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ハプニングの記事

飲み会ハプニング対策・中編:下調べが肝心【会社飲み会の幹事】:r000017003283 | PARAFT [パラフト]

2017.11.29

ハプニングの記事2017.11.29

食べ物の不満は怖い!?

飲み会ハプニング対策・中編:下調べが肝心【会社飲み会の幹事】

keyword: ハプニング 飲み会 幹事 危機管理 準備

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会社の飲み会ではハプニングがつきもの。ハプニングが起こることを事前に見越して、対策を講じておくことが幹事には求められます。どうしても避けられないハプニングに対しては、上司や先輩、同期、後輩たちを巻きこんで、みんなで対応していくのがおすすめです。ドタキャン対策などをご紹介した前編に続き、飲み会ハプニング対策の解説を進めさせていただきます。

初心者こそ押さえておきたい!幹事の作法これだけ に戻る

2017.11.29 文章 / PARAFT編集部

飲み会幹事の基本!会費集めは極力、事前に済ませよう

出典:Frame illust

さっそく、いってみましょう。

▼ 釣り銭が足りない

飲み会の会場で会費を集めるとき、みんなからお釣りを求められて、釣り銭が足りなくなることも考えられます。たとえば参加費が4000円だったとして、5000円札や1万円札でお釣りを求められることって多いですよね。釣り銭となる1000円札が足りなくなって、飲み会開始前から混乱し始めたら、ちょっとつらいものがあります。

① 事前にするべきこと

釣り銭切れとならないように、そもそも会費集めは事前に済ませておくのがベストです。

定額のコースに、定額の飲み放題セットを付けて、プレゼントや景品なども早々と調達しておけば、会費は最初に確定できます。「飲み会、よろしくお願いします」と挨拶をしながら、参加予定者から事前に徴収しておきましょう。

もしくは飲み会開催後に徴収するという手もあります。これなら、当日の混乱を回避できます。

当日に会費を集めるなら、釣り銭が切れないように銀行などでくずしておきましょう。できれば幹事のあなたが集めるのでなく、会計係をだれかにお願いして、その人に担当してもらうのが望ましいでしょう。

② 発生時の対処法

できることなら後日徴収に切り替え、当日は幹事が立て替えておきましょう。

釣り銭を切らしてしまったら、幹事の能力が問われます。「釣り銭がない」と参加者に言うのは得策ではありませんので、後日、釣り銭を用意して会費集めするほうがいいです。

だれに釣り銭を渡して、だれにまだ渡していないか、混乱を避けたほうが無難です。早い段階で後日徴収に切り替えましょう。

▼ だれから集金したのかわからなくなった

会社の飲み会でしばしば、「あの人から会費もらったっけ?」ということが生じます。会場で慌ただしく集金すると起こりがちです。

これ、絶対に避けたいですよね。

① 事前にするべきこと

前述の釣り銭切れの件と重なりますが、当日、このような混乱をきたさないように、事前に会費徴収をしておくのが一番です。あるいは後日徴収が望ましいです。

もし、どうしても当日集めるしかないのでしたら、混乱が生じない対策をとっておきましょう。理想的なのは会計仕事が得意な同期や後輩にすべてお願いすることです。幹事が自分で集めるのでしたら、親しい人の分だけでも事前に集めておきましょう。あとは参加者の一覧表をつくって、チェックするなど、混乱を軽減する工夫をしておきましょうね。

② 発生時の対処法

もらったかどうかわからない人に対して、極力早いうちに問い合わせてみましょう。気乗りしない仕事かもしれませんが、時間がたてばたつほど、相手に嫌がられます。思いきって、早くにお詫びし、終わらせてしまいましょう。

締めるところを締めるのが幹事の仕事!

出典:Frame illust

▼ 費用が足りない

たとえばインフルエンザが流行して参加予定者が多数ドタキャンしてしまうなど、人数が激減するハプニングもあります。そうなると、赤字が発生してしまいますね。

追加で料理や飲み物を頼んだり、高いプレゼントや景品を買ったりして、経費がかさむこともあります。これ、結構、大ピンチです。

① 事前にするべきこと

2つに分けて考えましょう。まず「歳入」は確実に入るようにしておきましょう。だれがドタキャンしようとも、キャンセル料が発生する時点以降にキャンセルしてきたら、ちゃんと参加費を払ってもらいましょう。幹事としてはここは軽々に譲れません。ただ、打開策として、みんなでカンパを募り、それによってキャンセル料を補填する作戦もあります。万一、キャンセルが続出したら、上司や先輩に相談してみましょう。

次に、「歳出」は引き締めてかからなければなりません。追加の料理や飲み物は幹事としては許してはいけません。プレゼントや景品も予算の範囲内で購入するのが大原則です。歳出がオーバーしないように、幹事は事前にちゃんとチェックしておきましょう。

② 発生時の対処法

歳入不足は、キャンセル料が発生する時点以降にキャンセルしてきた人たちにきちんと参加費を払ってもらうことで回避できます。もし、それができないとしたら、幹事よりも職場の問題となりますので、早く上司や先輩に相談するようにしてください。

歳出オーバーは、幹事としての能力が疑われますので、絶対に避けたいところですね。別の人にプレゼントや景品の購入をお願いして、それが予算オーバーしたのだったら、幹事としてはそれを許してはいけません。追加の料理なども頼んではいけません。さまざまな事情でそうするしかないのでしたら、上司や先輩に相談して判断をあおぎましょう。

裏ワザとしては、主賓へのプレゼント代については、飲み会に参加しない人にも声をかけ、カンパを募ってもおかしくないでしょう。それによってプレゼント代の予算オーバーを補填するのが一案です。

赤字を幹事がかぶることはやめましょうね。ひとりでかぶらず、上司や先輩に相談して解決策を見出すようにしてください。

▼ 店や料理・飲み物に不満の声!

