▼ 携帯電話は情報の宝庫

社用の携帯電話に入っている情報とは何でしょう。氏名、携帯電話番号、メールアドレス、送受信済のメール、スケジュール、営業資料、見積書、社内や社外の情報……。
実に多くの情報が、ひとつの社用携帯電話の中にあるのです。
社用携帯電話を渡されたら、まず最初にセキュリティの設定をしましょう。


▼「万が一、落としても大丈夫」なように設定しておく

セキュリティ対策のための設定について、自社でマニュアルがあるのならその通りに設定しておけばよいでしょう。もし、設定のためのマニュアルがない場合はどうすればいいのでしょうか。

万が一のために“最悪の事態”を想定してください。「落とした」「なくした」「盗まれた」。そして、悪意ある第三者の手に渡ってしまったら……。
そんな非常事態が起きてしまったときのためにの一切操作ができないように設定をしておきます。

【パスコードロック設定】
パスコードを入力しないと操作ができないようにロックのかかる設定をしておきましょう。一定時間、使用しなかったら、自動でロックされるようにしておきます。ロックがかかるまでの時間を、５～10秒程度にしてしまえば、すぐにロックがかかり、勝手に使用されたり、中身を覗かれるリスクが軽減されます。万が一、なくしてしまったら遠隔からロックをかけられるサービスもあります。覚えておいて損はないでしょう。

▼ もしなくしてしまったら？

まずは、社用携帯を紛失した旨をすみやかに上長に報告します。社用携帯を管理する部門の人など、必要な人にきちんと伝わるように手配し、指示をもらいましょう。

【紛失した携帯電話を探せる設定】
なくしてしまった携帯電話が、おおまかにどこにあるのか現在位置がわかるサービスがあります。携帯電話キャリア各社にそのようなサービスが用意されていたり、事前に設定しておくと自分のPCから検索して探すことができたりします。あらかじめ手配しておくと、いざというときに役に立つかもしれません。ただし、位置が必ずわかるとは限らないものなので注意。


▼ データのバックアップを取る

社用の携帯電話の中には多くのデータが日々蓄積されていきます。もし、データが飛んでしまったら、今までのやりとりが水の泡になってしまいますね。そんな悲劇を回避するためにも、まめにバックアップを取りたいところですが、少々手間がかかるのも確かです。多忙な日々が続くと、バックアップを取らなくなってしまうでしょう。日々の業務に差し障りがないように自動でバックアップを取ってくれるサービスを利用しましょう。

【データ預かりサービス】
電話帳や、送受信メールなど、携帯電話の中に入っている情報データを、携帯電話のキャリア各社が自動で預かってくれるサービスがあります。「毎週金曜日の20時」など保存したい日や時間を自分で設定することも可能です。ただし、あくまでもバックアップデータを携帯電話からサーバーに送信するだけで、預かったあとのデータの保存までは完全に保証されないことも。特に重要な情報は自分でバックアップを取り、手元にデータを置いておくなどの二重の準備をすればより安心です。


▼ セキュリティアプリの導入

社用の携帯電話がフィーチャーフォン（ガラケー）である場合、さほどウイルス感染の心配をすることはありません。しかし、スマートフォンを社用携帯電話として渡されている場合、セキュリティアプリをインストールするのも危機管理対策のひとつです。インストールが制限されていることもあるので、その際はしかるべき手続きをしてから実行しましょう。


▼ 話す内容にも要注意！

情報漏えいは、携帯電話内にあるデータの流出が原因とは限りません。話している内容がまわりの人に聞こえてしまうというのも漏えいのひとつの形です。聞かれても大丈夫な内容であるか、周りにいる人の耳に入らないか十分に注意して使用しましょう。具体的な社名や、個人名、商品名など、第三者の耳に入って特定されるような情報は、口にしないようにしながら通話をします。

特に、機密情報にあたる内容は外出先で話さないようにするのを徹底しましょう。

▼ ON、OFF、マナーモード切り替えどきはどこ？

基本的に就業時間内は常に電源を入れておきましょう。着信音を鳴らすかどうか、マナーモードに設定をしておくかどうかは、状況によって変えておきます。

【電源ON-着信音あり】外出時の徒歩での移動中、緊急の連絡がくるかもしれないとき、など
外を歩いているとき、バイブレーションの振動だけでは着信に気づきにくいです。徒歩で移動しているあいだは着信音を鳴らしてもかまいません。また、どうしても受けなくてはいけないような緊急の連絡が入る予定であれば着信音が鳴るように設定しておきましょう。

【電源ON-着信音なし・マナーモード】外出時の重要度の低い打ち合わせや会議中、公共の場所、新幹線、など
電源をONにしていても、着信音を鳴らさないほうが良い場所があります。重要度の低い打ち合わせや会議の場合マナーモードに。着信があっても場の雰囲気を維持することができます。あらかじめ着信がありそうな場合、目の前の相手に先に断っておきましょう。電話に出たら手短に話を済ませ、通話を終了するようにしてください。通話相手より目の前の相手を尊重するのが基本です。
公共の場所であればマナーモードに設定しておくのが正解です。公共の交通機関では特に注意してください。こまめにモードを変えるようにしまそう。

