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例文あり)内定承諾・内定辞退の返事の書き方:手続きマニュアル:r000017003317 | PARAFT [パラフト]

出典:PARAFT

内定承諾の記事

例文あり)内定承諾・内定辞退の返事の書き方:手続きマニュアル:r000017003317 | PARAFT [パラフト]

2017.12.27

内定承諾の記事2017.12.27

内定後の手続き怠らない

例文あり)内定承諾・内定辞退の返事の書き方:手続きマニュアル

keyword: 内定承諾 内定辞退 転職活動 手続き テンプレート

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内定の連絡が来ても、それで採用が確定したわけではありません。内定通知をもらったら、きちんと内定承諾の返事をしなければなりません。その例文をご紹介しましょう。もしほかの会社からも内定をもらっていて、それを辞退する場合は、急いで内定辞退の連絡も出さなくてはなりません。マナーに沿った内定後の手続きについてまとめてみました。
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2017.12.27 文章 / PARAFT編集部

内定承諾・内定辞退の連絡を早く出そう!

採用内定の通知は、多くの場合、電話かメールで届きます。不採用の通知はメールで来ることが多いです。

無事に内定通知を受け取ったら、気を抜かず、次のような手順で手続きを進めていきましょう。

▼ 入社承諾の連絡をする

内定の通知を受け取ったら、労働条件などの確認をした上で、遅くとも1~2日以内には内定承諾の返事を出しましょう。

他社の通知待ちなどの場合も、まず連絡してください。連絡が遅れると、内定辞退とみなされることもありますから気をつけましょう。

内定承諾の連絡をすることで、内定決定となります。転職希望先の会社にどのように承諾の返事をしたらいいのか、この記事の中盤で例文もまじえてまとめております。

▼ 入社日を確定させる

入社承諾とともに、できるだけ早く、入社日を確定させましょう。

もしあなたがすでに前の会社を退職しているなら、できるだけ転職先企業の要望に合わせて決めましょう。

あなたがまだ在職中であれば、まず、いまの会社の上司に相談して、退職できる日を固めましょう。

退職前には後任者に仕事を引き継がなければいけませんから、上司に相談することなく、早い日時で決めてしまうことのないように注意してください。

確実な退職日が決まったら、今度は転職先の担当者とすり合わせて確定させましょう。

>> 退職願・退職届はこう出す!スマートな辞め方
>> 退職を遅らせない!引き継ぎのポイント

▼ 内定辞退の連絡をする

もしあなたがほかの会社からも内定をもらっているのだとしたら、内定辞退の返事も急がなければなりません。

これは本当に急ぎましょう。

相手の会社は、採用活動のために多大な費用と時間をかけているのです。

そのことを理解して、マナーに沿った返事を送るようにしてください。

どんな返事をしたらいいのか、この点も記事の後半でお伝えしたいと思います。

▼ 書面で労働契約を交わす

企業によっては、「入社承諾書」を求めてきます。内容を確認した上で書きこみ、採用担当者の指示にしたがって転職先企業に届けましょう。

そして転職先と「労働契約書」を交わすことになります。疑問点などがあれば、きちんと確認した上で署名・捺印しましょう。採用担当者の指示にしたがって、雇用保険被保険者証、年金手帳などの必要な書類もまとめてください。

内定承諾の返事はこう伝える!テンプレート

▼ 電話で内定承諾の連絡をする

エージェントサービスを利用した場合は、エージェントを通じて行います。そのやりとりについてはエージェントに聞きましょう。

求人サイトなどを通じて直接応募していたのなら、自分で内定承諾を伝えることになります。どう伝えるかは業種業界や会社によって異なりますが、一般的には電話を使います。

後述するように内定承諾メールを出した上で電話する!というやり方もあります。いずれにしても、電話のほうが誠実な対応とみなされることが多いので、電話はしたほうがいいでしょう。

たとえば、次のように電話してください。

大変お世話になっております。採用内定の通知をいただきました○○○○と申します。いま、ご担当の○○さまはいらっしゃいますか?

担当者が電話口に出てきたら、簡潔明瞭に伝えます。

採用内定の通知をいただきました○○○○です。このたびは本当にどうもありがとうございます。ぜひ内定をお受けしたいと思い、ご連絡させていただきました。これからがんばりますので、どうかよろしくお願いいたします。

あなたがこのように承諾する旨を伝えれば、相手はこれからの手順などを説明してくれることでしょう。状況次第ではあなたから次のように今後の手順について聞き出してください。

おそれいりますが、今後の入社までの手続きなどを教えていただけますでしょうか。

最後には、次のように電話を締めくくりましょう。

承知いたしました。どうもいろいろとありがとうございます。手順にしたがってまいりますので、どうぞ、よろしくお願いいたします。

▼ メールで内定承諾の連絡をする

電話したときに、担当者が出張などで不在にしていることがあります。そんなときは、メールで伝えましょう。

メールの書き出しのところで

本日、先ほどお電話させていただきましたがご多用のようでしたので、取り急ぎ、メールにてご連絡させていただきます。

などと、ひと言添えるといいでしょう。

前述のとおり、メールを送った上で電話するというやり方もあります。ていねいなやり方だと言えます。

その場合は、メール文の末尾に次のように書き添えるといいでしょう。

改めて、後ほどお電話もさせていただきたいと存じます。なにとぞよろしくお願い申し上げます。

内定承諾のメールは次のようにまとめましょう。

件名

内定承諾のご連絡(○○○○←氏名)

