仕事の効率化ができるツール

仕事の効率化を目指すなら！思わず感動するおすすめツール６選

今、日本の多くの企業では生産性の向上が求められています。そこで活躍してくれるのが、さまざまなツールです。ここでは、業務効率化に役立つおすすめのツールをご紹介するほか、ツールを利用する際の注意点やポイントも説明します。日々の業務にぜひ役立ててください。

2019.03.26 文章／ PARAFT編集部

仕事の効率化を図るときのツール選びのポイント

出典：アマナイメージズ

業務効率化とは、業務自体にかかる労力や時間を削減して生産性を高めることをいいます。仕事の効率化を図るときのポイントは、業務の目的を明確にして優先順位を決めること。優先順位が明らかになれば、効率化に必要なツール選びもスムーズにできます。

まずは業務を細かく分類し、時間や労力がかかり過ぎている工程はどこか、無駄を省けるところはないかを再度見直してみましょう。従来のやり方にとらわれずに考えてみると、効率化できる作業が見えやすくなります。

実際にツールを選ぶときのポイントは、従来のやり方と比較して、どのくらいの時間と労力をカットできるかを考えてみることです。また、これまでよりもコミュニケーションが取りやすくなる、ロスが少なくなるなど、効果や利便性をアップできるかの注目してみると選びやすくなります。

思わず感動！仕事効率化におすすめのツール

出典：アマナイメージズ

ここでは実際に業務効率化が図れるツールを紹介していきましょう

▼ Stock

情報を簡単に記録・保存できるツール。ノートの作成やメンバー同士のやり取りも可能です。PCが苦手な方でも簡単に使いこなすことができます。

▼ Dropbox

個人でも企業でも使えるファイル管理ツール。共有フォルダやリンクを作成できるので、複数の人との共有が簡単になります。

▼ Evernote

Webコンテンツのメモやボイスメモ、写真などの記録もできます。記録したものを会議や業務で利用したいときに役立ちます。メモやファイル添付、議事録の作成も可能です。

▼ Chatwork

人とのやり取りに便利なビジネス用のコミュニケーションツール。タスクの管理機能もあり、テンプレートで自己管理もできます。

▼ GoogleDrive

クラウド上にデータを保存するので、容量を気にせず使えます。パソコンはもちろん、タブレットやスマートフォンからもデータを確認したり、作成することができます。

▼ Eight

約100万人が利用する無料の名刺管理アプリ。名刺を撮影するだけでデータを登録してくれます。名前、会社、部署、役職で検索可能。自分のプロフィールもWebに公開でき、オンライン名刺としても活用できます。

業務の効率化ツールを入れる時の注意点

出典：アマナイメージズ

さまざまな特長を備えたツールがありますが、やみくもに導入しても業務の効率化にはつながりません。ツールを上手に使いこなすには、いくつかの注意点があります。

▼ 複数のツールを組み合わせる

ツールは単独で使うよりも、組み合わせて使用するほうがより幅広いシーンで効率的に活用できることがあります。自分の業務と照らし合わせて、必要なものをピックアップしてみましょう。

▼ 多くの人が使いやすいツールを選ぶ

ツールは自分一人が使いこなせても効率的ではありません。例えば、Chatworkのようなコミュニケーションツールは、連絡を取り合う相手も使っている必要があります。業務を共有するメンバーが使いやすいツールを選ぶなど、職場全体でプラスになるツールを検討するとよいでしょう。

また、ツールを活用することで、いざという時にリモートワークへの対応が可能です。業務の効率化だけでなく、働き方改革に役立つという側面も持っています。

働き方改革に積極的に取り組んでいる企業の情報を知りたいなら、PARAFTをチェックしてみてはいかがでしょうか。PARAFTには新しい働き方を提案している企業が多数掲載されています。業務効率化のヒントになる情報も見つかるかもしれませんよ。

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