円滑な退職は引き継ぎから

退職を遅らせない！引き継ぎのポイント｜転職活動のすべて

内定が出ても、油断は禁物。もしこれまでの会社を辞めた上で入社するなら、まずは予定どおり退職できるようにうまく進めていかなければいけません。とくに引き継ぎをちゃんと終わらせることが大事です。引き継ぎができてないと、新しい会社の初日に間に合わなくなるおそれもありますから用心していきましょう。
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2017.12.22 文章／ PARAFT編集部

ご用心！転職活動は内定後も続いています

出典：FREE LINE DESIGN

▼ 有休消化の前に引き継ぎを！

内定をもらったら、「いまの会社を辞める前に、有給休暇をぜんぶ使っちゃおう！」なんてウキウキしてきますね。

でも、ちょっと待って！

有休を消化する前に、やっておかなければならないことがあります。

引き継ぎです。

有休が残っていても、仕事の引き継ぎができていなければ申請しづらいでしょう。

もし十分な引き継ぎをせずに退職したら、会社に、とくに後任の人に迷惑をかけてしまいます。

新しい会社にまで、後任者から問い合わせの電話がかかってくるかもしれません。

これまでの会社の同僚や取引先の人たちと円満な関係を維持していくためにも、「立つ鳥跡を濁さす」の姿勢でがんばってください！

▼ 率先して業務引き継ぎマニュアル作成を！

内定をゲットして、退職する意向を上司に伝えたら、まずは率先して業務引き継ぎマニュアルを作っていくようにしましょう。

これ、とっても重要です。

そうしないと、結局、引き継ぎの時間が足りなくて困ることが少なくないのです。

後任がなかなか決まらなくて、ようやく決まったと思ったら、もう時間切れ……。

「キミ、退職を少し延ばしてくれないかなあ」なんて打診を受ける事態だって考えられます。

そうやって追いこまれて、いちばん困るのは、後任の人とあなたです。

あなた自身が困らないためにも、できるところからどんどんマニュアルを作成していくことをおすすめします。

業務引き継ぎマニュアルはこうまとめる！

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▼ マニュアル作成のポイントとは

引き継ぎは口頭でもおこなう必要がありますが、後任の人はいちど聞いただけですぐに業務をのみこめるわけではありません。

経験やスキルが不足していて、実際に独り立ちできるまでにはずいぶん時間がかかるおそれもあります。

あとで繰り返し復習し、いざ困ったときにも見返せるように、しっかりしたマニュアルを渡すようにしましょう。

いざ作り始めると、マニュアル作成というのは結構手間のかかることがわかります。

だから早めに仕込みましょう。

マニュアルには、次のようなことを盛り込むといいです。

① 仕事の概要

細かいことはさておき、まず後任の人にざっくりと業務の全体像をわかりやすい文章で伝えることを心がけましょう。

会社のなかで、その業務がどんな役割を持っているのか、どんなことをするように求められているのか、できるだけ簡潔にまとめましょう。

② 作業手順

次は、細かい作業手順です。仕事のおおきな柱を列挙して、それぞれどんなことをするものなのか、ワンポイントで説明を書いておきましょう。

その際、どの仕事がもっとも大切なのか、優先順位がわかるようにしてください。

ざっと１週間、１カ月、四半期、半年、１年間の仕事の流れを明記しておくと、後任の人は何をやればいいのかイメージがつきやすいでしょう。

③ 注意点

仕事をうまくまわしていくために心得ておいたほうがいいことを一覧にしておきましょう。

もしトラブルも想定できるなら、具体的にまとめておいてください。

さらに万一、トラブルになったら、だれにどう報告・相談して、どう対処したらいいのかも記載してください。

あなたが経験した失敗があれば、できるだけ盛り込んでおきましょう。きっと後任の人の参考になるはずです。

④ 取引先などの一覧と連絡先

仕事でお世話になる取引先などの一覧表を、具体的な担当者名や連絡先も付けて作成しておきましょう。

なるべく具体的に、「この人がキーパーソン」などと情報を添えてください。

▼ 後任が決まったら一緒に作業してみよう

① マニュアルをもとに、じっくり口頭で説明しよう

あなたの仕事を引き継ぐ人が決まったら、まずマニュアルをもとにして、口頭でしっかり説明しましょう。

そのうえで、後任の人にじっくりとマニュアルを読んでおくようにお願いしましょう。

② 主要な取引先への橋渡しも大切

次は、主要な取引先への橋渡しです。

取引先への挨拶まわりでは、これまでお世話になったことへの感謝の気持ちを伝えましょう。その上で後任の人にしっかり橋渡しをしてください。

「彼は私よりもずっと実力のある人間ですから、ぜひ、引き続きよろしくお願いします」と、後任の人を引き立て、取引先の不安をぬぐってください。

③ 仕事をいっしょにやって、のみこんでもらおう

さらに、退職の日まで、できるだけ後任の人といっしょに実際の仕事をこなしましょう。

最初はあなたがやってみせて、その後、少しずつ後任の人にゆだねていきましょう。

実際に手を動かし、自分でやってみることで、後任の人は仕事を理解し始めることでしょう。実際にやってみると、新たに質問が浮かんでくるはずです。その質問にていねいに答えてあげてください。

退職先延ばしの要請には断固たる態度を

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▼ 会社側がなかなか後任を決めようとしないときは…

あなたが退職する意向を伝えてからは、その会社でいろいろとギクシャクすることもあるでしょう。

もしかしたら上司が急に冷たくなるかもしれません。

あるいは、上司から「まだ職場のみんなには退職することを言わないでくれ」と指示され、それで言わないでいたのに、いつのまにか広まっていて、みんなに白い目で見られる……なんてシナリオも考えられます。

いろいろイヤな思いをするかもしれませんが、退職してしまえば、もうその思いは消し飛びます。だからあまり深く考えず、粛々と退職の準備を進めていきましょう。

問題は、きちんと後任の人を決めてもらえるかどうかです。

決めてくれそうにないなら、早急に決めてくれるようにアピールしなければなりません。

なにしろ、次の会社の入社日が決まっている場合、退職日を遅らせるわけにはいかないのです。

延期にしたら、あなたの新しい職場での評価はいきなり厳しいものになりかねません。そんなリスクをおかすことは避けましょう。

▼ 過度に仕事を引き受けると責任を果たせないことも

大前提として、２カ月くらい前に上司にきちんと退職の意向を伝えておきましょう。そして業務引き継ぎマニュアルを作り始めましょう。

それくらい前に伝えて、自分はできることをしているのに、会社側が対応してくれなかったとしたら、仮に引き継ぎが十分にできないとしても、それはあなたの責任ではありません。断固たる態度でスケジュールどおりに退職していきましょう。

「最後に、ひとつプロジェクトをこなしてくれないか」などと、多くの仕事を押し付けられることがあるかもしれません。けれども、すべて受け入れてこなしていたら、すっきりと退職日を迎えることができなくなります。

中途半端に引き受けて、退職日以降に責任を果たせず、あとの人たちに迷惑をかけるようなことはないように注意しましょう。

早くに責任を果たし、その上で退職日にきれいに飛び立っていくーー。そんな去り方ができるといいですね。

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