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出典:PARAFT

内定の記事

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2019.08.16

内定の記事2019.08.16

内定後の流れ怠らない

内定を受けたけどそのあとの流れは……?お悩み解消大全!

keyword: 内定 流れ 転職活動 手続き テンプレート

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希望する企業から内定の連絡が来た!喜びもひとしおでしょう。でもちょっと待って!
内定の連絡を受けっぱなしではいけません。連絡を受け、志望者からの意思表示があって初めて、採用が確定します。内定通知をもらったら、マナーにそった対応を忘れずに。
さて、どんな対応をすればいいのでしょうか。メールでやりとりしてもいいのでしょうか。いざ内定を受けても、どのように対応すべきか悩みますよね。内定通知を受けてからどんな流れを踏むのか、ご紹介します。
内定にまつわる「困った!」を解消して、気持ちよく入社へのスタートを切りましょう。
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2019.08.16 文章 / PARAFT編集部

内定の連絡を受けたら速やかに返事を!

▼ 内定連絡を受けても返事は慎重に!

採用内定の通知は多くの場合、電話かメールで伝えられます。不採用はメールで通知されることが多いでしょう。最終面接のときなどにあらかじめ、結果通知がいつ頃・どんな手段でされるのか、人事担当者へ確認しておくと安心です。

無事に内定通知を受け取ったら、うれしいですよね。電話など口頭で伝えられたときなどは特に、安堵やうれしさが先だって「ありがとうございます! よろしくお願いします」と即答して肝心なことを確認しないままにしてしまいがち。

入社する気持ちがあったとしても、給与はいくらなのか、いつから働く必要があるのかなど、労働条件をしっかり確認するようにしましょう。

「内定のご連絡をありがとうございます。労働条件を確認させていただきたいので、メールなどで詳細をお送りいただけますでしょうか。確認のうえ、改めてご連絡差し上げたいと思っております。」

このように伝えれば、角が立つことはありません。

メールで内定の通知を受けた場合は遅くとも1~2日以内には返信しておきましょう。即座に承諾ができないならば、少なくとも通知を受領したというお礼のメールを送っておくと、企業側も安心します。そのときは最終的な返信はいつ頃になるかも、あわせて記載しておくとスマートです。

▼ 内定通知で雇用契約は成立する

内定通知というのは企業が雇用の意思を示す行為です。そのため内定が志望者へ伝えられた時点で、実は雇用契約が成立しています。

一方の内定辞退とはいったん成立した雇用契約(労働契約)の解消を申し入れる行為。だからこそ内定を承諾するのか辞退するのか、志望者側はきちんと意思表示をする必要があります。

▼ 労働条件の確認は文書やメールなどで

内定の通知を受け取ったら、提示されている労働条件を確認します。

労働条件を通知する書面は「内定通知書」「採用通知書」などと呼ばれ、雇用契約を結ぶ前の企業と内定者の合意形成を図る文書です。発行する義務が企業にあるわけではありません。それでも何かしらのカタチにして条件の同意を図っておくのは、企業・志望者どちらにとってもトラブルを回避する大事なステップとなるので、志望者側からも積極的に確認することをお勧めします。

内容に疑問があれば、この段階で人事担当者へ問い合わせましょう。慎重に内定の承諾を検討すべきとはいえ、企業は一刻も早く入社してほしいケースが多いものです。他に選考中の志望企業があるのなら、承諾の返事をする時期をあらかじめ内定を出した企業へ伝えておきましょう。

返事を待ってもらえる目安は、長くても2週間程度です。

内定の承諾・辞退は丁寧に

▼ 入社日を確定させる

内定の承諾とともに、できるだけ早く、入社日を確定させましょう。入社日は選考面談の過程で決まっていることが多いですね。
もしあなたがすでに前の会社を退職しているなら、できるだけ転職先企業の要望に合わせて決めましょう。

あなたがまだ在職中なのであれば、まず、いまの会社の上司に相談して、退職できる日を固めましょう。

退職前には後任者に仕事を引き継がなければいけません。上司に相談することなく、早い日時で決めてしまうことのないように注意してください。

確実な退職日が決まったら、今度は転職先の担当者とすり合わせて確定させましょう。

なお退職日は入社日の前日に設定するのが望ましいです。退職から入社までにブランクがあると、国民年金や健康保険の切り替えなどの手続きが発生します。ブランクなく入社すれば、転職先の会社が手続きを行ってくれます。

>> 退職願・退職届はこう出す!スマートな辞め方
>> 退職を遅らせない!引き継ぎのポイント

▼ 内定承諾の連絡をする

◇ 電話で連絡をする

【エージェントを利用した場合】
エージェントサービスを利用した場合は、エージェントを通じて行います。どのようにやりとりをするのか、まずはエージェントに確認しましょう。

【直接応募した場合】
求人サイトなどを通じて直接応募していたのなら、自分で内定承諾・辞退を伝えることになります。どう伝えるかは業種業界や会社によって異なりますが、一般的には電話を使います。

人事担当者に電話したものの不在だったり、企業側からメールでの連絡を指定されたりした場合は、メールだけでも構いません。内定承諾メールを出した上で電話する!というやり方もあります。

いずれにしても、電話のほうが誠実な対応とみなされることが多いので、電話はしたほうがいいでしょう。

たとえば、次のように電話してください。
[例文]
大変お世話になっております。採用内定の通知をいただきました○○○○と申します。いま、ご担当の○○さまはいらっしゃいますか?

