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歓送迎会の記事

送別会の幹事、完全マニュアル!【会社飲み会の幹事】:r000018003340 | PARAFT [パラフト]

2018.02.26

歓送迎会の記事2018.02.26

送別会 幹事の作法

送別会の幹事、完全マニュアル!【会社飲み会の幹事】

keyword: 歓送迎会 送別会 歓迎会 幹事 飲み会

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「送別会」のシーズンになると、会社飲み会の幹事は忙しくなりますね。ただでさえ、異動で人が少なくなるときに、幹事仕事までのしかかってきて、しんどいこと間違いなしですが、幹事さん、がんばってください。パラフトではすでに会社飲み会の幹事について連載シリーズを掲載していますが、送別会について、この1ページを読めば名幹事になれる特別版をご用意しました。ご活用ください。
【目次】
1、主賓・上司との日程調整:ここがいちばん大事!
2、開催日の確定:職場のやり方に従い、迅速に!
3、店選び:主賓の希望をできるだけかなえる
4、料理選び:予算内で主賓を最大限にもてなす
5、出欠確認:直接相談&ツール活用でさばく!
6、流れを決め、挨拶や乾杯、贈る言葉を手配
7、主賓やトップの席順を固めておこう
8、二次会の手配も怠りなく

2018.02.26 文章 / PARAFT編集部

送別会幹事になったら速攻で進めたい5つのこと

送別会の幹事を拝命したら、どんなに忙しくても、①主賓・上司との日程調整、②開催日の確定、③店選び、④メニュー選び、⑤みんなの出欠確認、この5つを速攻で進めましょう。

1、主賓・上司との日程調整:ここがいちばん大事!

▼ 主賓の空いている日を奪取しよう

内示などがあり、異動する人がわかったら、その日のうちにでも主賓となるその人のところに行き、送別会を開かせてほしい旨を伝え、いつがいいか聞きましょう。

職場の人たちの都合もありますから、複数の候補日をいただきましょう。

異動(とくに転勤を伴う異動)なら、職場のほかに同期や取引先との間でも送別会が考えられます。異動する人は仕事の引き継ぎ作業や引越し準備でも相当忙しくなるはず。当然、送別会に主賓として参加できる日は限られてきますから、どこよりも早く、その人の参加可能な日をおさえましょう。

もしかしたら「まだスケジュールが決められない」と言われるかもしれません。それでも、どこよりも早くアプローチすることで、優先的に日にちを割いてもらえるように段取りをつけましょう。

主賓から送別会の候補日を聞きだしたら、本部長などトップの人のところに行き、トップが参加可能な日をはっきりさせて絞り込みましょう。

忘年会や花見と違って、送別会は、この「主賓の日程をおさえる」のがとても大事です。

2、開催日の確定:職場のやり方に従い、迅速に!

▼ 例年の決め方を確認しておく

主賓と上司の都合を聞き、ある程度、送別会の候補日を絞り込んだら、一気に開催日を確定しましょう。

異動する人は忙しいですから、なるべく早く開催日を伝えて、ほかのスケジュールが組みやすいようにしてあげましょう。

例年、あなたの職場でどのように決めているのかを上司や先輩に確認し、職場のやり方に従って進めましょう。

主賓とトップの都合を聞いただけで決めてしまってよいなら、決めてしまいましょう。

職場のほかの人たちの都合をいろいろと聞いて、みんなのいちばん都合のよい日に開くなら、後述する「④みんなの出欠確認」をすぐに進めなくてはいけません。

3、店選び:主賓の希望をできるだけかなえる

▼ 主賓の希望を聞くことから始める

送別会は、主賓が満足してくれることを重視して進めましょう。

主賓がどんな雰囲気の会場でどんな送別会を開いてもらいたいのかあらかじめ聞いておきましょう。

異動する人が複数いるときには、主賓全員の希望を尊重してください。希望がバラバラでしたら、エライ人の希望を優先することになりますが、極力、主賓全員が満足してくれる会場を探りましょう。

