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中小企業のテレワーク導入の課題と解決のヒント:r000018003397 | PARAFT [パラフト]

出典:PARAFT

中小企業のテレワークの記事

中小企業のテレワーク導入の課題と解決のヒント:r000018003397 | PARAFT [パラフト]

2018.12.11

中小企業のテレワークの記事2018.12.11

テレワーク導入の課題

中小企業のテレワーク導入の課題と解決のヒント

keyword: 中小企業のテレワーク テレワーク・デイズ 導入 課題 コスト

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働き方改革のブームとともに、テレワークを導入する企業が増えています。テレワーク普及の一環として、国と経済界が連携しテレワークを一斉に実施するプロジェクト「テレワーク・デイズ」も始まりました。テレワークという働き方が注目を浴びている一方で「テレワークできるのは大企業やIT企業だけ」と落胆に似た気持ちを感じる人も多いのではないでしょうか。非ITの中小企業に勤める人が「我が社もテレワークを導入したい」と思ったときにどんな課題があるのでしょうか。解決のヒントを紹介します。
【目次】
1、「テレワーク・デイズ」とは
2、2018年のテレワーク・デイズ はどうなる
3、テレワークを導入してみよう
4、中小企業でテレワークを導入する課題(1)コスト編
5、中小企業でテレワークを導入する課題(2)制度編
6、中小企業でテレワークを導入する課題(3)コミュニケーション編
7、中小企業でテレワークを導入するには まとめ

2018.12.11 文章 / PARAFT編集部

テレワークの課題の前に「テレワーク・デイズ」の紹介

1、「テレワーク・デイズ」とは

2018年7月23日(月)から始まった「テレワーク・デイズ」は2017年の「テレワーク・デイ」が土台となっています。テレワーク・デイはどんなプロジェクトだったのでしょうか。
テレワーク・デイとは?東京五輪で変わる働き方(PARAFT)より紹介します。

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▼ テレワーク・デイの概要

2017年から2020年までの毎年7月24日を「テレワーク・デイ」と位置付け、交通機関や道路が混雑する始業から午前10時半までの間、一斉にテレワークを試みようという国民運動です。2020年の7月24日は、東京オリンピックの開会式が行われる日。テレワークの実施で大会期間中の交通混雑を回避しようと国、東京都、経済界が連携して運動を展開しています。

▼ なぜテレワーク・デイ?

背景にあるのは、2012年に開催されたロンドンオリンピックでの成功事例です。この大会期間中、ロンドン市内は大変な交通混雑が予想されました。そこで、市交通局がテレワークの活用を呼びかけ。多くの企業と市民がこれに応え、混雑回避に成功したという経緯がありました。

東京オリンピックでもロンドンの成功にならうべく、「テレワーク一斉実施の"予行演習"をする日=テレワーク・デイ」が始まったというわけです。

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2、2018年のテレワーク・デイズ はどうなる

▼ デイからデイズへ、より参加しやすくなって開催

2018年のテレワーク・デイズは、開催期間が拡大しています。それに伴って、参加者はテレワークを実施する日、時間を選べる範囲が広がりました。昨年より参加しやすくなっています。

【2018年の実施概要】
・7月23日(月)から7月27日(金)まで期間が延長
・7月24日(火)+期間内に各自都合のいい日を選び、計2日間以上参加

※7月24日(火)はテレワークの参加を通じてどんな効果があったのか調査を行う測定日になる。「コア日」として集中的に参加するよう呼びかけられている。今年から初参加の企業・団体は7月24日(火)だけの参加も可能
・好きな時間にテレワークを実施すればOK
・首都圏以外、中小規模の企業・団体の参加を働きかける
・時差出勤などと組み合わせた多様な働き方を奨励する


総務省の情報流通高度化推進室にPARAFT編集部が取材したところ、テレワーク・デイズの担当者は「今年は昨年以上の規模で開催している。テレワークという働き方がより広く普及してほしい」と意気込みを語りました。

▼ 「昨年以上の盛況」初参加が増える

2018年のテレワーク・デイズは2000団体の参加を目標としています。2017年のテレワーク・デイの参加団体は922件でしたので今年は2倍以上の目標を掲げていることになります。

テレワーク・デイズ事務局のWebページによると7月24日の時点で1329団体が参加を表明しています。昨年の参加団体数を上回っている状況です。参加人数の目標は延べ10万人。昨年参加した6万人から1.7倍近くを目指します。

PARAFT編集部が参加団体を取りまとめるテレワーク・デイズ事務局の担当者に今年のテレワーク・デイズの状況を聞いてみたところ「東京オリンピックの本番が近づき、昨年以上にテレワーク・デイズが盛り上がっている。今年から初めて参加する団体も増えた」という分析でした。