以下は本文

○○○○株式会社
○○○○部
○○○○様

大変お世話になっております。内定の通知をいただきました、○○○○です。

このたびは採用内定のご連絡をいただき、本当にどうもありがとうございました。
ぜひ内定をお受けさせていただきたいと存じます。

皆様と一緒に働けることを心より楽しみにしております。
一日も早く貢献していけるようにがんばる所存です。

今後の入社までの必要な手続きにつきましてご指示いただければ幸いです。
これから、どうかよろしくお願い申し上げます。

○○○○(←署名)


▼ 郵送の際に添え状をつける

会社によっては、契約書面などを郵送するように求めてくるでしょう。そんな場合は、まず電話かメールで上記のように内定承諾をはっきりと伝え、さらに郵送の際、次のような添え状をつけましょう。

添え状は、手書きでもパソコンでも、どちらでもかまいません。

                       ○○○○年○月○日
○○○○株式会社
○○○○部
○○○○様
                       ○○○○(←署名)
拝啓

時下、益々ご清祥のこととお慶び申し上げます。
このたびは採用内定の通知をいただき、本当にどうもありがとうございます。

皆様と一緒に働けることを心より楽しみにしております。
一日も早く貢献していけるようにがんばる所存です。

ご指示いただきました下記の書類を同封いたしますのでご査収のほど、よろしくお願いいたします。

貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

                             敬具

        記

 ・内定承諾書 1通

                             以上

例文あり)内定辞退するときの電話・メール

▼ まず内定辞退の重大さを理解しておこう

もしあなたがほかの会社からも内定をもらっていて、それを辞退する場合は、その会社に対して内定辞退の連絡をしなければいけません。

その際には、まず、内定辞退が相手に損失と迷惑をかけることを理解しておきましょう。

採用活動にはかなりの費用がかかります。

費用をかけてようやく採用できることになった人から断られたら、それまでの費用と労力がパーになります。

その会社はまたこれから費用と労力をかけて採用活動をやり直さなければいけなくなるのです。

そのことを理解した上で内定辞退を伝えるようにしましょう。

▼ 内定辞退の電話・メールで伝えたい4つのポイント

内定辞退を伝えるときには、電話でもメールでも、おさえておきたいポイントは4つあります。それは次のようなことです。

・ 内定通知に対する心からの感謝の思い

・ とても考え悩んだという事実

・ 辞退させていただくという結果

・ 大変申し訳ないという心からのお詫びの気持ち


内定辞退の理由については、無理にこちらから伝える必要はありません。嘘をつく必要もありません。

万一、聞かれたら正直に答えるという自然体でいきましょう。ただし「もうひとつの会社のほうが待遇が良かった」などと、失礼なことを言うことがないように注意してください。

▼ 内定辞退の電話はこうかけよう

内定辞退を電話で伝える場合は、次のように進めましょう。

大変お世話になっております。採用内定の通知をいただきました○○○○と申します。いま、ご担当の○○さまはいらっしゃいますか?

担当者が電話口に出てきたら、前述のとおり、自分は相手に損失と迷惑をかけるのだと認識して、心からお詫びしてください。

担当者はプロですから、内定辞退ということもあると理解しています。ただ、こちらはマナーとして、きちんとお詫びしましょう。

採用内定の通知をいただきました○○○○です。この度はお世話になりまして、本当にどうもありがとうございました。実は非常に申し上げにくいのですが、内定を辞退させていただきたくてご連絡いたしました。申し訳ございません。本当に感謝の気持ちがいっぱいで、深く悩んだのですが、本当に申し訳ございません。

▼ 内定辞退メールのテンプレート

次に、内定辞退をメールで伝える場合の例文をみていきましょう。

相手に電話しても不在でなかなか連絡がとれない場合、あるいはメール連絡が普通になっている業界などの場合、たとえば次のようにメールで伝えるといいでしょう。

件名

内定辞退のお詫び(○○○○←氏名)

以下は本文

○○○○株式会社
○○○○部
○○○○様

大変お世話になっております。内定の通知をいただきました、○○○○と申します。

このたびは私の面接のために貴重なお時間を割いてくださり、誠にありがとうございました。

非常に心苦しいのですが、長く考え悩んだ結果として、内定を辞退させていただきたく、ご連絡させていただきます。

貴社に重大なご迷惑をおかけすることになってしまい、心よりお詫びを申し上げます。本当に申し訳ございません。

なにとぞよろしくお願い申し上げます。

○○○○(←署名)


真摯に伝える姿勢を鮮明に出しましょう。

エージェントサービスを通じて転職活動をしてきたのなら、エージェントに内定辞退を伝えてください。エージェントからは内定辞退の理由を聞かれることでしょう。

エージェントが理由を詳しく求めてくるのは、あなたを詰問したいからではありません。

今後、内定辞退を再発させないように、そのためにはどうしたらいいのか、参考情報を得ようとしているのです。あなたを採用したがっているクライアント企業に対して、どう伝えるか、対策を考えようとしているのです。

エージェントにはお世話になったのですから、差し支えない範囲内で素直に伝えるといいでしょう。

WRITER

編集部チーム

PARAFT編集部

内定通知をもらったら、承諾するときにも辞退するときにも、とにかく無用に時間をかけないように注意しましょうね。ズルズルとあいまいな態度のままでいると、会社側は対応に困ってしまいます。挙句の果てに内定辞退となったら、会社の損失は費用面でも労力の面でも深刻になるばかりです。相手の立場を理解して動くようにしましょう。
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