担当者が電話口に出てきたら、簡潔明瞭に伝えます。
[例文]
採用内定の通知をいただきました○○○○です。このたびはどうもありがとうございます。ぜひ内定をお受けしたいと思い、ご連絡させていただきました。これからがんばりますので、どうぞよろしくお願いいたします。

あなたがこのように承諾する旨を伝えれば、相手はこれからの手順などを説明してくれることでしょう。状況次第ではあなたから次のように今後の手順について聞いてみましょう。
[例文]
おそれいりますが、今後の入社までにとるべき手続きなどを教えていただけますでしょうか。

最後には、次のように電話を締めくくりましょう。
[例文]
承知いたしました。お時間をいただきありがとうございました。手順にしたがって手続きを進めてまいります。どうぞよろしくお願いいたします。

◇メールで連絡をする

>> 内定通知の返信メール・承諾、辞退、保留、どう伝える?

▼ 内定辞退の連絡をする
もしあなたがほかの会社へ入社する意思が固まっているのだとしたら、速やかに内定を辞退しましょう。

企業は採用活動に費用と時間をかけていますし、あなたが入社する前提で人員計画をつくっています。

辞退というのは、雇用契約を申し出た応募者の方からいったん成立した契約を解消したいと申し出ることです。契約の解消そのものに損害賠償は発生しませんが、意図的に入社間際のタイミングまで辞退の申し出を伸ばすなど悪質なケースに対しては、法的措置がとられる可能性もあります。マナーにのっとり、丁寧で速やかな返事をするようにしましょう。

雇用契約を交わし、退職の準備を

▼ 書面で雇用契約を交わす

企業によっては「入社承諾書」を求められる場合もあります。内容を確認した上で書き込み、採用担当者の指示にしたがって転職先企業に届けましょう。

そして転職先と「雇用契約書」を交わすのが一般的です。雇用契約そのものは口頭でも成立しますが、トラブル回避のため署名・捺印をして雇用契約書を交わすのが慣例となっています。疑問点などがあれば、きちんと確認した上で署名・捺印しましょう。

なお弱い立場にある労働者を守るため、企業は労働条件通知書の発行が義務付けられています。そのため雇用契約書と労働条件通知書を合わせた契約書を作成し、取り交わすケースが多くみられます。

いずれにしても正社員になるならば、期限のない雇用契約を結ぶために、契約内容を見直す機会もほとんどありません。

契約書を取り交わすときには、改めて内容をしっかりと確認し、疑問のないようにしましょう。


▼ 退職準備を進めましょう

退職の意思はまずは直属の上司に伝えましょう。そのうえで、同僚や関係する人たちに退職をどう伝え、どのように業務を引き継ぐかの指示を仰ぎましょう。

勝手な判断で、上司に相談なく周囲に退職の意向を伝えてしまうと、無用のトラブルを招きかねません。

退職までの日にちを使って、業務を整理して、引き継ぎや挨拶がおざなりにならないようにします。有給休暇を消化する場合は、その意向も早めに伝えておきましょう。

採用担当者の指示にしたがって、雇用保険被保険者証、年金手帳などの必要な書類もまとめてください。

▼ 早め早めの準備と、事実を大っぴらにしないことが円満退職のコツ

転職・退職するのは今やさほど珍しくない上に、ポジティブにとらえられる場面も増えてきています。とはいえ、仲間に去られるのは残る人にとっては寂しいものですし、組織としてとるべき手続きや対応はそれなりの負荷がかかるものでもあります。

後に残って対応をする人たちへの配慮として、手続きや相談、引継ぎは早めに行うのがよいでしょう。

もしかしたら人間関係や待遇への不満から転職を決断したのだとしても、それを去る会社の人たちに伝えるのは考えもの。大っぴらにネガティブな退職理由を伝えることは、社内のモチベーションを下げることになり、良い結果は生まれません。

去り際こそ、その人の真価が見えるとき。気持ちよく送り出してもらえるような退職ができれば、新しい環境でも力を発揮できるに違いありません!

WRITER

編集部チーム

PARAFT編集部

内定通知をもらったら、承諾するときにも辞退するときにも、とにかく無用に時間をかけないように注意しましょうね。ズルズルとあいまいな態度のままでいると、会社側は対応に困ってしまいます。挙句の果てに内定辞退となったら、会社の損失は費用面でも労力の面でも深刻になるばかりです。相手の立場を理解して動くようにしましょう。
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