▼ 上司や先輩たちも巻き込んで決めていこう

主賓の希望を聞いた上で、あとは、忘年会などのほかの飲み会と同じように進めていきましょう。あなたひとりで店の情報を収集しきれるものではありませんから、上司や先輩、それにお店に詳しい人たちを巻きこみ、ぴったりの会場を見つけ出しましょう

次の点をおさえると効率的に進められます。

① 前年度の幹事から情報収集する

まず前年度の幹事から、前年度の送別会はどんなお店で、どのくらいの予算でやったのか情報収集してください。

② 上司の意向を聞く

本部長や部長など、参加予定者のなかで一番エライ人のところに行き、「○○さんの送別会の幹事を務めさせていただきます。よろしくお願いします」と挨拶します。

今回の主賓がどんな送別会を望んでいるのかを報告した上で、盛り上がる送別会にするか、静かな送別会にするか、あなたの作戦を伝えてください。

それで了承してもらえたら、今度は、具体的にどんな店で開くか、レストランの情報などに詳しい先輩たちのところに行き、相談に乗ってもらいましょう。

③ 「宴会部長」に聞く

特に職場の「宴会部長」たちに相談するといいでしょう。

職場には宴会が好きだったり、レストランや居酒屋の情報に詳しかったりする人がいます。姉御肌で、おしゃれな店が大好きな女性社員や、職場のムードメーカーになっている兄貴分の男性社員がいたら、その人たちに相談し、味方につけましょう。

相談を受けた人は悪い気がしないはずです。送別会を成功させようとして一緒に考えてくれます。こうして味方を増やしていけば、当日の進行でも心強いことでしょう。

④ 飲み会の下見は必須、当日をシュミレーションしよう

いくつか候補の店が決まったら、候補の日時にまだ予約が入るか確認してください。少なくとも第1候補の店には実際に行ってみましょう。チェックポイントは次の点です。

・今回の主賓が喜んでくれそうな店か
・個室に近い状態で一体感が保てるか
・ほかの客の声がうるさく響いてこないか
・主賓やトップの人たちが落ち着いて座れる「上座」があるか
・女性もくつろいで楽しめるか
・できれば畳でなく、掘りごたつかテーブルの席がないか
・コースメニューが参加者に満足してもらえる内容か


4、料理選び:予算内で主賓を最大限にもてなす

▼ 送別会はプレゼント代もしっかり計算に入れて組み立てよう

店選びは、料理選びでもあります。

どんな料理にするか、店を予約するときに決めるわけですが、決めるためにはまずどのくらいの予算で送別会を開くか、固めておかなければいけません。

基本的には、例年の金額どおりに会費を設定して、それなら1人あたりの飲食代がいくらになるか確定させます。

ただ、送別会の場合は、飲食代のほかに、主賓へのプレゼント代もかなりかかることがあります。

例年、どれくらいの予算でプレゼントを贈っているのか、前年度の幹事などから情報収集しておきましょう。

今年度はプレゼント代をどれくらいにするのか、そして飲食代をどれくらいにするのかを決め、その上で店に予約を入れましょう。

予算の範囲内でどれだけ満足度の高い料理とドリンクを提供できるか、幹事の腕の見せどころです。

料理はコースメニューを利用するのがおすすめです。店のサイトなどをチェックし、予算内でおさまるコースがあるかチェックしてください。店によってはこの時期、送別会向けのお得なコースもあります。飲み放題付きがおすすめです。飲み放題付きならお店への支払額も開催前にわかります。

5、出欠確認:直接相談&ツール活用でさばく!