3、テレワークを導入してみよう

テレワーク・デイズをきっかけにテレワークの実施を試みる企業が増えている一方、いまだ導入に至らない企業も多くあります。

平成29年版の情報通信白書(総務省)によると、企業におけるテレワークの導入率は、2017年9月末時点で全体の13.3%。まだまだ多くの人がテレワークという働き方を選択できる状況ではありません。

▼ これから導入できる企業は多い

同白書によると従業員数300人以下の企業のうちテレワークを導入済の企業はたった3%です。しかし残り97%にのぼるテレワーク未導入の企業のなかには、これからテレワークを導入できる企業が多く存在すると総務省はみています。

テレワークを導入していなくても、すでにテレワークをできる状況にある企業が21.4%、これから社内の制度やICT環境を準備すればテレワークが可能になる企業は34.7%あるとう調査結果になりました。

あわせて56.1%の企業がテレワークを導入できる企業とみなされています。

中小規模の企業がテレワークを導入するためには、どんな課題を克服する必要があるのでしょうか。

(1)コスト (2)制度 (3)コミュニケーション の問題を解決し、テレワークの導入に (4)理解 してもらうことが不可欠になります。

テレワーク導入の課題と解決案【中小企業向け】

4、中小企業でテレワークを導入する課題(1)コスト編

▼ 中小企業が抱えるテレワーク導入の課題1
【費用が見積もれない】
→無料でシミュレーションをする


中小企業でテレワークを導入しようとするとき、最初の壁となるのがコストの問題です。社内で導入を提案してみても「いくらかかるのかわからないなら無理」と言われてしまうはず。

株式会社テレワークマネジメントがWebで公開するテレワーク導入費用対効果診断で、テレワークにかかる費用と効果をシミュレーションしてみましょう。必要事項を入力すると初期費用と運用費用が算出できます。交通費やオフィスの光熱費といった削減できる費用も教えてくれます。

いくら予算が必要なのか見えてくればテレワーク導入の足ががりとなるはずです。同診断では算出の根拠を示していますので参考にしてみましょう。

▼ 中小企業が抱えるテレワーク導入の課題2
【費用を負担できない】
→テレワーク導入の補助金、融資をもらう


仮に在宅でのテレワークを3人に適用しようとすると初期費用に28万円ほどかかる見込みです。テレワークの費用をなかなか捻出できないことは中小企業にとって、ひとつのハードルになってしまいます。国や自治体はテレワークの普及・定着を推進しており、テレワーク実施のための補助金を用意しています。自分の勤める企業が対象になる制度はないか、探してみてはいかがでしょうか。一部例を紹介します。


ーーーーー

●時間外労働等改善助成金(テレワークコース)/厚生労働省
対象労働者一人当たりの支給額=最大20万円まで、1企業当たり支給額=最大150万円まで

【概要】在宅かサテライトオフィスでテレワークに取り組む中小企業に対して、実施に必要となった費用の一部を助成する
【支給対象】テレワークを新規で導入する、またはテレワークを継続して活用する中小企業
【参考】時間外労働等改善助成金テレワークコース(厚生労働省)
申込みは先着順。最終受付は平成30年12月3日まで。※変更の可能性あり


●働き方改革宣言奨励金/東京都
テレワーク制度または在宅勤務制度を導入した場合、10万円を支給

【概要】東京都は働き方・休み方の改善にかかる経費を助成する制度。テレワークの導入にかかる費用も助成の対象になる
【支給対象】都内で事業を営む企業。雇用形態や就業規則などその他要件あり
【参考】働き方改革宣言奨励金(東京都)
TOKYOはたらくネットから事前エントリーを経て申請。2018年内のエントリー受付日は、8月9日(水)、9月10日(月)、10月10日(木)、11月9日(金)。受付時間はいずれも10時から15時まで。※変更の可能性あり

ーーーーー

一部の銀行には柔軟な働き方を整備する企業を支援する融資が存在します。こういった融資を受けてテレワーク導入の資金にする方法もあります。

いずれもさまざまな要件や審査をクリアする必要がありますが、テレワーク実施のための費用が賄えます。地元自治体や取引先の銀行から導入資金を用意してもらえるような制度がないか、一度調べてみることをおすすめします。


5、中小企業でテレワークを導入する課題(2)制度編

テレワーク導入のためには社内の制度や環境を整える必要があります。「勤怠時間」「情報セキュリティ」「対象職種」をテレワーク向けに検討しましょう。

▼ 中小企業が抱えるテレワーク導入の課題3│勤怠管理
【出勤退勤、休憩、残業など労働時間を管理できない】
→クラウドで記録できる勤怠管理システムを導入する


テレワークを導入すると仕事をしている姿を目で直接確認できなくなります。出社してタイムカードを押すことがなくなるため、労務担当者にとっては勤怠管理が悩みの種になりそうです。