【電源OFF】自社オフィス内、重要度の高い打ち合わせや会議中、訪問先、飛行機、車の運転中、など
自社オフィス内では社用携帯電話をOFFにしておいてかまいません。ビジネス電話の基本は、携帯電話より先に固定電話にかけるからです。重要度の高い打ち合わせや会議、訪問先に入る場合は、その前に電源を切りましょう。飛行機や車の運転中のときなど、必ず電源を切らなくては行けない場所でもOFFにしておくことを忘れずに。


▼ 声のボリュームをコントロールしましょう

がやがやした場所で通話するとき、つい大きな声で話したくなりますよね。しかし、近年の携帯電話やスマートフォンはマイクの性能が上がっており、電波環境が良ければ、相手に自分の声が聞こえないという事態が起こる可能性は小さいのです。必要以上に声を張り上げないように気をつけましょう。また、静かな場所では、小声で通話するなど周囲へ最大限に配慮しながら声のボリューム調整を。


▼ カメラの使用は許可をとってから

記念や記録のために、カメラで撮影をすることもあるでしょう。気軽に使えて便利ですが、何の配慮もなくレンズを向けて勝手に撮影をするのは考えもの。カメラを使用する際は、必ず相手の許可をもらってから撮影を。写り込んだらまずいものはないか、人に見せたくないものが写り込んでいないか、よく確認してからシャッターを押しましょう。

▼ 着信音、待受画面はノーマルに設定、デコレーションはなし

ビジネス用のファッションがあるように、社用携帯電話もビジネス用に整えます。個性や好みを出さず、落ち着いたものにしておくのが一番です。

着信音は「プルルルルルルル」と鳴る、定番の着信音がベストです。何回コールがあったのかがわかるため、ビジネスの場に最もふさわしい着信音です。
ときたま、驚くほど大きな音で鳴る設定にしている人がいます。突然鳴っても周囲の人をびっくりさせない程度の音量になるよう調整を。

待受画面は、基本的に初期設定のままでOKです。初期設定がはたいがい無難な設定になっていますが、そうでない場合は、落ち着いた色の無地の待受画面にしておけば大丈夫です。カレンダーにしておくのも便利でいいかもしれません。

社用の携帯電話本体にシールを貼ったり、きらびやかなストラップを付けたりして飾るのは控えましょう。ビジネスシーンにふさわしくないと判断されてしまいます。


▼ 自社PRのためのアレンジならOK

職種や業界によってカジュアルな雰囲気の方が好まれる場合があります。その際は、多少アレンジしてみてもかまいません。自社ストラップを付けてみたり、待受画面を自社のキャラクターにしてみたりと、あくまで会社に所属する従業員としてのアレンジをするように心がけてください。クライアントの目についたり、営業トークのネタとして活用できるかもしれませんね。


▼ 私的な利用はどこまで許されるのか？

個人的なやりとりやプライベートな趣味に使用するのはいけません。就業時間外であっても、私的利用はNGです。社用携帯電話は、会社が購入し、通信費も会社が負担します。従業員にとってはあくまで貸与されているものだからです。
使用用途は、仕事での通話やメッセージのやりとりに限られます。インターネットの利用は、乗換案内や訪問先までの地図の確認など、あくまで業務に関係することのみに使うのが基本。通信費が昔より安くなったとはいえ、使用ぶんはあくまでコストとなるのです。訪問先の情報が知りたい場合は会社を出る前にあらかじめ調べておくなどして最小限の利用になるように留めておきます。


▼ おかしな使い方をしていたらすぐバレる！

繰り返しになりますが、業務に無関係な私的利用は控えましょう。音楽や電子書籍を購入したり、アプリをダウンロードしたりといった個人的な利用はすぐにバレます。社用携帯電話の利用明細は会社が管理しています。そして、その内訳は定期的にチェックされています。私的な利用や過剰な利用があれば、目を付けられるでしょう。そして、不正な利用だと判定されたら注意されてしまいます。社会人としての自覚を持って社用携帯電話を使いましょう。


▼ 丁寧に扱い、責任を持って管理しよう

社用携帯は個人に与えられるため、まるで自分のものであるかのように感じますが、それは錯覚で、あくまで会社のものです。入社や異動、退職にともなって、社用の携帯電話が使い回されることも多々あります。受け取ったままの状態で返却できるのがベストですね。傷がついたり汚れたりすることのないように、丁寧に取り扱うように心がけましょう。
また、社用携帯電話は、大切な情報がたくさん詰まっています。万が一のことがあったらたくさんの人に迷惑をかけ、損害が発生するという意識を強く持ちましょう。そして責任を持って、管理するようにしましょう。