▼ 都合を聞き、最終的に日時・場所を伝える

店選び・料理選びと並行して、みんなに送別会に参加するかどうか、出欠確認を進めていきましょう。

主賓と上司に相談して開催日を確定済みなら、みんなには送別会に出るかどうかだけ聞いていくことになります。正確な参加人数が確定するまで待っていられませんから、店にはある程度の想定人数で予約を入れましょう。

主賓と上司に相談して複数の候補日を決め、このうちどの日がいいかみんなに聞くのなら、参加可能な日程を問い合わせることになります。

その際はメールや無料のスケジュール調整ツールを使って効率的に進めてください。

無料のスケジュール確認ツールとしては、下記のところがおすすめです。

① 調整さん
② 調整丸
③ とっとと決め太郎


※ 二次会も予定しているなら、二次会の店も予約して、まとめて伝えておくのがベストです。

店の予約を済ませ、職場のみんなに店の案内を送る際には、次の点を盛り込んでください。

① 開催日時
② お店の名前、住所、電話番号
③ 参加費
④ お店の地図(サイトがあれば地図の出ているページのアドレスでも可)


こうして出欠確認を行い、店の案内も送ったら、あとは開催当日までに1~2回ほど確認のメール(リマインドメール)を送っておきましょう。開催日が近づくと、上司や先輩からキャンセルの連絡が届くようになります。このキャンセルの人数を集約し、キャンセル料が発生する日の前日までには店に正確な人数を伝えるようにしましょう。

送別会の準備)主賓を温かく送り出すために

送別会の日程や場所が固まったら、まずはひと安心。

けれども、心のこもった送別会にしていくためには、ここからが勝負です。

上司や先輩、同僚たちと連携して下準備をしていきましょう。

6、流れを決め、挨拶や乾杯、贈る言葉を手配

▼ 上司や先輩に相談して的確な人選を!

乾杯や挨拶、贈る言葉は送別会当日、その場でお願いするのではなく、事前にしかるべき人に頼んでおくことが肝心です。上司や先輩に相談しながら、適任の人を見定め、直接会って依頼しましょう。

以下は、一般的な送別会の流れです。人選にはある程度、会社のオキテのようなものがありますから、外さないように注意しましょう。

① 開会宣言(幹事がする)

まずトップの人など職場のキーパーソンに「定刻になったので始めていいでしょうか」と了解をとります。

後述の「初めの挨拶」や「乾杯の音頭」を担当してくれる上司にも「始めますのでこの後、よろしくお願いします」と伝えます。そして、幹事自ら開会宣言をして、「初めの挨拶」をしてくれる上司へつなぎます。

本日はお集まりいただき、ありがとうございます。これより○○さんを送る会を始めたいと思います。初めに、○○部長よりひと言いただきます。○○部長よろしくおねがいします。

② 初めの挨拶(参加者中、1番上位の人)

初めの挨拶は、参加者の中で1番上位の人にお願いします。早めに依頼しておき、当日開催前にあらためて「今日はよろしくお願いします」と声をかけておきましょう。

③ ご厚志の紹介

通常の参加費のほかに、トップの上司などからご厚志(プラスアルファの支援金)をいただいている場合は、次のようにさりげなく紹介します。

○○部長よりご厚志を頂戴しておりますので皆様にご報告いたします。

④ 乾杯の音頭(参加者中、3番目に上位の人)

乾杯の音頭は、参加している人の中で3番目にエライ上司に依頼しておきましょう。次のように紹介しましょう。

それでは乾杯の音頭を○○課長にお願いしたいと思います。皆様それぞれにグラスのご用意をお願いします。○○課長よろしくお願いします。

ホテルのパーティー会場なら、給仕係が参加者にお酒やソフトドリンクの入ったグラスを回してくれます。レストランや居酒屋なら、幹事が乾杯の音頭をとってくれる上司を紹介するタイミングで、それぞれグラスにビールなどをつぎ合います。