テレワークを導入する際はクラウド上で勤怠管理のできるシステムを使いましょう。PCやスマホからURLにアクセスしボタンを押すとタイムカードのように打刻ができるシステムです。記録がデータ化されるので集計作業の手間もかからなくなります。

▼ 中小企業が抱えるテレワーク導入の課題4│勤怠管理
【中抜けや休日出勤、労災などイレギュラーな事態の扱い方に迷う】
→導入前に就業規則について専門家に相談する


テレワークを導入する前に就業規則を整えましょう。

テレワーク就業時に中抜けや労災が発生したらどのように扱うべきか、長時間労働の防止に向けての施策があるのか、テレワーク就業時の懸念点に穴がないよう規則の見直しが必須になります。社労士や専門家に相談して準備をしましょう。

▼ 中小企業が抱えるテレワーク導入の課題5│情報セキュリティ
【情報漏えいが心配】
→ガイドラインを参考に自社用にアレンジして対策する


非IT企業であればテレワークに向けた情報セキュリティの対策にまで手が回らないかもしれません。

2018年の4月、コンピュータソフトウェア協会は「中小企業でのIT利活用によるテレワーク実現に向けたガイドライン」を公開しました。在宅でテレワークをする際のセキュリティ対策のポイントを教えてくれます。

公開されているセキュリティポリシーとチェックリストは無償で使用できます。また改変も自由なので自社に合うようアレンジが可能です。

セキュリティ向上のための教育コンテンツや就業規則のひな形も例示されており、企業の規模にかかわらず使えるようなガイドラインとなっています。

▼ 中小企業が抱えるテレワーク導入の課題6│対象職種
【テレワークできる職種がない】
→仕事内容を分解しテレワークでもできる仕事を見つける


例えば、書類を扱う仕事にもさまざまな仕事があります。書類の作成、記入、チェック、送付……。まずはオフィスの仕事も含め、すべての仕事を分解しましょう。テレワークが可能な仕事か、そうでないかを分けていきます。そのうちテレワークが可能な仕事だけオフィス以外の場所でしてみてはいかがでしょうか。

▼ 中小企業が抱えるテレワーク導入の課題7│対象職種
【来客対応や郵便物を出したり受け取ったりしてくれる人がいないと困る】
→ローテーションで出社して担当する


お客さまがオフィスに来たときの対応や、郵便・荷物の手配・受け取りなど、どうしてもオフィスに出社しないとできない仕事があります。

出社が必要となる仕事を複数人で担当できるようにして、ローテーション制で出社をするようにします。出社した人が「出社しないとできない仕事」を担当すると、それ以外の人はテレワークで仕事ができます。

▼中小企業が抱えるテレワーク導入の課題8│対象職種
【電話番をする人はいてほしい】
→電話のシステムをクラウド上に構築するクラウドPBXを導入する


テレワークができない仕事のひとつに電話応対があげられます。固定電話のシステムは土地に紐づいています。引っ越すと番号が変わってしまうのはこのためです。

テレワークには土地や場所を問わずに使える電話サービスである、クラウドPBXが便利です。クラウドPBXの電話システムなら、スマホがオフィスにある固定電話のように使えるようになります。

クラウドPBXは、代表電話にかかってきた電話をスマホで受けたり、自分以外のメンバーに転送できたりと、オフィスにある固定電話と同じような機能を搭載しています。いつかかってくるのかわからない電話のために出社する必要がなくなります。

***

テレワーク導入時に問題になる「勤怠管理」「情報セキュリティ」「対象職種」についてはITツールの導入と、運用のしかたでカバーしていくことが可能です。

テレワークの導入をきっかけに社内の制度を改めて整備し、課題点をひとつずつ潰していきましょう。

テレワークの課題は理解を深めてもらうこと

6、中小企業でテレワークを導入する課題(3)コミュニケーション編

▼中小企業でテレワーク導入の課題9
【コミュニケーションが滞って仕事が進まないのでは】
→先に成果物のイメージをすり合わせ、チャットツールで報連相


社内のメンバー同士の距離が近いのは、中小企業ならではの良さのひとつ。阿吽の呼吸で仕事を進める企業も多いのでは。ところが、その距離の近さがテレワーク導入の壁になってしまいます。仕事をするうえでのコミュニケーションのとり方が懸念されてしまうのです。

『職場の問題地図』(沢渡あまね著、技術評論社刊、2016年)は職場にありがちな問題を解決するヒントが詰まった一冊です。ほとんどのビジネス書が5000部程度しか売れないなか、5万6000部の大ヒットとなりました。

