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ハプニングの記事

飲み会ハプニング対策・後編:賢い回避術【会社飲み会の幹事】:r000017003284 | PARAFT [パラフト]

2017.11.30

ハプニングの記事2017.11.30

ブーイングは防げる

飲み会ハプニング対策・後編:賢い回避術【会社飲み会の幹事】

keyword: ハプニング 飲み会 幹事 危機管理 準備

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会社の飲み会にはハプニングがつきもの。幹事さん向けにドタキャン対策などをご紹介した前編、そして会費集めなどのトラブル回避策を説明した中編に続き、飲み会のハプニング対策をお伝えします。「ハプニング」の地雷は取り除いておけるものもかなりあります。事前に目配りしてスマートな幹事仕事をしていきましょう。

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2017.11.30 文章 / PARAFT編集部

ブーイングが出ないか、きちんと下見

出典:Frame illust

▼ 席が窮屈になってしまった

会社の飲み会でときどき起こるのが、会場が小さいわりに人数が多すぎるという状況です。

きゅうくつで隣に座った人と肩がくっついてしまうほど。

さらに、テーブルとテーブルをくっつけてセッティングしているために、奥に座った人はトイレに行きづらい!

これはとくに女性から大ブーイングです。

① 事前にするべきこと

飲み会の幹事を拝命したら、候補に挙がった店を下見するのが基本です。自分たちの飲み会にちょうどいいスペースがあるかどうかは、実際に見てみないとわからないことも多いのです。店によっては、○名様までのテーブルとうたっているのに、ちょっと○名様までは無理だろう、というところもあります。ぎりぎり入れそうだと思って予約すると、上記のような事態を招きます。

下見に加えて、グルメサイトなどの口コミもチェックしておいてください。

予約する際は、少し余裕を持った人数でお願いしておくことをおすすめします。飛びこみ参加の続出できゅうくつになることを避けましょう。

② 発生時の対処法

もしぎゅうぎゅう詰めになりそうなら、<中編>でご紹介したように、上司や先輩に相談したうえで同じ店の別のテーブルを追加予約する手があります。たとえば4人分のテーブル席(あるいはカウンター席)を確保しておき、本隊からあぶれた若手社員らに利用してもらいます。順次、席替えして本隊の人と入れ替わってもらいましょう。

ぎゅうぎゅう詰めになって一番まずいのは、トイレに行きづらくなることです。上司や女性陣があまり奥の席に押しこめられないように、席の配置にも目配りしましょう。

▼ 店の音楽の音量が大きすぎる

おしゃれな店だけど、BGMの音量が大きすぎて不評を買うことがあります。

① 事前にするべきこと

会社の飲み会の場合は、挨拶する人の声が全員に伝わらなければ成り立ちません。候補に挙がった店の音楽がうるさすぎないか、ここは大事なチェックポイントですので、下見の際に確認してください。

② 発生時の対処法

このような事態は、本来なら事前のチェックで避けられるはずですが、もし当日行って気づいたとしたら、ダメ元でも音量を少し下げてくれるように、店の人に頼みましょう。

紙とマジックで、いわゆるカンペを作るという手があります。挨拶している人のキーワードを書き、それを笑顔で伝えて回るなど、工夫を凝らしましょう。

▼ 周りの客がうるさすぎて声が聞こえない

下見したときには静かで品のいい雰囲気だったのに、飲み会当日は隣の集団が大騒ぎしていて、もう最悪!

そんなこともよくあります。一番困るのは、自社の飲み会よりもはるかに大きい規模の飲み会が隣で催されている場合です。完全にのみ込まれて、不満のマグマは幹事に向けられます……。

① 事前にするべきこと

完全な個室を確保するのがベストです。小さな店なら貸し切ることもできますので、そうしたまわりの影響を受けない場所で開くことをおすすめします。

それが難しい場合、自社の飲み会が店の中で「最大派閥」になれそうなところを選びましょう。自社の飲み会より大きな宴会客が開かれるおそれがなければ、まずひと安心です。

② 発生時の対処法

まわりがうるさいときには、参加者は遠くの人と会話できないため、それぞれのテーブルのなかだけで歓談するようになりがちです。このため、全体の一体感が生まれません。そこで、ときどき席替えをして、少しでも多くの人と歓談できるように仕向けましょう。

飲み会は思うように進んでくれない!

出典:Frame illust

▼ 料理や飲み物がなかなか出てこない

店が混んでいると、料理や飲み物を頼んでもなかなか出てこないことがあります。こうなると参加者のマグマが溜まっていきます。

① 事前にするべきこと

下見した際、料理や飲み物がスムーズに運ばれているか、できれば個人客として利用してみると見えてきます。グルメサイトの口コミも結構、役に立ちます。

② 発生時の対処法

忘年会・新年会や歓送迎会の時期などは、どうしても混んでいてスムーズに出てこないことが増えます。そんなときは、途中参加の人の分も含めて、全員のコース料理を一律に運んでもらうようにしましょう。ドリンクもある程度、幹事(もしくは幹事をサポートする人)がまとめて注文し、効率的に運ばれてくるように仕向けましょう。強く催促し、催促していることを参加者にも示しましょう。