乾杯の音頭をとってくれる上司が手短に挨拶し、その上で「それでは皆さん、ご唱和願います。乾杯!」とやりますから、みんなでグラスを掲げて唱和しましょう。乾杯が終わったら、グラスをテーブルに置き、みんなで拍手します。幹事は、すかさず「それではみなさん、ご自由にご歓談ください」と食事する流れをつくっていきます。

⑤ 主賓への贈る言葉

しばらく食事をしながらの歓談となります。この間、幹事は主賓のところに行き、ビールなどをついでおきましょう。続いて上司たちのところにもお酌して回っておくといいでしょう。

ある程度、食事が進んだら、主賓に対して、職場でとくにお世話になった人たちから贈る言葉をもらいましょう。

ご歓談の途中ではありますが、ここで○○さんへの贈る言葉をお願いしたいと思います。まず△△さん、よろしくお願いします。

こう言って、テキパキと進めていきましょう。

贈る言葉は、その主賓との思い出話をしみじみと語れる人に前もって頼んでおきます。例年、送別会で何人くらいに贈る言葉を述べてもらっているのか、事前に調べて、その慣例に従って依頼しておきましょう。

主賓が複数いるときには、スピーチする人に持ち時間できっちり終わるようにくぎをさしておかなければいけません。時間オーバーする傾向が出てきたら、紹介する際、「次は□□さんにお願いいたします。なお、時間の関係でまことに恐縮ですが、おひとり○分以内ということでご協力をお願いします」と申し添えましょう。

会社の飲み会は2時間くらいで終わるのが一般的です。長くても2時間半を超えない方がいいでしょう。時間内に追われるように、幹事さんはタイムキーパーの役割も務めてください。

⑥ 記念品・花束の贈呈

贈る言葉が続き、盛り上がってきたら、いよいよ記念品、または花束の贈呈です。

例年、職場の送別会では記念品を贈っているのか、贈っているとしたらいくらくらいの物を贈っているのか、事前にチェックしておいてください。

記念品は幹事ひとりで選ばず、上司や先輩に相談して決めていくと間違いないでしょう。

以下のような物にすると主賓に喜ばれます。

・自分では買わないけど、あったらうれしいもの
たとえば、ハイセンスな仕事道具や食器類などです。

・相手の背中を押して送り出せるもの
たとえば、異動先・赴任先で使える仕事道具、生活家電などです。

・記念になるもの
たとえば、寄せ書きや名入りのお酒などです。

・その人が好きなもの
事前に、その人に希望を聞いて決めるのも一手です。


>> キラリと光る贈り物!送別会で喜ばれるプレゼントの選び方

もし例年、花束を贈っているとしたら、これもいくらくらいの予算で贈っているのか確認して、慣習に従いましょう。生花店などで、主賓がどんな感じの人なのか、性別や年齢も含めて伝え、喜ばれそうな花束にしてもらえるように頼んでみましょう。

記念品・花束は、主賓にとくにお世話になった人から贈るようにしてください。贈る言葉を言った人にそのまま贈呈をお願いしてもかまいません。「ささやかではありますが、○○さんへの記念品をご用意させていただきました。△□さんから、よろしくお願いいたします。」と誘導しましょう。贈呈する瞬間を、だれかにしっかり撮影してもらうのもお忘れなく!

⑦ 主賓からのひと言

記念品や花束を贈呈したところで、主賓からひと言もらいます。送別会のクライマックスです。

自然な流れで「それでは最後に、○○さん、ひと言お願いいたします」ともっていきましょう。

⑧ 締めの挨拶(参加者中、2番目に上位の人)

締めの挨拶は、会社の飲み会では参加者の中で2番目に上位の人にお願いします。主賓の挨拶のあと、間髪おかずに続けるといいでしょう。

皆さん、お時間のほうがまいりました。締めの挨拶を、○○副部長にお願いしたいと思います。○○副部長、よろしくお願いします。

締めの挨拶では、主賓の今後の活躍を祈念し、「一本締め」「三三七拍子」などを参加者全員で行うことが多いです。そのときには、挨拶してくれた上司が参加者全員に起立を促し、「皆さん、お手を拝借」と声をかけます。みんなが構えたところで、「よ~おっ」と発声し、手締めを行います。締めの挨拶をしてくれる上司が事前に「手締めは別の人にやってもらってくれ」と言っていたら、幹事のほうで、だれか先輩にお願いしておくといいでしょう。

