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困ったタイミングで電話が鳴った! 対処法は?【ビジネス電話】:r000018003380 | PARAFT [パラフト]

出典:PARAFT

携帯電話の受け方の記事

困ったタイミングで電話が鳴った! 対処法は?【ビジネス電話】:r000018003380 | PARAFT [パラフト]

2018.06.06

携帯電話の受け方の記事2018.06.06

打ち合わせ中携帯が鳴ったら

困ったタイミングで電話が鳴った! 対処法は?【ビジネス電話】

keyword: 携帯電話の受け方 ビジネス電話 打ち合わせ 外出先 出られない

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社用携帯を携えて外回り。多忙なビジネスパーソンにはよくある光景です。そして予期せぬ場面で携帯電話が鳴ることもありえるシーンです。打ち合わせ中だったら? 騒がしい場所だったら? 運転中にかかってきたら? 業務時間外にかかってきたら? はたして電話に出るべきなのでしょうか。社会人としてスマートに対応できるように準備しておきましょう。

2018.06.06 文章 / PARAFT編集部

打ち合わせ中に携帯電話がかかってきたら、どうする?

外出先や打ち合わせ中は、目の前の相手を最優先するのがマナーです。打ち合わせに入る前に電源をオフまたはマナーモードにし、留守番電話につながるように設定しておきます。

打ち合わせが終了したら、すみやかにこちらから掛け直します。

(例)
「さきほどはお電話に出られず、申し訳ございませんでした」
「お電話に出られず、大変申し訳ございません。着信があったようなので折り返しました」


どうしても電話に出たい場合は、先に/strong>断りを入れ、了承を得ましょう。

もし、打ち合わせの最中に電話がかかってきそうで、かつ電話に出ないといけないと事前にわかっていれば、冒頭で伝えておくのです。

(例)
「恐れ入りますが、もし電話がありましたら失礼させていただいてもよろしでしょうか」
「電話がなった際は、大変申し訳ございませんが、途中で出させていただきたいのですが、かまいませんでしょうか」



▼ 通話は最小限に済ませる

目の前の相手との話を中断して、電話に出る際、最も注意したいのは、手短に通話を終わらせるということです。長々と話したり、やたら盛り上がっている会話を聞かされると、待たされている方は不快に感じます。顔や態度に出さなくても心の中で「失礼な人」と認定されてしまいます。

電話に出た際は、打ち合わせ中であることをきちんと伝えて、最低限の用件だけやりとりします。
もし、社外の人や目上の人から電話がかかってきて、そちらもないがしろにできない場合は、一度席を外し、聞こえないところで丁寧に応対し、なるべく早めに切るなど、双方への配慮を欠かさないようにしましょう。


▼ 電話に出てはいけない場面を覚えておこう

目上の人や重要な商談や打ち合わせ、謝罪の場やクレーム対応中などであれば、電話に出なくて済むように、携帯電話の電源を切ってしまうのが基本です。

ほかにも、車の運転中、公共の乗り物の中では電話に出ないようにしましょう。新幹線に乗っているときは、デッキに出て応対するようにします。

大きなお金が動く、取引先との商談がある、上司が待っているなど、ビジネスの都合上、優先したい事情を抱えていても、社会のマナーを一番に守るようにしましょう。

電波が悪い場所、うるさい場所、静かすぎる場所は避ける

近頃は電波が良くなったり、携帯電話の性能も上がっていることもあり、聞こえにくいということも減りました。しかし、がやがやした場所であったり、電波が不安定な場所であると、音声が途切れることもあります。

また、うるさくなくても、静か過ぎたり、第三者がいて、話が丸聞こえになるようなところでは通話を控えます。
そのようなときは、落ち着いて話せる場所まで移動します。

適した場所が周囲になさそうなときは、一度切ってから折り返すようにしましょう。

(例)
「電波が悪いので(騒がしいところなので)少々お待ちいただけますか。また○分後に折り返します」
「今、少しお待ちいただけますか。○分後に折り返しいたします」



▼ 携帯電話以外の手段で連絡しよう

外出先において電話をするのに適している場所が見当たらない場合、メールやチャットで連絡をしてしまうのも良いでしょう。ビジネスでのコミュニケーションは、きちんと伝われば問題はないはです。

迅速に連絡を取りたいのか、口頭で話すのが必要なのか、場面をよく考えながら適した方法を柔軟に選べると良いですね。

メールやチャットなどの文字ベースのコミュニケーションに移行したい場合は以下のように伝えると良いでしょう。

(例)
「お電話いただきまして大変恐縮ではございますが、ただいま移動中なのでールのほうでご対応させていただきます」
「恐れ入りますが、ただいま少々混雑した場所におりますので、チャットにてご指示いただけますとすぐに確認できるかと存じます」


理由を簡単に添えておくのがマナーです。せっかく電話をいただいたのに申し訳ないという気づかいも忘れないようにしたいものです。

メールやチャットのほうに移行したら、そのあたりも最初にしっかりフォローして用件をやりとりしましょう。

(例)
「さきほどはお電話できず、大変失礼いたしました。〇〇の件についてですが~……」
「お電話をいただいたのに、ご対応できず申し訳ございませんでした。〇〇の件につきまして~……」

ビジネス電話にふりまわされないために

▼ 就業時間外に社用携帯が鳴った! どうするべき?

営業職の人は、社用携帯をそのまま家に持ち帰ることもあるのではないでしょうか。営業時間外に電話が鳴ってしまったらどうするのか。会社や部署ごとに対応のマニュアルが設定されているのであれば従いましょう。

しかし、時間外の対応の仕方に特に指示がない場合は、自分の判断で応対してかまいません。やりとりしている相手が法人であったり、ビジネスパーソンであれば、通常のビジネスタイム内でやりとりすることになっているはずですので、問題はないでしょう。

ところが、営業先が個人のお客様であったり、自営業の方であった場合、先方の都合によっては電話に出たほうが良いかもしれません。

用件と相手との関係性によって判断しましょう。


▼ 時間外に電話がかかってこないように、ふだんからコントロールを

そうはいっても、業務が終わった後も毎日のように電話がかかってきたり、遅い時間までつきあわされるようでは、こちらも保ちません。

ふだんのやりとりから、相手と上手な関係を結ぶのがポイントです。

時間内に終わらせられるように、スケジュールに余裕を持ったり、追加の質問などが出ないようにもれなく対話をしたりと、できることをひとつひとつやっていくことで、社用の携帯電話に振り回されることもなくなるはずです。

自分なりの仕事のスタイルを身に着けて、業務量や、取引相手をコントロールできるようになると良いですね。

WRITER

編集部チーム

PARAFT編集部

出先でもつながれることが携帯電話のメリットです。それゆえに、鳴ってほしくない場面で携帯電話が鳴ってしまうこともあるのですね。移動するたびにモードを変更したり、メールなど、ほかの連絡手段を使えるようにしたり、お客さんとの関係を築いておくなどして、必要以上に連絡に追われることのないようにしたいものです。

ー 「生きる」と「働く」を もっと楽しく。
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打ち合わせ中携帯が鳴ったら

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