飲み会の会場が決まった後に、「生魚はイヤ!」「みんなでつつく鍋料理は嫌い!」「焼肉はニオイが最悪!」「座敷なんてありえない!」などと、不満の声が出てくる可能性があります。

カニの専門店に予約を入れたのに、上司や主賓から「アレルギーがあるのでカニはやめて」なんて苦情が来たりします。

さらに飲み会当日、飲み放題メニューに生ビールが入っていなくて、ビールは瓶でしか頼めないことがあります。これに反発して「おれは生ビールを注文する」と言ってきかない先輩がいたりします。

飲み放題メニューに、ソフトドリンクとしてはウーロン茶しか入っていなくて、お酒の飲めない人からブーイングが出ることもあります。

幹事さんって大変です。料理やドリンクには、ハプニングの火種が満載です。

① 事前にするべきこと

店を決める前に、職場でヒアリングは必須です。

上司や主賓から順番に、参加予定者に「絶対に無理な料理」を聞いておきましょう。主だった人には直接聞き、ほかの人には出欠スケジュールを聞く際などに「なお食物アレルギーなどで絶対に無理な料理がある場合は早めにお知らせください」と告知しておくといいでしょう。

飲み放題メニューに生ビールが入っていなかったり、ソフトドリンクがあまりなかったりすることはしばしばあります。お店を決める際に、これらの点は必ずチェックするようにして、ハプニングの芽を摘んでおきましょう。

② 発生時の対処法

食物アレルギーだけはその人にとって深刻な問題ですから、上司や先輩に相談して、誠実に対応することが必要です。まず真摯にお詫びしましょう。そのうえで、コースメニューのなかで問題のない料理をその人に多めに提供しましょう。デザートも含めて、穴埋めするように尽くしてください。後日、お詫びするのも忘れないようにしましょう。

それ以外の要望や不満については、早い段階で上司や先輩に相談しましょう。すべての要望や不満を聞いていたらキリがありませんので、「上司の○○さんに相談した結果、今回は申し訳ないですが予定通りに進めさせてください」と押し切る必要もあります。

その代わりに、間に合うなら、二次会の場所選びなどで要望を極力受け入れるという手もありますね。

いずれにしても、幹事ひとりで対応していたらストレスが溜まるばかりです。ここは上司や先輩を巻きこむことを大原則にしていきましょう。

失敗は笑いに変えてしまおう!

出典:Frame illust

▼ 進行の順番を間違えた

飲み会の当日、司会をしていて、緊張のあまりに進行の順番を間違えてしまうこともあります。たとえば、歓談後のスピーチの順番を間違えてしまうとか、花束を先に渡してしまうとか。これ、十分に起こりえます。

① 事前にするべきこと

スケジュール表を用意して、それを見ながら進めていくのが鉄則です。済んだ個所をペンで消していけば、順番を間違えることはありません。幹事を手伝ってくれる同期や後輩にもスケジュール表のコピーを渡しておき、何かの際には指摘してもらいましょう。

② 発生時の対処法

基本的には「ドジな幹事ですみませーん!」などと勢いよく謝り、罰ゲームとして腕立て伏せをするなど、ミスを笑いで吹き飛ばしていきましょう。

ただ、上司からご厚志(カンパ)をいただいておきながら、それを歓談前にみんなに伝えていなかったり、来賓紹介を忘れていたり、重大なミスの場合は、笑いでは済まされません。そのときは全力で謝りましょう。

ミスをしたら判明次第、上司や先輩に相談したうえですぐにお詫びして、真摯に向き合うのが一番です。気持ちのよい幹事仕事を披露してがんばってください!

▼ 暴走する人が出てきた

お酒の入る宴席では、パワハラやセクハラまがいの言動が出てくることがあります。

① 事前にするべきこと

過去に幹事を務めたことがある先輩などにヒアリングして、要注意人物がいるかどうかチェックしておきましょう。

幹事をサポートしてくれる上司や先輩にも相談して、何か起きたときには助けてもらう体勢をつくっておきましょう。

② 発生時の対処法

パワハラやセクハラは、基本的には幹事ひとりが対処するべき話ではありません。その職場の上司に管理責任がありますので、何かが起きたときには、幹事ひとりで抱えこまず、早く上司や先輩に相談するようにしてください。

パワハラやセクハラで被害を受けている人がいたら、上司や先輩に相談して、被害者がその場から離れられるようにサポートしてください。

※ 酔いつぶれた人が出てきたら、上司や先輩、そして同期や後輩たちとともに対処していきましょう。下記の記事で対処法をくわしくお伝えしております。
>> 急性アルコール中毒のリスク管理も忘れずに

WRITER

編集部チーム

PARAFT編集部

もしかしたら、この記事を読んで、幹事さんは暗くなってしまったでしょうか。ここでご紹介したことはすべて、最悪の事態ばかりです。普通の飲み会でそれほど起こることではありません。ただ、最悪の事態への対処法を知っておけば、幹事さんは強くなります。ぜひ幹事業務を通じて、一段と強いビジネスパーソンになっていってください!

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