出てきます。

① 事前にするべきこと

こういう事態を回避するためには、まず飲み会の案内メールを送る際、地図を添えることが大切です。リマインドメールにも、必ず地図を添えるようにしてください。それから、なるべくまとまって店へ移動するようにしましょう。移動する際、店の場所を地図で確認ずみの人にそれぞれのグループを引っ張ってきてもらいましょう。単独で店に向かう人には、事前に場所の目安を伝えておくといいです。

飲み会の会場がわかりにくい場所だったら、「今回の店は少し迷いやすい場所にありますので、早めにお越しください」と、早めに注意を喚起しておきましょう。

② 発生時の対処法

「迷っている!」と連絡してきた参加予定者がいたら、幹事をサポートしてくれる同期や後輩に対応してもらいましょう。場合によっては、わかりやすい地点まで迎えに行ってもらってください。

WRITER

編集部チーム

PARAFT編集部

会社の飲み会幹事は、プロジェクトリーダーのようなものです。そしてプロジェクトにはハプニングがつきものです。ハプニングへの周到な備えと、ハプニングが起きたときにみんなで克服していく体勢をうまく固めていきましょう。それは飲み会幹事だけでなく、さまざまなプロジェクトにも通じるものです。飲み会幹事での経験はきっと今後の仕事に生きていきます。ハプニングに強いプロジェクトリーダーの資質をバッチリ磨いていきましょう!

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