本書では上司と部下がともに安心して仕事を進める仕組みを教えてくれます。その仕組みは、テレワークなど見えないメンバー同士で仕事を進めるうえでも有効だと説きます。

大切なのは以下の2つです。

1.成果物は何か? イメージをすり合わせてから仕事に着手

仕事を仕上げて上司に提出。ところが「違うんだよね」となってやり直し。再提出後、今度は別のところで「違うんだよね」となってまたやり直し……。こんなことが続くと、どんどん仕事が遅れていきます。

上司が求める成果物とはどんなものか。はじめからイメージを明確にしてもらいましょう。イメージを共有してから仕事に着手することで、やり直しの発生を防ぎます。指示を出す側にまわったときも、具体的な成果物のイメージ、絶対に抑えておきたいポイントを示してから手をつけてもらいましょう。

まったくやったことのない仕事で、どれくらい手がかかるか、どんな結果になるのか想像できないのであればスケジュールに余裕をもたせるようにして、やり直しや不測の事態に備えます。

2.進捗をチャットツールで報連相

遠隔での報連相はメールより手軽に使えるチャットを使いましょう。

メールソフトを立ち上げて、宛先を探し、入力して、件名と宛名、挨拶を書いて…という手間がチャットにはありません。タイムラグが圧倒的に短く、スピーディにやりとりが進みます。チャットはLINEのようなイメージで使えます。ビジネス上の簡単なやりとりならすでにLINEで済ませている人も多いのではないでしょうか。

テレワーク導入を機に、ビジネス用のチャットを使ってみましょう。ビジネス用のチャットは、チャットワークとSlackの2つが主流です。チーム別、プロジェクト別、など、組織ごとにグループをつくり、その中で会話や会議をするイメージで使えます。LINEのように気軽に話しかけられると評判です。

仕事のどの段階で報連相をするのか、お互いに合意してから進めると、見えないところにいても状況を把握できます。


7、中小企業でテレワークを導入するには まとめ

企業内で新しい働き方を導入するときは、トップの強い意志で導入するか、そうでなければ自分の上長、そのうえの上長と決裁者をボトムアップ式に説得していかなくてはいけません。上長たちを説得するためには理解を深めてもらうプロセスが必要です。「テレワークっていいかもしれない」とポジティブに受け取ってもらえるよう準備をしましょう。

▼ テレワークの体験によって理解を促す

特に管理職世代はなかなかテレワークをするメリットを見いだせなく、テレワークが導入されようとすると困惑してしまうかもしれません。

そうなったら管理職自身にテレワークを実施してもらいましょう。

厚生労働省が委託するテレワーク相談センターは、テレワークの導入のために管理職自身にテレワークを試してもらうようおすすめしています。同様に一般社団法人の日本テレワーク協会も、テレワーク導入時には中間管理職から体験してもらうことが効果的だと説きます。

朝晩の通勤から解放され、集中して仕事ができるといったテレワークの良さを実感してもらいましょう。最終的には「テレワークはいろんな人にとってメリットがある」と認識してもらうのがベストです。

大企業がテレワークを導入するときもお試し導入を経てから本格導入に至っています。まずは小さく試験的にテレワークをやってみて、どうしたら仕事がうまくまわるのか検討しましょう。自社にフィットしたテレワークのかたちになるよう整えながら、テレワークの導入を目指してみてください。

WRITER

編集部チーム

PARAFT編集部

あなたの勤める会社では既にテレワークを導入していますでしょうか。上記は導入課題に向けた解決策のほんの一例です。テレワーク導入へのヒントにしてみてください。

本記事の参考:
平成29年版情報通信白書(総務省)
http://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/h29/pdf/index.html

テレワーク・デイズ│働く、を変える(テレワーク・デイズ事務局)
https://teleworkdays.jp/

テレワーク導入費用対効果診断(株式会社テレワークマネジメント)
https://www.telework-management.co.jp/costeffectiveness/

時間外労働等改善助成金テレワークコース(厚生労働省)
https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/jikan/syokubaisikitelework.html

働き方改革宣言奨励金(東京都)
http://www.hataraku.metro.tokyo.jp/hatarakikata/kaikaku/josei/

中小企業でのIT利活用によるテレワーク実現に向けたガイドライン(在宅勤務編)(コンピュータソフトウェア協会)
http://www.csaj.jp/documents/NEWS/committee/hatarakikata/180330_security_policy.pdf

『職場の問題地図』(沢渡あまね著、技術評論社、2016年)
https://www.amazon.co.jp/dp/B01M133X3Y

在宅勤務導入ルールQ&A(テレワーク相談センター)
https://www.tw-sodan.jp/qa/qa03.html

2020年に向けたテレワークによる働き方改革を推進するための7つの提言(日本テレワーク協会)
http://japan-telework.or.jp/wordpress/wp-content/uploads/2018/06/JTAnewsreleaseappendix_180621_2020WorkStyle.pdf

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