▼ マイク・プロジェクターなどの備品が壊れていた

店のマイクやプロジェクターを借りたら、当日、壊れていて(あるいは規格違いなどで)使えないことがわかった……。これ、手痛いですよね。

① 事前にするべきこと

できれば店にお願いして、事前にテストしておきましょう。これはとても大事です。

② 発生時の対処法

完全に使えない事態も想定して、その場合にどうするか考えておきましょう。プロジェクターが使えない場合は、用意していた余興の動画や画像を披露できなくて、とてももったいないことになります。そんなときはPCのまわりに集まってもらって披露するミニ上映会をテーブルごとに開く手もあります。

PCを複数台持っていき、1台の画面を同時に映す方法もあります。ネットで調べれば、その方法を説明しているサイトはいろいろと見つかると思います。ただPCに飲み物をこぼさないように要注意です。

▼ スケジュール通りに進まない

そろそろ店を追い出される時間なのに、まだ予定の半分もスケジュールがこなせていない……。そんな事態にならないように、時間を守って進めていかなくてはなりません。

① 事前にするべきこと

まず、タイトなスケジュールにしないことが大切です。

定刻になったら、参加者がそろっていなくても飲み会を始める旨を徹底。挨拶やスピーチ、余興を担当する人たちにはあらかじめ「持ち時間は○分です」と伝え、制限時間を守ってもらうことが必要です。

飲み会のスケジュールのなかで、どこかショートカットできる部分をつくっておいてもいいでしょう。たとえば、主賓に贈る言葉を担当する人を臨機応変に減らしたり、歓談の時間を短くしたりするといいでしょう。

② 発生時の対処法

一番考えられるのは挨拶を担当する人が長々と話してしまうこと。だれかが長く話すと、次の人も長く話すようになってしまい、幹事が苦しむことになります。そうならないように、次に話す人などに「時間の関係で大変恐縮ですが○分以内にお願いします」などと、くぎをさしましょう。ショートカットできるところがあれば、思いきってショートカットしましょう。

飲み会幹事は終わってからもハプニング続き!

出典:Frame illust

幹事を待ち受けるハプニングは、飲み会終了後にもいろいろと考えられます。

▼ タクシーをつかまえられない

会社の飲み会は、歓送迎会から花見、暑気払い、忘年会、新年会まで、かなり他社と重なる時期に行われます。このため、飲み会を終えた後、来賓の送迎や二次会への移動のためにタクシーをつかまえようとしても、なかなかつかまえられないことがあります。これも想定外のハプニングというよりは、想定できる事態ですので、対処法を検討しておきましょう。

① 事前にするべきこと

二次会の店は、タクシーなしで移動できるところで予約しておきましょう。

来賓にタクシーを用意する場合は、事前にタクシー会社に予約を入れておきましょう。

② 発生時の対処法

タクシーはあてにしないほうがいいです。早めに見切りをつけ、徒歩や電車で移動するようにしましょう。来賓には、タクシーを待ってくれるか、電車にするか判断してもらい、電車であれば、だれか同期や後輩に頼んで最寄り駅まで送っていってもらいましょう。不手際を詫びることは言うまでもありません。

▼ 帰りたい人を強引に引き止める宴会男が出てきた

飲み会が終わった後、帰ろうとしている人たちを強引に二次会に誘う人がいます。ここは幹事としては難しいところです。「幹事なら、ちゃんと二次会に誘え」と言われることもあるからです。基本的には、帰りたいという人の意思を尊重するようにしましょう。

① 事前にするべきこと

飲み会が終わった後、店を出たところで長々とたむろする状況をつくらないのが大事です。あらかじめ、全員に二次会の場所をメールなどで伝えておき、二次会に行く人のおおよその出欠確認も済ませておきましょう。幹事をサポートする人にどんどん二次会の店への誘導をお願いし、先発隊、第二陣、第三陣と分かれて移動していきましょう。いくつかに分かれて移動していけば、帰りたい人がスムーズに帰っていけるようになります。二次会に勧誘するなら、飲み会開催前にしておきましょう。

② 発生時の対処法

強引に引き止める人が出てきたら、その時点で気持ちのよい対処法は見つからなくなります。幹事もいっしょになって引き止めるか、引き離して帰らせるか、どちらにしても後味は悪くなります。本当に帰りたいという一点張りの人がいたら、その人の意思を尊重して、角が立たないように帰らせましょう。その際は、上司やキーパーソンとなる先輩に力になってもらいましょう。

▼ 二次会の場所が見つからない

飲み会のシーズンには、大人数で入れる二次会用の店がなかなか見つからないものです。予約していなかったら、飲み会が終わった後、みんなで路頭に迷うこともあります。

① 事前にするべきこと

大人数であれば、二次会の店はあらかじめ予約しておきましょう。おおまかな人数で頼んでおいて、人数が大きく変わるようなら、一次会の途中で店に電話を入れておきましょう。

② 発生時の対処法

大人数で入れる店がなければ、いくつかのグループに分かれるのが次善の策となるでしょう。歌うチームと歌わないチームというような具合に切り離し、それぞれの店を手当しましょう。

WRITER

編集部チーム

PARAFT編集部

飲み会の幹事を襲うハプニングは、列挙すると、このようにたくさんあります。幹事ひとりで克服していくのは至難の技ですから、まわりの人をうまく巻きこんで対処していきましょうね。良い飲み会となりますように、ご健闘をお祈りします!

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