⑨ 閉会の挨拶(幹事)

手短に「これでお開きとさせていただきます。本当にありがとうございました」と閉会宣言します。同時に、二次会に誘導してください。

席順もしっかりと仕込んでおこう

こうした送別会でも、会場での席順には気を使ってください。

7、主賓やトップの席順を固めておこう

▼ 店選びの段階で席順をイメージしておく

会場を決める際、主賓やトップの人たちに座ってもらう場所(いわゆる上座)がどこになるのか確認しておきましょう。

入口から入って一番奥の席が一番重要な人の座る場所です。

入り口から見て奥のほうが3列以上であれば、その中央が一番上座です。まず主賓はそこに座ってもらいましょう。

その両隣が二番目、三番目に重要な人が座る場所です。送別会の場合、トップはここに座るのが一般的です。

下位の人が座る席(下座)は、入口に一番近いところです。幹事は一番下座に座ります。もし手伝ってくれる同期や後輩がいたら、近くに座ってもらうと何かと助かるでしょう。このほか、「宴会部長」と言われるほどの元気な先輩たちには、かたまらないで、要所にちらばってもらうといいでしょう。

これらの席順については、先輩たちがくわしいはずです。事前に相談して、開催前に確認しておくようにしてください。

もう少し詳しく知りたい人は次のページをご参照ください。
>> 飲み会を成功させるための席順の鉄則

8、二次会の手配も怠りなく

▼ 主賓や上司の希望を聞いて手配しておこう

忘年会などと同じく、送別会でも、二次会は事前にお店をおさえておくようにしましょう。

忘年会ほどではありませんが、年度末などの送別会の日取りはどこの会社も重なります。いいお店はいち早くふさがってしまいますから、ここで遅れを取らないように気をつけてください。

主賓に満足してもらえるように、あらかじめ希望を聞き、上司や先輩に確認した上で場所決めしておきましょう。

▼ 一次会の後半から、二次会への準備を!

送別会は、贈る言葉が続き、最後に記念品の贈呈や主賓のスピーチが行なわれるあたりでクライマックスを迎えます。ここから、ちょっと間延びしてしまわないように、司会者はテンポよく進めていかなければいけません。

同時に大事なのが、一次会の会計を迅速に済ませることです。

閉会宣言とともに、すぐに二次会へ移動していけるように、早めに会計を終えてください。

幹事が司会を務める場合、会計をだれか別の人にお願いしておくのが理想的です。

二次会の店が、タクシーで移動しなければいけないような場所なら、タクシーの予約も忘れないようにしてくださいね。

下記のページでは、さらにくわしく幹事業務の基本をご紹介しています。ぜひ研究して、幹事の仕事をきわめていってください!
>> 店選びで株を上げる8つのポイント
>> 予算内で賢く最高の料理を選ぶ術
>> 飲み会の日程調整・出欠確認を賢くこなす
>> 幹事必見!撮影手配し宴会を2度楽しむ
>> もてなし上手 お酒の注ぎ方・作り方
>> きれいな手締めで飲み会をまとめよう
>> 飲み会翌日、幹事はお礼で差をつけよう

WRITER

編集部チーム

PARAFT編集部

記念品や花束となると、金額の張ることが少なくないでしょう。けれども一番大切なのは、主賓の心に響くものを贈ることです。高価でなくても、手作りですばらしい思い出の一品を贈ることができるかもしれません。ここも幹事の腕の見せどころです。とくに予算が少ない送別会なら、たくさん知恵を絞ってみましょう。

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